Spesenabrechnung in der Schweiz: Ein umfassender Leitfaden für HR-Manager und Führungskräfte

Wenn Mitarbeitende aus beruflichen Gründen reisen, essen gehen oder für den Transport bezahlen, entstehen ihnen Kosten. Diese können sie später in der Spesenabrechnung geltend machen. So bekommen sie von ihren Arbeitgebenden die in Vorleistung erbrachten Ausgaben zurückgezahlt. Spesen werden gegen Beleg im Spesenformular und nach Spesenereignis abgerechnet (§ 65 Abs. 1 VVO).

• Verpflegungsmehraufwand: Essen, Getränke und weitere Kleinigkeiten

• Unterkunft: Hotel, Ferienwohnung, B&B etc.

• Transport- oder Fahrtkosten: Benzinkosten, Mietwagen, Bahn, Flugzeug, Bus, Taxi etc.

• Sonstige Kosten: Handygebühren, Parkgebühren, Kosten für berufliche Veranstaltungen, Repräsentationskosten, Toilettengebühren

Unternehmen sind zur Dokumentation und Verbuchung dieser Kosten verpflichtet. Mitarbeitenden müssen diese ausgelegten Kosten erstattet werden. Es wird zwischen Spesenabrechnung und Spesenpauschale unterschieden.

In der Schweiz wird zwischen Spesenabrechnung und Spesenpauschale unterschieden. 

All jene Spesen, die gegen Beleg erstattet werden können, gehören in die Spesenabrechnung. Über die Spesenabrechnung werden Ausgaben durch Mitarbeitende genau und transparent dokumentiert und fair ausgezahlt. In die Spesenabrechnung gehören Originalbelege, beispielsweise Belege für Hotelübernachtungen und Geschäftsessen. Sie können als Ertragsminderung im Unternehmen geltend gemacht werden.

Spesenpauschalen sind pauschale Zahlungen, die ohne Belege getätigt werden oder keine Belege voraussetzen. Diese Zahlungen gelten für Ausgaben, die Mitarbeitenden voraussichtlich regelmässig im Berufsalltag entstehen. Die Direktionen und die obersten kantonalen Gerichte oder die von ihnen ermächtigten Amtsstellen in der Schweiz legen für Berufsgruppen und/oder für Mitarbeitende bestimmte Spesenpauschalen fest (§ 65 Abs. 2 VVO). Spesenpauschalen vereinfachen die Abrechnung bzw. administrative Arbeit von wiederkehrenden Spesen.

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Für eine korrekte Spesenabrechnung gilt es, einige rechtliche Aspekte zu beachten. Diese basieren in der Schweiz vor allem auf § 73 VVO (Verordnung über die Verrechnungssteuer). Das Unternehmen muss Belege gut leserlich zehn Jahre aufbewahren, am besten digital. Belege und Angaben für die Spesenabrechnung müssen am Ende jedes Monats eingereicht werden. Unternehmen sind verpflichtet, Arbeitnehmenden alle Ausgaben, die ihnen im beruflichen Kontext entstehen, zurückzuzahlen. Diese Ausgaben müssen allerdings nach BGE 131 III 439 E 5.1 notwendig sein, um als Spesen zu gelten.

Kosten für Aus- und Weiterbildung sowie Arbeitskleidung zählen üblicherweise nicht zu den Spesen. Individuelle Fälle können hiervon abweichen und müssen intern festgelegt werden.

Normalerweise übernimmt das Rechnungswesen die Spesenabrechnung im Unternehmen. Eine sorgfältige und detailgenaue Spesenabrechnung lohnt sich auf lange Sicht. Wie geht die Spesenabrechnung Schritt für Schritt und wie können Fehler vermieden werden?

• Belege nummerieren und mit Datum versehen

• Bezeichnung angeben, beispielsweise «Unterkunft»

• Grund angeben, beispielsweise «Geschäftsreise»

• Bei Autofahrten: Anzahl der Kilometer und festgesetzte Kosten pro Kilometer (z. B. 80 km, CHF 0.70) und Fahrtkosten angeben (von Abfahrts- bis Zielort)

• Angabe von Datum und Unterschrift des Mitarbeitenden, Unterschrift der Vorgesetzten

• Belege physisch und/oder digital aufbewahren

• Fremdwährungskurs immer angeben: Denken Sie daran, den Fremdwährungskurs mit anzugeben, wenn die Auslagen in einer Fremdwährung bezahlt wurden.

