Doppelpass mit der Personalabteilung

Spürbar anders. So sieht sich der 1. FC Köln – und das ist er auch. Der FC ist der viertgrößte Fußballverein Deutschlands und für viele weit mehr als nur ein normaler Club. Das gilt auch für die fast 1.000 Mitarbeitenden. Die halten - in der Verwaltung, der IT, im Fanshop, als Trainerin und Trainer, in der Stadiongastronomie - den Sportler:innen den Rücken frei.  Die stetig wachsenden Strukturen erforderten auch im HR-Bereich ein Umdenken. „Die meisten HR-Prozesse liefen parallel in mehreren Insellösungen“, erinnert sich Kathrin Eckes. Die Lösung des Bottlenecks sollte ein ganzheitliches, digitales HR-System sein. Dominic Theißen, Abteilungsleiter IT: „Wir wollten automatisierte und skalierbare Workflows, Schnittstellen zu vorhandenen Systemen wie Teams oder DATEV und Cloudhosting. Vier Software-as-a-Service-Produkte kamen in die Wahl und Personio stellte sich als geeignete Lösung heraus.”

Die Implementierung der Software musste kurzfristig erfolgen. In der Frühphase sollte ein Teil der Belegschaft das System bereits nutzen, bevor es in Gänze implementiert wird. „Wir haben unseren ca. 400 Aushilfskräften aus der Gastronomie und den Shops bereits früh einen Zugang zu Personio ermöglicht, sodass sie ihre Zeiten erfassen konnten. Durch das Rollen & Rechte-Konzept konnten wir zentral festlegen, welche Features einsehbar waren und genutzt werden konnten, während die Implementierung im Hintergrund weiterlief”, erklärt Kathrin. „Es war super, dass wir unseren eigenen Customer Success Manager von Personio hatten. Er stand uns jederzeit zur Verfügung und hat uns bereits bei der Implementierung enorm geholfen.“

Seit der Einführung von Personio spielt die Personalarbeit in einer neuen Liga. Das gilt ganz besonders für das so wichtige Recruiting der verschiedenen Zielgruppen: von Aushilfskräften über Werkstudenten, von Praktikanten bis hin zu Fachkräften in der Verwaltung wie bspw. Legal und IT. Der Prozess wurde durch Personio neu strukturiert, das System dient nun als zentrales Tool für alle Stakeholder, beschreibt HR-Spezialistin Annette Pautasso. „Nachdem wir mit dem Fachbereich die Anforderungen und Aufgaben für eine Stelle skizziert haben, schalten wir die Anzeige direkt in Personio frei. Dort läuft der weitere Abstimmungsprozess transparent und komfortabel. Anschließend streuen wir die Anzeige über die Multiposting-Funktion ganz einfach über alle Portale. Das war zuvor zeitintensiv und aufwendig, heute funktioniert es auf Knopfdruck.“

Die anschließende Interviewplanung war früher ein Abstimmungsmarathon über Telefon und E-Mail. Die in Personio neu eingeführte smarte Interviewplanung führte zu deutlicher operativer Arbeitserleichterung. Automatisch werden nun freie Termine der am Interview beteiligten Mitarbeitenden angezeigt und den Kandidat:innen per Mausklick zur Auswahl gestellt. „Der gewählte Termin landet dann, optional mit Videochat-Link, wieder direkt im Kalender der Interviewer:innen“, erklärt Annette. „Aus IT-Sicht sind Features wie dieses besonders charmant, denn durch die Schnittstellen können wir Personio ganz smart in die gesamte Systemlandschaft einbinden“, ergänzt Dominic. 

Auch bei der Stellenausschreibung geht der 1. FC Köln innovative Wege. So werden offene Stellen über Plakate mit QR-Code direkt im Stadion und auch über die clubeigenen Social-Media-Kanäle beworben. „Mit den in Personio generierten Tracking-Links können wir den Ursprung der Bewerbungen verfolgen und dann die erfolgreichsten Kanäle noch gezielter bespielen“, berichtet Annette. „So setzen wir Ressourcen effizient ein.”