Was ist Outsourcing: Definition, Vor- & Nachteile

Das englische Wort „Outsourcing“ bedeutet im Deutschen so viel wie „Auslagerung“ oder „Fremdbeschaffung“. Aus unternehmerischer Sicht spricht man demnach von Outsourcing, wenn ausgewählte Aufgaben oder Strukturen an externe Zulieferer bzw. Dienstleister ausgelagert und in der Folge nicht mehr unternehmensintern betreut werden. Outsourcing ist ein erprobtes Mittel, um sich auf das wesentliche Tätigkeitsgebiet des eigenen Unternehmens zu fokussieren. Durch sorgfältige Auswahl der Outsourcing-Partner kann eine strategische sowie wertschöpfende Zusammenarbeit entstehen.

Das Gegenteil von Outsourcing ist Insourcing. Wir verraten Ihnen, was es damit auf sich hat. 

Um das Outsourcing möglichst vielversprechend zu gestalten, ist es sinnvoll, Verantwortliche zu bestimmen. Diese erarbeiten im Vorfeld einen detaillierten Plan und führen diesen in Zusammenarbeit mit den externen Dienstleistern aus bzw. überwachen dessen Ausführung:

1. Ist-Zustand: Wo liegen die bisherigen Schwachstellen/Probleme? Warum soll was ausgelagert werden?

2. Zielsetzung: Welche (positiven) Effekte sollen bestenfalls mit dem Outsourcing einhergehen und welche unternehmerischen Ziele sollen erreicht werden? Anhand welcher Metriken wird der Erfolg gemessen?

3. Kostenplanung: Welches Budget steht für welchen Zeitraum zur Verfügung?

4. Briefing: Ausarbeitung von Aufgabenstellung und Bereitstellen von benötigten Informationen.

5. Partnerwahl: Gesuch veröffentlichen, mögliche Partnerfirmen interviewen, testen und auswählen.

6. Vertrag: Die Parteien beschließen ihre Kooperation mit einem Vertrag, der die Zusammenarbeit, inklusive Geschäftsgeheimnisse und Belange des Datenschutzes, regelt. Es empfiehlt sich, einen Anwalt hinzuzuziehen.

7. Zeitplanung und Informationsübergabe: Das externe Unternehmen erhält die für das Projekt benötigten Informationen und einen anvisierten Zeitplan. Zudem können Teilziele formuliert werden.

8. Einarbeitung: In der ersten Phase der Zusammenarbeit arbeiten externe und interne Projektbetreuer:innen Hand in Hand. Arbeitsergebnisse werden engmaschig kontrolliert und bei Anfangsschwierigkeiten oder Unklarheiten feinjustiert. 

9. Umsetzung: Nach der Einarbeitung setzt das externe Unternehmen die Aufgaben selbstständig um. 

10. Qualitätskontrolle: Die Umsetzung des Projektes bzw. der Aufgaben wird regelmäßig durch die internen Verantwortlichen überprüft. Um eine gewinnbringende Kommunikation aufrechtzuerhalten, finden in festgelegten Abständen gemeinsame Gespräche statt. 

Outsourcing ist für viele – vor allem kleine und mittelständische, aber auch große – Unternehmen sinnvoll. Allerdings sollten ausschließlich Sekundäraufgaben outgesourct werden. Die Kerntätigkeit – das Herz des Unternehmens – auszulagern, ist in der Regel keine gute Idee. Diese definiert ein Unternehmen von Grund auf und sollte demnach von internen Fachleuten persönlich ausgeführt und überwacht werden.

Beispiel: Ein Seifenhersteller betreibt das Entwickeln und Produzieren der Seifen im Optimalfall intern. 

Allerdings ist allein durch das Ausüben der Kerntätigkeit das Unternehmensziel gewöhnlich noch lange nicht erreicht. Auf das Beispiel des Seifenherstellers übertragen: Die Seife muss beworben, verpackt, transportiert und verkauft werden. Das alles sind unverzichtbare Aufgaben, die aber eine Menge Zeit in Anspruch nehmen und sich gleichzeitig wesentlich von der eigentlichen Spezialisierung des Unternehmens unterscheiden.

Natürlich besteht die Möglichkeit, sich selbst in jedes Detail einzuarbeiten. Bis das Niveau eines erfahrenen Spezialisten erreicht ist, dauert es jedoch und gleichzeitig besteht die Gefahr, von den eigentlichen Aufgaben abgelenkt zu werden. Diese Problematik kann entweder durch das Einstellen von qualifizierten Mitarbeiter:innen oder eben über Outsourcing gelöst werden.

Unterm Strich können die unterschiedlichsten Bereiche „outgesourct“ werden. Dennoch eignen sich bestimmte Aufgabengebiete deutlich besser als andere. Insbesondere die folgenden Bereiche lassen sich erfolgversprechend auslagern: 

• Buchhaltung und Steuerberatung

• Kundenservice

• Marketing (z. B. Social Media, Kampagnen)

• Eventmanagement

• Personalvermittlung

• Text- und Designaufgaben (z. B. für Logos, Webseitentexte etc.)

• IT-Bereiche

• Gebäudereinigung

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Die folgenden Beispiele verdeutlichen, dass Outsourcing in den verschiedensten Formen funktioniert:

1. Wie funktioniert Outsourcing in Modeunternehmen?

Ein Outsourcing-Klassiker ist in der Modewelt zu finden. Auch wenn viele Modeunternehmen ihre Kleidung selbst designen, bewerben und verkaufen, findet die Produktion häufig extern statt. Da die Herstellung in Deutschland zu kostenintensiv wäre, wird diese an Unternehmen ausgelagert, die beispielsweise ihren Geschäftssitz in Asien haben. 

