Mitarbeitergespräch Leitfaden kostenlos herunterladen

Mitarbeitergespräche sind wichtige Gelegenheiten für Führungskräfte, die Personalressourcen eines Unternehmens optimal einzusetzen und weiterzuentwickeln. Sie sollten deshalb regelmäßig mindestens einmal im Jahr, unter Umständen auch häufiger, durchgeführt werden. Damit das Gespräch sowohl für den Vorgesetzten als auch den Mitarbeiter positive Effekte bringt, sollte es inhaltlich gut vorbereitet und im Anschluss transparent dokumentiert werden.

Doch die Zeit, die Führungskräfte für die Vor- und Nachbereitung von Mitarbeitergesprächen haben, ist häufig knapp bemessen. So werden die Terminfindung, die Organisation von Räumlichkeiten oder das Zusammentragen von Informationen über die Performance des Mitarbeiters nicht selten als unliebsame Zusatzbelastung empfunden – ganz zu schweigen von der schriftlichen Dokumentation der getroffenen Vereinbarungen, die als Grundlage für die weitere Mitarbeiterentwicklung dienen.

Für die Personalentwicklung und den Unternehmenserfolg ist das ein Problem. Schließlich entfaltet sich das wertschöpfende Potenzial von Mitarbeitergesprächen erst durch eine gute Vorbereitung und überprüfbare Zielvereinbarungen. Wie also kann dieses Dilemma, in dem viele Führungskräfte stecken, gelöst werden?

Die logische Konsequenz ist es, Dokumente für Mitarbeitergespräche anhand von Vorlagen automatisch zu erstellen und Abläufe der Vor- und Nachbereitung so zu optimieren, dass sich der Schwerpunkt vom Organisationsaufwand auf den inhaltlichen Mehrwert des Personalgesprächs verlagert. Die grundlegenden Muster für Mitarbeiterbefragungen und Personalgespräche wiederholen sich in der Regel: Nutzen Führungskräfte für einheitliche Prozessbestandteile der Personalgespräche Vorlagen und Formulare, kann das den Arbeitsaufwand erheblich reduzieren.

Eine große Arbeitserleichterung bei der Erstellung eigener Formulare für Mitarbeitergespräche ist die Verwendung von Personalverwaltungssoftware: Personio ist das HR-Betriebssystem für alle Personalprozesse, das Sie bei der Durchführung Ihrer Mitarbeitergespräche mit personalisierbaren Vorlagen und Formularen, Terminfindungstools und Mustern für die Mitarbeiterbefragung unterstützt.

Personio erleichtert Ihnen die Erstellung eines Termins für das Mitarbeitergespräch mit einem Formular: Anhand von Dropdown-Menüs und Datumsauswahl legen Sie Art, Zeit und Ort des Gesprächs fest. Personio verschickt anschließend die Einladungen für das Meeting an die Teilnehmer automatisch per iCal; auf demselben Wege kann der Termin bei Bedarf abgesagt werden.

Auch die inhaltliche Strukturierung Ihrer Personalgespräche erledigen Sie mit Personio im Handumdrehen: Möchten Sie zum Beispiel eine Vorlage für Personalgespräche mit dem Ziel der Mitarbeiterentwicklung kreieren, so erstellen Sie die Kategorie „Entwicklungsgespräch“ und legen Attribute fest, die im Feedbackgespräch zur Sprache kommen sollen – etwa die Arbeitszufriedenheit, die Änderungswünsche oder die persönlichen Entwicklungsziele des Mitarbeiters.

Im Anschluss an das Entwicklungsgespräch können Sie anhand der zuvor erstellten Vorlage das Mitarbeitergespräch auswerten und die wichtigsten Ergebnisse festhalten. Im Mitarbeiterprofil haben Sie zudem die Möglichkeit, konkrete Zielvereinbarungen für einen bestimmten Zeitraum festzulegen. Diese können anhand von selbst definierten Indikatoren gemessen und auf Wunsch direkt an das Gehalt gekoppelt werden.

Übrigens: Mit der Performance-Funktion von Personio haben Sie ein Tool zur Hand, mit dem Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter über den gesamten Feedback-Zeitraum hinweg zuverlässig erfassen: Mit messbaren Performance-Indikatoren und eigenen Kommentaren haben Sie die wichtigsten Daten für Ihr Mitarbeitergespräch stets parat.