Vertragsmanagement: Vorteile, Prozesse, Software

Mit dem Begriff Vertragsmanagement werden sämtliche Schritte im Rahmen eines Managementzyklus‘ beschrieben – von der Planung und Initiierung über die Organisation und Verwaltung bis zur Kontrolle, Analyse und Auswertung sämtlicher unternehmensrelevanter Verträge. Dabei umfasst Vertragsmanagement neben den Prozessen auch die digitalen Tools bzw. die Software zur sicheren und transparenten Umsetzung aller mit Verträgen verbundenen Arbeitsschritte.

Für Vertragsmanagement wird mittlerweile synonym auch das englische Contract Management bzw. Contract Lifecycle Management verwendet. Der vor allem in der Verwaltung benutzte Terminus Vertragswesen hingegen ist enger gefasst und beschreibt vor allem die saubere Ablage von Verträgen, weniger die datenbasierte Arbeit danach.

Die digitale Personalakte – wenn alle Vertragsdaten nur noch an einem Ort liegen

Aktives Vertragsmanagement hingegen kann relevante Geschäftsprozesse nicht nur unterstützen, sondern auch positiv beeinflussen – dafür müssen die Vertragsdaten allerdings aufbereitet und nutzbar gemacht werden. Dies kann bei KMU in einigen Fällen noch mit Excel-Vorlagen funktionieren. Doch auch dort ist für tiefgreifende Berichte und Analysen eine Software die erste Wahl. Dann kann sich Vertragsmanagement als Wachstumstreiber für Unternehmen entwickeln, weil die Software dank automatisierter Prozesse sämtliche Verträge überwacht. Fristen verpassen mit digitalem Vertragsmanagement? Undenkbar.

Vertragsmanagement hat für HR eine Doppelbedeutung. Es ist eine gleichermaßen verwaltungstechnische wie strategische Aufgabe. Effektives und effizientes Vertragsmanagement bei HR ist nur mit digitalen Lösungen denkbar. Weil diese Tools repetitive Prozesse im Zusammenhang mit Verträgen automatisieren können. In der Folge reduziert sich der zeitliche Aufwand für administrative Tätigkeiten bei HR-Mitarbeitenden erheblich.

Das beste Beispiel: Die HR erstellt und verwaltet Arbeitsverträge – mit einem manuellen und analogen Prozess ist dies extrem zeitaufwändig und noch dazu fehleranfällig. Digitales Vertragsmanagement beschleunigt und vereinfacht sämtliche vertraglichen HR-Prozesse und trägt neben der Entlastung der HR zu einem verbesserten und transparenteren Verhältnis zwischen Beschäftigten und Personalabteilung bei.

Keine Arbeit zweimal machen

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HR-Arbeit mit Vorlagen vereinfachen

• Der gesamte Einstellungsprozess wird durch Vertragsmanagement fließender, schneller und einfacher. Dabei helfen Vorlagen, digitale Unterschrift und Workflows.

• Arbeitsverträge können dank zentraler Ablage von verschiedenen Stellen gemeinschaftlich bearbeitet werden – das Mail-Ping-Pong hört auf. Die Mitarbeitenden arbeiten in einer Software.

• Termine wie Probezeitende, Antworten auf Bewerbungen oder ablaufende befristete Verträge rutschen mit Vertragsmanagement nicht mehr durch. HR ist immer auf dem aktuellen Stand der Verträge.

Holen Sie Mitarbeitende noch schneller ins Unternehmen – mit der rechtskräftigen digitalen Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag

Verträge durchlaufen in der Regel einen immer gleichen Prozess. Aus diesem Grund kann Vertragsmanagement die Effizienz aller am Vertragsprozess beteiligten Abteilungen deutlich erhöhen. So kann ein typischer Prozess im Vertragsmanagement aussehen.

Einarbeiten der wesentlichen Rahmenbedingungen, Fakten und Details, mittels bestehender Textbausteine können ähnliche Vertragsdokumente wie Arbeitsverträge zeitsparender erarbeitet werden.

Die Vertragsparteien einigen sich bei Verhandlungen auf einen Vertragstext, Änderungen und Anpassungen müssen in deren Verlauf von beiden Parteien im Vertragstext vorgenommen werden können. Eine Vertragsmanagement-Software spart Unternehmen hierbei Zeit und Geld – weil das Hin und Her von Dokumenten über E-Mail vermieden wird. Außerdem können die Vertragsparteien dank Versionskontrolle den genauen Verlauf der Vertragsentstehung nachvollziehen.

In jedem Vertrag sind in der Regel Fristen und Termine festgehalten. Damit in Unternehmen bei einer großen Menge von zu bearbeitenden Verträgen keine Fristen versäumt oder gar überschritten werden, kann eine Vertragsmanagement-Software mit integrierter und möglichst automatisierter Erinnerungsfunktion helfen.

Sobald Verträge abgeschlossen und unterzeichnet sind, werden sie abgelegt. Dabei sollte auf mögliche Sicherheitsprobleme und Ablagefehler geachtet werden. Über eine Vertragsmanagement-Software können berechtigte Mitarbeitende die digital erfassten Verträge rasch auffinden, abrufen und damit arbeiten.

Mit der Ablage von Verträgen endet vielleicht die klassische Vertragsverwaltung, nicht aber das Vertragsmanagement. Denn die Analyse der abgelegten Verträge auch mithilfe von KI sowie das Erstellen von Reportings etwa über Leistungsdaten kann für anstehende unternehmerische Entscheidungen wichtige Hinweise und Erkenntnisse liefern – und ein zukünftiger Vertragsabschluss optimiert werden.