2. Auf welche Weise profitieren Onlineshops von Outsourcing?

Das Betreiben eines Onlineshops geht mit einer großen Anzahl von Aufgaben einher, vom Herstellen bzw. Einkaufen der Waren über Programmierung und Pflege des Webshops, Marketing und Kundenservice bis hin zur Lieferung. Sofern man sich selbst nicht als Fachmann oder Fachfrau für Marketing, IT etc. versteht, bietet es sich an, zumindest einenTeil dieser Verantwortlichkeiten in erfahrene Hände zu legen. 

3. Outsourcing in Arztpraxen

Beim Besuch einer Arztpraxis oder Klinik werden (neuen) Patient:innen verschiedene Dokumente zur Unterschrift vorgelegt. Häufig mit dabei ist eine Einverständniserklärung über das Teilen der Rechnungs- und persönlichen Daten mit einer externen Abrechnungsstelle. Viele Arztpraxen wickeln ihre Abrechnung aus Zeit- und Effizienzgründen über individuelle externe Dienstleister ab – ein weiterer Fall von Outsourcing.

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Outsourcing ist nicht in jeder Situation und für jedes Unternehmen sinnvoll. Die folgenden Vor- und Nachteile helfen dabei, zu beurteilen, ob sich Outsourcing in Ihrem individuellen Fall anbietet. 

• Zeitersparnis 

• Fokus auf die unternehmensinternen Stärken

• Weniger Kostenaufwand für Fort- bzw. Weiterbildungen

• Innovationsimpulse durch externe Spezialist:innen

• Möglichkeit, neue Bereiche und Kundenstämme zu erschließen

• Übertragung von (einzelnen) Betriebsrisiken auf externe Dienstleister

• Weniger Kontrolle und Flexibilität bei größeren Abhängigkeiten

• Möglicherweise sinkende Qualität aufgrund erschwerter Kommunikation

• Komplexere Voraussetzungen hinsichtlich der Wahrung der Betriebsgeheimnisse und des Datenschutzes

• Aufwendige Suche nach geeigneten Partnerfirmen

Outsourcing kommt in vielen verschiedenen Formen vor. Von der Auslagerung einzelner kleiner Aufgaben bis hin zu ganzen Geschäftszweigen oder der Umgestaltung der bestehenden Strukturen ist alles denkbar. Für Ordnung im Fachbegriff-Wirrwarr sorgen die folgenden Erklärungen:

Beim sogenannten Business Process Outsourcing wird ein kompletter Geschäftsbereich, wie z. B. die Lohnabrechnung (engl.: Payroll), in die Hand externer Dienstleister gelegt. Mit der Übernahme eines ausgewählten Geschäftsbereichs übernimmt der Dienstleister im Regelfall alle damit zusammenhängenden Aufgaben – von der informatischen Umsetzung über die Verwaltung bis zur Durchführung.

Soll ein Unternehmenszweig umgewandelt oder ein neuer innovativer Prozess eingeführt werden, können externe Dienstleister mit der Prozessneuentwicklung und -optimierung betraut werden. Diese führen nicht nur die bisherigen Aufgaben aus, sondern leisten auch Unternehmensberatung.

Der Application Service Provider (ASP) bezeichnet einen Begriff aus der Informatik und bezeichnet Anwendungsdienstleister. Meist handelt es sich um Schnittstellen von Softwareapplikationen, die von einem externen Unternehmen gegen Gebühr zur Verfügung gestellt werden.

Managed Services gehen meist noch deutlich weiter als herkömmliches Outsourcing. Anbieter von Managed Services entwickeln individuell einen weitreichenden, holistischen Ansatz, den sie sich meist in Form eines monatlichen Abonnements honorieren lassen.

Wird eine komplette Abteilung aufgegeben und einem externen Unternehmen übertragen, spricht man von Complete Outsourcing. Beim Complete Outsourcing ist es nicht unüblich, dass auch die betroffenen Arbeitskräfte vom externen Unternehmen übernommen werden.

Neben den bereits vorgestellten Formen sind unter anderem folgende Outsourcing-Optionen denkbar:

• Online-Outsourcing: Outsourcing von Aufgaben, die künftig über das Internet abgewickelt werden

• Offshore-Outsourcing: Prozessverlagerung ins Ausland

• Out-Servicing: Auslagerung des Kundendienstes (z. B. an Call-Center)

• Out-Tasking: Auslagerung einer bestimmten, kleindimensionalen Aufgabe (z. B. Webdesign der Firmenhomepage)

• Transitional Outsourcing: Übertragung des operativen Geschäfts einer Abteilung an externe Dienstleister, während die eigentlich zuständige Abteilung neu aufgestellt wird. Ähnlich zum BTO, aber die Umstellung geschieht eigenständig innerhalb des Unternehmens.

Unter Outsourcing versteht man das Auslagern von einzelnen Aufgaben, ganzen Aufgabenbereichen oder -strukturen an ein externes Unternehmen. 

Betreibt ein Unternehmen Outsourcing, bedeutet das, dass bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister übergeben werden.

Outsourcing hat für die Mitarbeiter:innen den Vorteil, dass sie sich verstärkt auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können und nicht nebenher als Tausendsassa eingesetzt werden. 

Entscheidet sich ein Unternehmen für das Outsourcing ausgewählter Aufgabenbereiche, geht das mit verschiedenen Risikofaktoren, wie z. B. einer erschwerten Kommunikation und tendenziell weniger Kontrolle, einher. Derartige Risiken lassen sich über eine sorgfältige Auswahl der Partnerfirma jedoch gering halten. 

Von Outsourcing profitieren das auslagernde Unternehmen, das ausführende Unternehmen und die Endkunden. Produkte können nicht nur unkomplizierter, sondern auch schneller hergestellt werden.