Vorstellungsgespräch führen: Phasen, Tipps und wichtige Fragen

Ein Vorstellungsgespräch steht und fällt mit der Stimmung Ihres Kandidaten. Der ist zunächst einmal nervös und angespannt, denn immerhin begibt er sich in eine Stresssituation. Ihre Aufgabe ist es, diese angespannte Atmosphäre so gut wie möglich aufzulockern. Zum beiderseitigen Nutzen, denn wenn Ihr Bewerber sich wohl und nicht unter Druck gesetzt fühlt, wird das Bewerbungsgespräch sehr viel authentischer ablaufen, als wenn er oder sie ständig das Gefühl hat, in einem Kreuzverhör zu sitzen.

Das beginnt schon bei der Sitzordnung. Eine klassische (aber suboptimale!) Anordnung sieht so aus: An einer Seite sitzen Sie, dann kommt ein Meter Schreibtisch, und dann kommt Ihr Bewerber – Ihnen gegenüber wie bei einer mündlichen Prüfung. Noch schlimmer wird dieser Effekt, wenn auf Ihrer Seite noch weitere Personen anwesend sind, etwa die Leiterin oder der Leiter der entsprechenden Fachabteilung oder jemand vom Personalbüro. Führen Sie das Bewerbungsgespräch am besten völlig anders, zum Beispiel in einem Meetingraum an einem runden Tisch (König Artus lässt grüßen) oder über Eck, damit sich eine lockere Gesprächsrunde ergibt und die Hierarchien nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind.

Um ein optimales Vorstellungsgespräch zu führen, ist Smalltalk genauso wichtig wie die Sitzordnung. 3 bis 5 Minuten Geplauder (je nach Länge des ganzen Gesprächs) müssen drin sein, um die Stimmung zu lockern. Fragen Sie Ihre Kandidaten nach ihrem bisherigen Tag oder dem Weg zum Bewerbungsgespräch. Wenn Sie hier bereits einige persönliche Fragen stellen können, sammeln Sie direkt Pluspunkte und geben Ihrem Bewerber ein Gefühl von Aufmerksamkeit und Wertschätzung. Wissen Sie beispielsweise, dass Ihr Bewerber mit den öffentlichen Verkehrsmitteln angereist ist? Fragen Sie ihn, ob die U-Bahn mal wieder so schrecklich überfüllt war. Kam er dagegen mit dem Auto? Fragen Sie, ob er gleich einen Parkplatz gefunden hat.

Findet das erste Gespräch via Videochat statt? Auf was es dabei ankommt, lesen Sie hier.

Gleich voll ins Vorstellungsgespräch einzusteigen und Ihren Kandidaten keine Verschnaufpause zu gönnen. Lassen Sie Ihren Kandidaten erst einmal ankommen – es bringt weder ihm noch Ihnen etwas, wenn Sie es 45 Minuten lang mit einem gestressten Nervenbündel zu tun haben.

Profi-Tipp: Müssen die Bewerber warten, bevor es zum Gespräch kommt, bereiten Sie einen Wartebereich mit Getränken und kleinen Snacks vor und holen Sie die Kandidaten am besten persönlich dort ab.

Bewerbungsgespräche mit Struktur führen

In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum Personaler:innen häufig gute Bewerbende übersehen, wie Sie Ihre Interviewtechnik optimieren und wie Sie den Erfolg Ihrer Einstellungen überprüfen.

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Jeder Personaler (und übrigens auch jeder Bewerber) kann sie auswendig herunterbeten: Die beliebtesten Fragen während des Vorstellungsgesprächs. “Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?”, “Was ist Ihre größte Schwäche?”, “Warum sollten wir uns für Sie entscheiden?” und so weiter. Solche Standard-Fragen waren früher vielleicht einmal groß in Mode, heute sind sie allerdings potentiell der letzte Nagel im Sarg eines jeden Bewerbungsgesprächs. Das gilt genauso für fiese Fragen, die Sie nur stellen, um Druck auszuüben oder den Bewerber in die sprichwörtliche Ecke zu drängen.

Stattdessen sollten Sie höfliche Fragen stellen, die Ihren Gesprächspartner dazu anregen, etwas über sich selbst zu erzählen. Ein paar Beispiele:

“Wie haben Sie sich auf unser Gespräch heute vorbereitet?”