Mit diesem Begriff beschreibt man jene Phase des Vertragsmanagements, in der bereits erfasste Verträge auf ihre möglichen unternehmerischen Risiken hin kontrolliert und bewertet werden. Vertragscontrolling umfasst damit die o.g. Prozessschritte 3 und 5 im Vertragsmanagement.

Beispiel für HR: Es wird ein Bericht erstellt, welche der befristeten Arbeitsverträge innerhalb der nächsten sechs Monate auslaufen, verbunden mit der Aufforderung an die Fachabteilung, eine begründete Stellungnahme zu einer mögliche Entfristung der betroffenen Beschäftigten bis zu einem festgelegten Datum abzugeben.

Vorlagen erleichtern die HR-Arbeit – auch bei der Erstellung von Arbeitsverträgen

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Vertragsmanagement liegt in vielen Unternehmen bereits in den Händen eines Contract Managers. Zu dessen wichtigsten Aufgaben zählen die Kontrolle und die inhaltliche Bearbeitung von Verträgen in der oben geschilderten Prozesskette des Vertragsmanagements. Ein Contract Manager begleitet die Vertragsverhandlungen, kümmert sich um eine rechtssichere Ausformulierung des Vertrags und sorgt im Anschluss daran dafür, dass die vertraglichen Vereinbarungen eingehalten werden. Insbesondere das Monitoring der abgeschlossenen Verträge mit Fristen, Laufzeiten und Verantwortlichkeiten muss der Contract Manager permanent im Blick haben.

Das Berufsbild des Contract Managers ist vor allem für Jurist:innen mit Schwerpunkt Vertragsrecht passend, die sich in betriebswirtschaftlichen Themenfeldern weitergebildet haben.

Unternehmen, die bei ihrem Vertragsmanagement auf eine Software-Lösung setzen, profitieren von zahlreichen Vorteilen. Denn digitales Vertragsmanagement kann bei den wichtigen Themen Datentransparenz, Datenschutz und Datenanalyse im Umfeld passender Software sogar auf automatisierte Prozesse und Künstliche Intelligenz (KI) setzen und damit Zeit und Geld sparen.

Die o.g. genannten Prozessschritte im Vertragsmanagement können digitale Systeme problemlos abbilden. Ganz gleich, ob sie auf standardisierten Out of the Box oder auf individualisierbaren Lösungen basieren.

Digitales Vertragsmanagement senkt die Fehleranfälligkeit – insbesondere dann, wenn es um die Erstellung neuer oder um die Anpassung existierender Verträge geht. Hierbei kommen fertig vorformulierte – und von der Rechtsabteilung bereits freigegebene – Textelemente aus Vorlagen zum Einsatz. HR spart Zeit und minimiert Fehler.

Digitales Vertragsmanagement erhöht die Transparenz und das Tempo – insbesondere dann, wenn die vertrauensvolle Zusammenarbeit der Vertragspartner reibungslos abläuft. In einem Tool liegt das Vertragsdokument als Single Source of Truth zentral ab. Die über ein Rechtekonzept im Tool zugelassenen Vertragspartner können direkt darauf zugreifen und ihre Änderungen transparent einarbeiten. Auch eine digitale Unterschrift erhöht das Tempo im Freigabeprozess. HR kann hiermit den Recruitingprozess merklich beschleunigen.

Digitales Vertragsmanagement sichert und überwacht wichtige Fristen – insbesondere dann, wenn in den Verträgen Termine hinterlegt sind, die von den Vertragspartnern unbedingt eingehalten werden müssen. Ein Tool kann sämtliche dort abliegenden Verträge auf Fälligkeit von Aufgaben oder anstehende Fristen scannen und die betroffenen relevanten Personen dann automatisiert informieren. HR versäumt nie wieder eine Kündigungsfrist.

Digitales Vertragsmanagement bildet die Basis wichtiger unternehmerischer Entscheidungen – insbesondere dann, wenn das Tool in der Lage ist, Reportings und Analysen nach individuell frei wählbaren Kriterien zu erstellen. In einem Dashboard können die wichtigsten Daten grafisch dargestellt werden und Leistungsdaten aus mehreren Verträgen gleicher Art wie z.B. Dienstleistungsverträge abgerufen werden.

Digitales Vertragsmanagement sichert Daten langfristig – insbesondere dann, wenn in Unternehmen Verträge verloren gehen. Über ein digitales Tool lassen sich alle zentral abgelegten Vertragsdokument in Bruchteilen von Sekunden wiederfinden und dann auswerten. Ganz gleich, ob die Daten on premise oder in der Cloud liegen – die dann immer unbedingt DSGVO-konform sein sollten.

Speichern Sie alle Personaldaten zentral ab – damit jeder weiß, was wo abgelegt ist

Um einen Einstieg in das Vertragsmanagement zu erleichtern, können Sie in einem ersten Schritt mit einer Vorlage in Excel arbeiten. Natürlich stehen Ihnen dort die entsprechenden Filtermöglichkeiten und Formeln zur Verfügung. Eine Software zum Vertragsmanagement ist um ein Vielfaches mächtiger und effektiver, weil sie einen erheblichen Teil der administrativen Arbeiten automatisiert und Ihnen damit abnimmt.