60 % weniger Administrationsaufwand im Recruiting

Drei Softwareanbieter schafften es in die Auswahl von Geschäftsleitung und damaliger Personalleitung. Personio überzeugte neben dem Recruiting-Modul und den vorab installierten Sprachversionen auch mit einem starken Preis-Leistungsverhältnis. „Bei NGOs sind die finanziellen Mittel immer begrenzt und da war der Rabatt von Personio schon eine positive Wertschätzung.“ Katja kannte das System vorher nicht, war aber bei der ersten Präsentation sofort Feuer und Flamme. „Uns war wichtig, dass wir einen zentralen Ort für alle Daten und Prozesse erhalten. Einen Ort, an dem wir Bewerbungen bearbeiten und für die Führungskräfte klassifizieren und kommentieren können. Und visuell intuitiv bedienbar sollte das Tool sein.“

Die Implementierung des Systems lief „smooth und harmonisch“ ab. „Ich habe mir Zeit genommen und so konnten wir nach knapp vier Wochen starten. Und ich habe auch gespürt, dass die Unternehmenskulturen von Personio und swisspeace matchen. Beides sind junge Teams, der Umgangston ist wertschätzend und konstruktiv. "Nach der Implementierung habe ich die Führungskräfte geschult und eine ausführliche Anleitung geschrieben.“ 

Personio konnte die definierten Anforderungen von swisspeace von Beginn an erfüllen. Der administrative Workload wurde durch das System und seine Automatisierungsmöglichkeiten deutlich reduziert. Alle relevanten Bewerbungsdaten fließen jetzt direkt in eine zentrale Plattform. Mit den visuellen Recruiting Steps werden alle Schritte für Prozessbeteiligte sichtbar. Mit Tags können die besten Kandidat:innen markiert und dann zum Interview eingeladen werden. Dafür braucht es keine E-Mail mehr: Die Jobinterviews steuert das HR-Team heute über die Kalenderintegration und vergibt Präsenz- und Online-Termine. Übrigens läuft die gesamte Recruiting-Kommunikation – intern wie extern –standardmässig auf Englisch direkt in Personio.

Aber nicht nur intern ist das Feedback zu Personio positiv, auch viele Kandidat:innen melden sich mit einem Lob für „effiziente HR-Arbeit“ zurück. “Die Time-to-hire beträgt mit Personio in der Regel nur noch vier Wochen von der Bewerbungsdeadline bis zur Besetzung der Stelle gerechnet“, so Katja. “Mit der Einführung von Personio konnten wir auch zentrale Herausforderungen im Datenschutz lösen. So werden die Daten nicht berücksichtigter Bewerber:innen automatisch vom System nach 90 Tagen anonymisiert. Personio steigert nicht nur die Qualität unseres Recruitings, es sorgt auch für ein gutes Gefühl mit Blick auf die Datenverarbeitung.” 

„Die Zeitersparnis durch das System ist gewaltig. Wir können uns vermehrt auf kulturfördernde Massnahmen konzentrieren.“ In enger Kooperation mit der Unternehmenskommunikation entwickelt HR gerade neue Initiativen, wie innerhalb von swisspeace Wissen geteilt werden kann. „Das ist insbesondere für die Schweiz eher ungewöhnlich, weil man HR hier noch weitgehend eher durch die Administrationsbrille betrachtet. Für mich soll HR bei swisspeace in Zukunft die Bedeutung von People and Culture erhalten. Und je mehr Admin-Arbeit mir eine HR-Software abnimmt, desto mehr Zeit gewinne ich dafür.“

In Kürze steht die Implementierung weitere Personio-Module wie On- und Offboarding und die Erstellung von Arbeitszeugnissen in Personio an. Doch Katja hat erkannt: „Personio macht so viel mehr als nur HR-Software, das gesamte Feld der Personalarbeit wird aktiv mitgestaltet. Personio wirkt sehr ganzheitlich auf uns als Unternehmen ein. Es entfaltet eine echte Kulturwirkung, und zwar in beide Richtungen – von Personio zu uns und vice versa. Wir lernen voneinander – und sind digitaler, effizienter, professioneller und fairer geworden. Nach innen und aussen.“