Diese Frage ist der perfekte Übergang vom Smalltalk zum eigentlichen Interview. Im Idealfall bemerkt der Kandidat überhaupt nicht, dass es nun in die Vollen geht und redet ungezwungen darauf los. Sie als Personaler können anhand der Antwort abschätzen, wie motiviert Ihr Kandidat ist und wie er mit Aufgaben umgeht. Systematisch? Kreativ? Oder doch eher lax?

“Welchen Song würden Sie wählen, der immer gespielt wird, wenn Sie einen Raum betreten?”

Diese leicht skurrile Frage ist ein beliebter Einsteiger in Interviews beim Internetriesen Google. Natürlich interessieren Sie sich nicht für den Musikgeschmack des Bewerbers (obwohl sich dadurch durchaus Gemeinsamkeiten feststellen lassen, die das Gespräch noch ungezwungener gestalten), sondern wollen erfahren, wie er sich selbst sieht oder gesehen werden will. Und auch die Art, wie Ihre Kandidaten antworten, verrät Ihnen etwas über sie. Überlegen sie lange oder antworten sie wie aus der Pistole geschossen?

“Wie stellen Sie sich die ersten paar Monate bei uns vor?”

Wieder eine Alibi-Smalltalk-Frage, aber die Antwort kann hochinformativ sein. Sie erfahren dadurch, inwiefern Ihr Bewerber sich bereits mit seiner Stelle auseinandergesetzt hat oder ob er sich bereits persönliche Ziele gesteckt hat.

“Was war der beste Tag für Sie in den vergangenen vier Jahren?”

Hier ist es vor allem interessant zu beobachten, wie der Gefragte reagiert, denn diese Frage aus einem Vorstellungsgespräch bei Apple kann schon irritierend sein. Fast noch wichtiger ist für Sie allerdings die Art der Antwort. Nennt die Bewerberin/ der Bewerber ein persönliches Ereignis? Ein berufliches? Ein zwischenmenschliches?

Für solche und ähnliche Fragen ist ein Bewerbungsgespräch da: Um etwas über Ihre Kandidaten zu erfahren, was Sie zuvor noch nicht wussten. Fragen nach Hardskills haben hier keinen Platz, die können Sie den Bewerbungsunterlagen entnehmen (die Sie vor dem Gespräch hoffentlich aufmerksam gelesen haben!) und auch Fragen zum Gehalt usw. sollten Sie lieber auf eine zweite Gesprächsrunde oder die Vertragsverhandlungen verschieben.

Tabu sind selbstverständlich persönliche Fragen, Fragen zur Gesundheit (z.B. zu einer möglichen Schwangerschaft) oder Fangfragen, die sich beispielsweise auf die Social-Media-Profile Ihrer Bewerber beziehen (“Wir haben auf Facebook einige Party-Fotos von Ihnen gefunden. Glauben Sie, Sie werden oft zu spät oder verkatert zur Arbeit kommen?”). Durch solche Fragen fühlen sich Ihre Bewerberinnen und Bewerber mit Sicherheit nicht wohl – vor allem sind viele davon unzulässig.

Profi-Tipp: Kommen Ihre Bewerber über eine Frage ins Stocken, werfen Sie Ihnen eine Rettungsleine zu. Formulieren Sie die Frage anders oder spezifischer oder geben Sie zu, dass Sie auch ein wenig nervös sind. So überbrücken Sie peinliche Gesprächspausen und nehmen der Situation den Schrecken.

Finden Sie heraus, welcher Bewerber am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Dabei hilft Ihnen dieser Cultural Fit Fragebogen.

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Talente effektiv rekrutieren

Traurig, aber wahr: Die Zeiten, in denen Sie als Unternehmen aus einem riesigen Pool an qualifizierten Kandidaten den besten auswählen konnten, sind vorbei. Experten sprechen vom Übergang des Arbeitgebermarktes zum Bewerbermarkt – und meinen damit, dass gut ausgebildete junge Kräfte mit einem guten Lebenslauf heute mehr oder weniger die Wahl haben, wo sie arbeiten wollen. Insofern ist es wichtig, dass Sie gutes Hochschulmarketing betreiben und das Bewerbungsgespräch nicht nur nutzen, um Soft-Skills des Bewerbers abzufragen oder seine soziale Kompetenz zu prüfen. Stattdessen müssen auch Sie sich als Unternehmen Ihren Kandidaten schmackhaft machen.