• Überprüfungen: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Belege mehrmals zu kontrollieren, wenn diese abgegeben werden. Sie können ausserdem Kontrollverfahren im Unternehmen implementieren, um alle Belege regelmässig zu kontrollieren und Ausgaben im Blick zu behalten. 

• Klare Richtlinien: Setzen Sie im Unternehmen klare Regeln für Mitarbeitende, Vorgesetzte und das Rechnungswesen, damit alle Belege einheitlich und unmissverständlich behandelt werden. Schulungen und Workshops können hierbei helfen. Zu den Richtlinien kann es im Übrigen auch gehören, dass Mitarbeitende angehalten werden, leserlich zu schreiben. 

• Zeitnahe Auszahlungen: Sorgen Sie dafür, dass Sie Mitarbeitenden die Auslagen zeitnah und regelmässig erstatten.

• Digitalisierung: Digitalisieren Sie die Belege zusätzlich. So haben Sie auch nach zehn Jahren noch Zugriff auf gut leserliche Belege.

Angenommen, eine Mitarbeiterin besucht eine zweitägige arbeitsbezogene Konferenz in einer anderen Stadt. Sie hat Ausgaben für den Flug, die Taxifahrt, das Geschäftsessen und das Hotel. 

Diese Quittungen bewahrt sie physisch und/oder digital auf: 

• Tickets für Flüge mit Ticketpreis

• Beleg des Taxis für die Taxifahrt

• Beleg des Restaurants für das Essen

• Hotelrechnung für zwei Übernachtungen

Die Mitarbeiterin füllt das Spesenformular mit jeweiligem Datum und Grund etc. aus. Diese Belege und das Formular übergibt sie der Buchhaltung, die diese im Rahmen der Spesenabrechnung überprüft. Nach Unterschrift der Mitarbeiterin und des Vorgesetzten werden die Spesen verbucht und der Mitarbeiterin auf ihr Konto überwiesen.

Die digitale Spesenabrechnung wird immer beliebter. Das liegt vor allem daran, dass mit ihr weniger Flüchtigkeitsfehler entstehen und sie die Vorgänge deutlich vereinfacht und beschleunigt. Digitale Spesenabrechnungen automatisieren ausserdem die Erfassung, Bearbeitung und Überprüfung von Belegen. Sie sind aber nicht nur eine grosse Hilfe in der direkten Spesenabrechnung, sondern auch in der langfristigen Analyse. Unternehmen können unregelmässige oder gar betrügerische Ausgaben schneller erkennen und letztlich vermeiden. Eine digitale Spesenabrechnung sorgt zudem dafür, dass Mitarbeitenden Auslagen schneller ausgezahlt werden können.

Die Spesenabrechnung im Unternehmen sorgt für eine ordentliche Auszahlung von Ausgaben, die Mitarbeitenden im betrieblichen Kontext entstehen. Effiziente Prozesse und digitale Lösungen gewährleisten eine faire Verbuchung und schnelle Auszahlung.

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Für eine korrekte Spesenabrechnung müssen Rechnungen und Quittungen, Kreditkartenabrechnungen (wenn relevant), Kilometergeldabrechnungen, Reisekostenabrechnung, etwaige weitere Auslagen und das Spesenformular vorliegen.

In den meisten Unternehmen kümmert sich das Rechnungswesen um die Spesenabrechnung. Mitarbeitende müssen allerdings dafür sorgen, dass die Belege vorliegen.

Eine digitale Lösung automatisiert die Prozesse. Dazu gehört die Erfassung von Belegen, die korrekte Verbuchung und die Auszahlung der Spesen. Digitale Lösungen sind weniger anfällig für Flüchtigkeitsfehler. Sie ermöglichen zudem auf lange Sicht eine sorgfältige Analyse der Kosten im Unternehmen. Damit sind sie schneller und effektiver.

Nein. Lohn ist das Entgelt für die im Unternehmen erbrachte Arbeit. Spesen dagegen werden Arbeitnehmenden für bereits ausgelegte Kosten, die im Kontext der Arbeit gezahlt werden, zurückerstattet.