Zukunft von HR: Prozessorientierung statt Systemfesseln

Zu Beginn des Auswahlprozesses ließ sich Mona, die bereits tiefgreifende berufliche Erfahrung mit großen Systemen gesammelt hatte, zahlreiche Tools vorstellen, um die Bandbreite des Marktes kennenzulernen. Die Einführung der dann ausgewählten Software scheiterte jedoch, berichtet Mona. Es kam zu einer zweiten Auswahlrunde – in der Personio das Rennen machte. „Durch diese Öffnungsoption der Software sehen wir uns nicht nur zukunftsfest aufgestellt, sondern bewahren uns im Hinblick auf eine Toolerweiterung möglichst große Unabhängigkeit.“ So wählte Mona bereits zu Beginn die Option, Personio mit Personalentwicklungs-Modulen des Integrationspartners Evalea zu verknüpfen. Mit der Entscheidung für diese Systemintegration legte Mona Meyer den Grundstein für systemübergreifende Prozesse – und damit für die Vision von People Workflow Automation.

Einführung und Implementierung der Personio-Software verliefen geräuschlos, unproblematisch und „auch mit jeder Menge Spaß auf beiden Seiten. Die komplette Implementierung lag in meinen Händen. Wir haben aufgrund der großen Mitarbeiterzahl insgesamt acht Personio-Accounts angelegt und die Standorte und Konzepte entsprechend darauf aufgeteilt.“ Erst im Anschluss an diese grundlegenden Arbeiten konnte Mona dann ihr HR-Team gezielt personell aufbauen – mit einem HR-Manager, zwei Assistentinnen und zwei Werkstudierenden. „Unser Aus- und Weiterbildungsbereich bestand bereits vor meinem Eintritt in die Unternehmung und zählt ebenfalls zum HR-Bereich.“

„Momentan werden die bisher analogen Personalakten digitalisiert, in Personio integriert und die Daten gleich aktualisiert. Wenn dieser Meilenstein erreicht ist, rollen wir das System sukzessive weiter aus“, berichtet Mona. Auch wenn sich durch die Corona-Pandemie Verzögerungen in der Systemeinführung ergeben haben, sind durch die Digitalisierung der HR-Daten bereits Erfolge zu verzeichnen. „Wir arbeiten von Anfang an intensiv mit dem Recruiting-Modul“, erzählt Mona. „Das ist mein erster Klick am Morgen – ist eine neue Bewerbung da? Gibt es neue Kommentare von Führungskräften zu Bewerbungen? Sowohl in der Zentrale als auch in den Standorten nutzen bereits alle Führungskräfte das Recruiting-Modul.“ Hohes Tempo in der Bearbeitung ist eine Anforderung, die jetzt dank Personio erfüllt werden kann. Das spiegelt sich auch im Bewerber-Feedback wider, berichtet Mona: „Neulich bekamen wir die Rückmeldung: „Wahnsinn, wie schnell ihr seid! Ihr meldet euch direkt zurück und haltet eure Zusagen. So schnell habe ich einen Bewerbungsprozess noch nicht erlebt!"

Ein wesentlicher Fokus liegt außerdem auf der Weiterbildung und Förderung der eigenen Mitarbeiter:innen. Während die Beurteilung der Auszubildenden bereits über Evalea erfolgt, entstehen parallel Prozesse für Jahres- und Bewertungsgespräche, sodass auch die Führungskräfte der Gastronomiebetriebe von den neuen Systemen profitieren können. In Evalea können dann z.B. Kompetenzprofile hinterlegt werden, sodass potentielle Talente sowie auch Führungskräfte einfacher erkannt und gefördert werden können. „Der unternehmensweite Prozess der Mitarbeitergespräche, aber auch die Gespräche selbst werden mit Hilfe von Personio und Evalea professionalisiert,” berichtet Mona.

Als wesentlichen Erfolgsfaktor für die Zukunft der Gastro & Soul betrachtet Mona eine direkte sowie stets transparente Kommunikation zwischen Personio und dem zeitgleich eingeführten spezialisierten System Evalea. In dieser Vision werden dann die Daten ohne Mehrfacherfassung einfach zwischen den Systemen transferiert, was zu enormer Zeitersparnis und Vereinfachung auf Seiten von HR führt. „Das wäre ein weiterer Gamechanger für unsere Arbeit“, betont Mona „weil Prozesse dann systemübergreifend ablaufen.“ Die Durchlässigkeit der genutzten Systeme und die konsequente Ausrichtung der Personalarbeit in Richtung automatisierte Workflows bilden die Grundlage für eine zentrale Aufgabe der HR von Gastro & Soul: Mitarbeitende binden und entwickeln.