Rühren Sie daher im Bewerbungsgespräch fleißig die Werbetrommel, wenn Sie bei einer Bewerberin oder einem Bewerber ein gutes Gefühl haben. Vermitteln Sie ihm, welche Chancen und Möglichkeiten sich in Ihrem Unternehmen für ihn bieten. Prahlen Sie mit Ihren Soft-Skills (ja, auch Unternehmen haben so etwas); zum Beispiel mit der Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten, mit Team-Events, regelmäßigen Ausflügen oder besonderen Traditionen (wie Googles TGIF). Selbstverständlich sollten Sie sich damit nicht anbiedern, sondern dem potentiellen Mitarbeiter vermitteln, was Sie als Unternehmen besonders macht und warum Sie die beste Wahl für ihn sind. Vergessen Sie nicht: Bei einem Bewerbungsgespräch bewirbt sich nicht nur der Kandidat bei Ihnen, sondern auch Sie bewerben sich beim Kandidaten.

Das Blaue vom Himmel herunterlügen. Manche Personaler neigen dazu, Bewerberinnen und Bewerber mit Leistungen zu locken, die sie im Arbeitsalltag überhaupt nicht erfüllen können. Beliebt sind beispielsweise Versprechungen wie schnelle Aufstiegschancen. Wer glaubt, dass sich Mitarbeiter mit solch hohlen Phrasen lange binden lassen, der irrt, denn der betreffende Mitarbeiter wird schon nach kurzer Zeit merken, wo Sie im Interview geschummelt haben – und seine Konsequenzen daraus ziehen. Bleiben Sie daher auf jeden Fall ehrlich und authentisch, sonst rächt sich das spätestens kurz nach der Einstellung.

Profi-Tipp: Auch hier können Sie auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Bewerber eingehen. Ist Ihr Kandidat zum Beispiel sportbegeistert? Weisen Sie ihn darauf hin, dass es in der Nähe des Büros eine Sportanlage gibt, wo einige Kollegen sich oft nach Feierabend noch treffen. Solche Kriterien können oft das Zünglein an der Waage sein.

Obwohl sich Ihre Bewerberinnen und Bewerber bestimmt umfassend über das Unternehmen informiert haben, bevor es in das Vorstellungsgespräch ging, kann es immer noch Fragen geben, die Ihre Stellenanzeige offen gelassen hat. Nachdem Sie also Ihre Fragen beim Bewerbungsgespräch gestellt haben, ist Ihr Bewerber noch einmal an der Reihe.

Auch die Rückfragerunde geschieht zum beiderseitigen Vorteil. Ihr Bewerber erhält Informationen, die er bis dahin noch nicht hatte. Sie hingegen haben die Möglichkeit, anhand der Fragen festzustellen, welche Gedanken sich Ihr Bewerber gemacht hat, was er von seinem zukünftigen Job erwartet und welche Unternehmensbereiche ihn besonders interessieren (zum Beispiel: Stellt er ausschließlich Fragen nach Vergütung und Urlaubsansprüchen, wissen Sie bereits, dass es mit der Motivation nicht so weit her sein kann).

Schwierigen Fragen ausweichen, lügen oder bei Fragen, die Ihnen nicht gefallen, schnippisch werden. Natürlich, es gibt auch dumme Fragen. Sehen Sie darüber hinweg oder machen Sie Ihren Kandidaten sanft darauf aufmerksam, dass er diese Informationen auch auf der Karriereseite hätte finden können. Lassen Sie sich umgekehrt aber auch nicht von besonders cleveren Fragen in die Defensive drängen. Überlegen Sie sich bereits im Vorfeld, welche Fragen auf Sie zukommen könnten und bereiten Sie Antworten vor.

