ba group & vetevo
Ein Dreamteam in der Lohnabrechnung
Industrie: Steuerberatung
Über das Unternehmen: Die ba group ist Steuerberater und Wirtschaftsprüfer in einem und unterstützt Unternehmen als digitaler Partner bei der Verbesserung interner Prozesse. Mit rund 140 Mitarbeitern in 11 Büros ist die ba group deutschlandweit vertreten.
Arne Keller
Steuerberater
Die Herausforderung
Man könnte es eine Metamorphose nennen. Eine Revolution. Ein Neubeginn. Weil Lohnabrechnungen zunehmend durch Softwares automatisiert werden, müssen Steuerberater sich derzeit neu erfinden. Die Pioniere unter den Steuerkanzleien konzentrieren sich deshalb wieder mehr auf die Beratung von Mandanten statt auf manuelle Lohnbuchhaltung. Auch die ba group setzt hier an: Sie unterstützt Unternehmen aus allen Branchen bei der Lohnbuchhaltung und berät sie gleichzeitig, wie sie ihre Prozesse verbessern können.
“Das Problem war, dass viele unserer neuen Mandanten wenig digitalisiert waren.
Steuerunterlagen haben wir oft auf mehrere Mails verteilt bekommen und mussten uns die Infos zusammensuchen”, erzählt Steuerberater Arne Keller. Das Prozedere war fehleranfällig und auch von Effizienz konnte keine Rede sein. “Die nicht-digitalisierten Mandanten zu betreuen war definitiv ein Mehraufwand für uns”, sagt Arne. “Wir wussten: Wenn die Mandanten standardisierte Prozesse nutzen, würde das bei uns Kapazitäten für Beratungsleistungen und steuerliche Optimierungen freisetzen.”
Ineffiziente Zusammenarbeit mit nicht-digitalisierten Mandanten
Wunsch, sich aufs Beratungsgeschäft zu konzentrieren
Weniger Zeit durch umständliche Mandanten-Kommunikation
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“Personio ist leicht zu bedienen und verbessert unsere kanzleiinternen HR-Prozesse.”
Die Überlegung: Warum Mandanten nicht Personio empfehlen?
Wenn die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant über ein passendes Tool liefe – ein Tool, das Prozesse standardisiert und eine DATEV-Schnittstelle hat – würden beide Seiten Zeit und Ressourcen sparen.
“Durch unsere Mandanten kennen wir verschiedene HR Softwares mit Schnittstellen zur Lohnabrechnung, doch uns hat Personio überzeugt. Es ist leicht zu bedienen und verbessert unsere kanzleiinternen HR-Prozesse”, sagt Arne. “Von den gleichen Vorteilen würden auch unsere Mandanten profitieren, zusätzlich zu einer vereinfachten Zusammenarbeit mit unserer Steuerkanzlei.” Was wäre also, wenn sie Personio ihren Mandanten empfehlen würden?
Mandanten-Kollaboration mit Personio: So funktioniert’s
Der Plan ist aufgegangen: Die Zusammenarbeit mit Mandanten über Personio funktioniert einwandfrei. Mit separaten Zugriffsrechten können sich Arne Keller und sein Team in das Personio-Tool ihrer Kunden einloggen und die benötigten Steuerdokumente selbst herunterladen. “So sparen wir uns zig Mails und eine Menge Zeit”, sagt Arne. Mit den Mandanten verständigen sich die Steuerberater einfach auf einen Termin, an dem alle Steuerunterlagen vollständig vorliegen sollen. “Der Kunde muss nichts machen, außer seine Daten aktuell zu halten, wir kümmern uns im Hintergrund um die Lohnbuchhaltung.”
Weil der Prozess so einfach ist, passieren auch weniger Fehler – Personalstammdaten können nämlich mit nur einem Klick von Personio ins DATEV Rechenzentrum übertragen werden. Doch zwei Dinge weiß Arne Keller sogar noch mehr zu schätzen als den einfachen Prozess: “Erstens ist das die ständige Weiterentwicklung der Funktionen. Ich habe das Gefühl, bei Personio werden alte Denkmuster aufgebrochen. Und zweitens, der Dienstleistungsgedanke. Personio stellt den Kunden genauso ins Zentrum wie wir.”
Vorteile für Steuerberater
1. Zeitersparnis für Kanzlei durch direkten Zugriff auf Steuerdokumente
2. Weniger Fehler, da Personalstammdaten direkt in DATEV LODAS importiert werden
3. Mehr Zeit für Beratung, da Kanzleien in kürzerer Zeit mehr Abrechnungen schaffen
4. Positionierung als digitaler Partner durch Förderung der Prozesse bei Mandanten
Ein Blick auf die Mandantenseite: Lohnbuchhaltung bei vetevo
Wie sehr ihre Mandanten von der Dreieckskonstellation mit Personio und der ba group profitieren, hört Arne Keller häufig. “Unsere Mandanten sagen uns, dass sich ihre HR-Abteilungen durch die Zeitersparnis bei der Lohnabrechnung endlich wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.” Auch vetevo, Deutschlands führender Online-Anbieter für Tiergesundheit, weiß das aus eigener Erfahrung.
“Für die Kommunikation mit dem Steuerberater brauchten wir vor Personio bestimmt 20 Stunden im Monat”, erzählt Mareile Wölwer, Managing Director von vetevo. Dieser Zeitinvest war für das wachsende Start-up auch eine Kostenfrage. “Um schneller und effizienter zu werden, sind wir zu einer digitalisierten Steuerkanzlei gewechselt, zur ba group. Außerdem haben wir die bis dato genutzte HR Software eines großen US-amerikanischen Anbieters durch Personio ersetzt”, erzählt Mareile. Personio sollte vor allem bei der Lohnbuchhaltung, beim Recruiting und beim Personalmanagement unterstützen.
Weil die internen Prozesse nun wie am Schnürchen laufen, kann das Team sich nun auf wachstumsrelevante Themen fokussieren. “Wir brauchen dafür nur noch drei Stunden im Monat.” vetevo gibt die Steuerdokumente monatlich zum festgesetzten Datum per Klick frei, danach kann sich der Steuerberater die Unterlagen selbst herunterladen. “Das ist total einfach und effizient”, sagt Mareile. “Durch die hohe Automatisierung bei der Lohnbuchhaltung gewinnen wir wertvolle Zeit für Themen, die unser Wachstum fördern”, erklärt die Geschäftsführerin. “Übrigens nutzen wir auch für das Recruiting Personio.”
Vorteile für Unternehmen
1. Zeitersparnis bei der Kommunikation mit Steuerberatern
2. Erhöhter Datenschutz, da Steuerdaten nicht mehr per Mail verschickt werden
3. Gesteigerte Effizienz, da neben Personio intern kein weiteres Lohnabrechnungssystem nötig ist
4. Hoher Grad an Automatisierung bei allen HR-Prozessen, sodass das Unternehmen sich auf Wachstumsthemen konzentrieren kann
Success Story ba group: Schneller ging Lohnabrechnung noch nie
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