Die Anforderungen
Um nachhaltig wachsen zu können, mussten saubere, einheitliche Prozesse für die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit aufgezogen werden. Statt Excel-Dateien in verschiedenen Ablageordnern zu pflegen und zu archivieren, sollten die sechs Standorte über eine zentrale, voll-vernetzte Plattform miteinander arbeiten.
Zugleich wollten die Personalerinnen den Verwaltungsaufwand reduzieren. Die Grundlage dafür war ein sicheres Rollen- und Rechtemanagement und die Möglichkeit, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen. Doch weil die Personalstruktur von CleverShuttle viele Besonderheiten hat, war es damit nicht getan. “Wir wussten: Eine Einheitslösung funktioniert für uns nicht”, sagt Viktoria. “Personio war zum Glück sehr kooperativ und gab uns die Möglichkeit, die für uns wichtigen Funktionen mitzugestalten.”
Wie Personio CleverShuttle unterstützt
Inzwischen hat das HR Team auf die Überholspur gewechselt. Die Koordination der einzelnen Standorte ist deutlich einfacher geworden, Dokumente wie der gültige Führerschein der Fahrer werden in ein zentrales Mitarbeiterprofil hochgeladen und statt Verträge zur Prüfung durch drei Abteilungen zu schicken, reicht ein Klick.
“Früher hat uns das On- und Offboarding viel Zeit gekostet. Mit den Vorlagen, die wir jetzt nutzen, sind wir viel effizienter.”, sagt Viktoria.
Das erweiterte Reporting zahlt sich ebenfalls aus. “In jeder Stadt, in der wir aktiv sind, brauchen wir eine Genehmigung und müssen den Behörden anhand von Zahlen darlegen, dass wir die nötigen Auflagen einhalten. Da hilft es, wenn wir uns Personalauswertungen einfach und flexibel zusammenstellen können.”
Uferlose Verwaltung bremst das HR Team von CleverShuttle längst nicht mehr aus. “Weil die meisten administrativen Personalprozesse mittlerweile automatisiert laufen, bleibt uns sogar Zeit für unsere Herzensprojekte”, erklärt Lara. Um Mitarbeiter zu fördern und zu entwickeln, bieten die Personaler und Personalerinnen Schulungsprogramme und Coaching. “Aber auch Employer Branding ist ein Thema, das wir aktiv angehen wollen.”
CleverShuttle's Favorit
Worauf die Personalerinnen im Alltag auf keinen Fall mehr verzichten wollen? Die Antwort kommt wie aus der Pistole geschossen: “Wir schätzen besonders die Vorlagen-Funktion für Mails, Verträge, Onboarding-Aufgaben und die Möglichkeit zum Massen-Upload. Wir bearbeiten pro Monat allein 50 Änderungsverträge und sparen mit diesen digitalen Alltagshelfern am meisten Zeit.”