Profi-Tipp: Sollten Sie auf eine Frage keine Antwort haben, vertrösten Sie Ihren Bewerber auf später. Versprechen Sie, die nötigen Informationen einzuholen, und sich baldmöglichst bei Ihm zu melden (und tun Sie das dann auch!). Fragen, die Sie auf jeden Fall erwarten werden, sind zum Beispiel: “Wie geht es jetzt mit dem Bewerbungsprozess weiter?”, “Wann kann ich mit einer Entscheidung von Ihnen rechnen?” oder “Wer ist/bleibt mein Ansprechpartner, falls ich noch weitere Fragen haben sollte?”

Nach dem Vorstellungsgespräch wartet die eigentliche Aufgabe auf Sie: Das Auswahlverfahren. Hier gibt es keine Patentlösung. Jedes Unternehmen (und jeder Personaler) hat seine eigenen Vorstellungen eines geeigneten Kandidaten und auch eigene Methoden, um diese zu ermitteln. Ebenso wichtig wie ein optimales Vorstellungsgespräch zu führen, ist die Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs. Hier gibt es einiges für Personaler zu beachten:

• Geben Sie ungeeigneten Kandidaten Rückmeldung

  Wenn Sie bereits wissen, dass Sie einen bestimmten Kandidaten/eine bestimmte Kandidatin nicht einstellen werden, sagen Sie so schnell wie möglich ab. Nichts nervt Bewerber mehr, als ewig in der Luft zu hängen – vor allem aber kann er/sie sich im Falle einer Absage gleich der nächsten Bewerbung widmen. Vergessen Sie nicht: Jeder Ihrer Bewerber, so ungeeignet manche von Ihnen wirken sollten, haben Zeit und Mühe in die Bewerbung investiert und verdienen einen respektvollen Umgang. Außerdem kann es jederzeit sein, dass einer Ihrer Bewerber mal wieder in Ihr Büro kommt – dann allerdings nicht als Bewerber, sondern als Kunde oder Geschäftspartner. Wenn er dann einen guten Eindruck von Ihnen behalten hat: umso besser!

• Halten Sie sich an alle Zugeständnisse

  Haben Sie während des Bewerbungsgesprächs Versprechen oder Zugeständnisse gemacht, zum Beispiel über Rückmeldefristen, Home-Office-Regelungen oder das Gehalt? Halten Sie sich daran! Das mag banal klingen, aber ein Bewerber (vor allem, wenn es sich um ein Young Potential handelt) wird sich an jedes Ihrer Worte erinnern und sie Ihnen schonungslos ins Gedächtnis rufen. Haben Sie hier getrickst oder vergessen Sie, sich pünktlich zu melden, wird das in Erinnerung bleiben – und könnte dazu führen, dass Sie den Bewerber an den Wettbewerb verlieren.

• Werten Sie die Vorstellungsgespräche aus

  Wenn Sie bessere Vorstellungsgespräche durchführen wollen, müssen Sie bereit sein, an sich zu arbeiten. Das geht nur, indem Sie Ihre bisherigen Gespräche noch einmal Revue passieren lassen. Welche Fragen hat der Bewerber gestellt? Kam die gleiche Frage in anderen Gesprächen ebenfalls auf? Dann könnte das ein Punkt sein, den Sie auf Ihrer Karriereseite oder in der Stellenanzeige besser kommunizieren sollten. Hat zeitlich alles hingehauen oder haben Sie rettungslos überzogen? Dann sollten Sie sich beim nächsten Mal vielleicht kürzer fassen, wenn es um die Vorstellung des Unternehmens geht.

Ganz einfach. Wenn Sie der Nachbearbeitung keinen Wert beimessen, sich nach dem Gespräch nicht ausreichend um Ihre Bewerber kümmern und aus gemachten Fehlern keine Lehren ziehen.

Profi-Tipp: Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen oder zeichnen Sie einfach das ganze Interview per Audio oder Video auf (natürlich nur mit Erlaubnis des Bewerbers). So vergessen Sie nichts, können wichtige Fristen notieren und ggf. das mitgeschnittene Material zur Auswertung und Anschauung verwenden.

Der Cultural Fit muss stimmen

Mit diesen Fragen führen Sie souverän durch das Vorstellungsgespräch und finden heraus, welcher Bewerber zu Ihrem Unternehmen passt.

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