7 Tipps für Ihr Remote Onboarding

Für viele ist die momentane Home-Office-Quarantäne eine angespannte Situation. Wie wirkt sich die Krise auf die Wirtschaftlichkeit des neuen Unternehmens und der eigenen Arbeit aus? Bleibt das Arbeitsverhältnis überhaupt bestehen? Um Neueinsteigern diese Ängste zu nehmen, ist es ist wichtig, dass HR in engem Austausch mit den neuen Kollegen steht und die aktuelle Sachlage offen kommuniziert.

Optimalerweise können Sie Ihren neuen Mitarbeitern die Sorgen früh nehmen. Verschicken Sie oder der Geschäftsführer zum Beispiel eine E-Mail oder eine Video-Nachricht, in der Sie auf die wichtigsten Fragen eingehen und betonen, dass das Unternehmen sich auf die Neustarter freut.

Für die neuen Kollegen macht einen unglaublichen Unterschied, ob man bereits vor Tag eins mit offenen Armen empfangen wird oder im Dunklen tappt, bis man anfängt.

HR-Expertengespräch: Die besten Tipps fürs "Remote Onboarding"

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Weitere Tipps für HR, um in dieser Krisenzeit zu glänzen, finden Sie in auf unserer HR Expert Hub Seite.

Optimalerweise sollten sämtliche Software und Tools (inkl. VPN-Zugang) bereits im Vorfeld auf den Laptops der Neustarter installiert sein, denn von zu Hause aus können sie nicht eben an die Tür der internen IT klopfen.

Verschicken Sie nötige Hardware wie Laptops, Maus, Tastatur und Kopfhörer (wichtig für die Online-Meetings) per Post oder Kurier. Achten Sie hier darauf, die Pakete rechtzeitig loszuschicken, da es vor allem bei der Post während der momentan Lage zu verzögerten Lieferungen kommen kann.

Nicht jeder ist daran gewöhnt, ortsunabhängig zu arbeiten. Fragen Sie vor dem ersten Tag also immer nach, wie vertraut Ihre neuen Mitarbeiter mit Meeting- und Chat-Tools wie Google Hangouts, Zoom, Slack & Co. sind.

Organisieren Sie Training-Sessions mit allen Neustartern vor dem ersten Arbeitstag, damit sie alle Online-Einführungstermine mitmachen können, oder erstellen Sie Leitfäden, die durch die wichtigsten Funktionen der Tools führen.

Kommunikation ist nicht nur vor dem Start wichtig, um Sorgen und Ängste zu nehmen. Auch zum Start sollten Sie, Führungskräfte und Kollegen den Austausch mit neuen Kollegen suchen – so oft wie möglich. Denn während man normalerweise von strahlenden Kollegen begrüßt wird, steht da nun ein nüchterner Laptop.

Fördern Sie mit virtuellen Kaffeepausen, Mittagessen oder After-Work-Bieren den Austausch im Team. Diese können Sie selbst arrangieren, das Team darum bitten oder auch den Neustarter selbst Kennenlerntermine einstellen lassen (sofern er die wichtigsten Kontakte kennt).

Über Tools wie Wellbeing Warrior können Sie zudem abteilungsübergreifendes Kennenlernen unterstützen. Hier werden Mitarbeitern Kollegen per Zufallsprinzip für eine virtuelle Kaffeepause oder ein gemeinsames Lunch vorgeschlagen.

Ob Remote oder persönlich: Bei Personio haben wir ein Onboarding-Buddy-Programm, das Neustartern beim Ankommen hilft. Neue Kollegen bekommen einen bestehenden Mitarbeiter als "Buddy” an die Hand, der diesen mit Rat, Tat und sonstigen Superkräften zur Seite steht.

In einem Remote-Setup ist so eine Bezugsperson im neuen Unternehmen Gold wert. Sie ist nicht nur direkter undemotionaler Begleiter während des Starts, sondern stellt auch andere Teams vor und führt in die Unternehmenskultur ein – was remote viel schwieriger als in Persona ist. Doch ein Kollege aus derselben Hierarchie-Ebene kann am besten vermitteln, wofür das Unternehmen steht, was es ausmacht und wie das Arbeiten dort ist.

Sie merken es schon: Das Thema Kommunikation zieht sich wie ein roter Faden durch das Remote Onboarding. In den ersten Tagen ist trotz räumlicher Distanz viel los und viele Eindrücke müssen verarbeitet werden. Helfen Sie Neustartern, indem Sie immer ein offenes Ohr haben und schnell auf Fragen reagieren.

Stellen Sie zum Beispiel kurze Termine zum Austausch ein. Das können 15 Minuten alle zwei Tage sein, aber in diesen 15 Minuten haben Sie die Chance, offene Fragen und Sorgen zu klären. Das zeigt dem neuen Mitarbeiter, wie viel Ihnen an ihm liegt, wodurch Sie wiederum einen entscheidenden – positiven – Eindruck im Onboarding hinterlassen.

Eine weitere Herausforderung beim Remote Onboarding ist die Motivation. Im Büro wird man durch andere Neustarter und Kollegen beflügelt. Diese zufälligen Situationen fallen zu Hause weg.

Wirken Sie dem entgegen, indem Sie Neustartern im gesamten Remote-Onboarding-Prozess Ihre Wertschätzung zeigen. Das kann eine Goodie-Bag mit Unternehmens-Merchandise vor dem Start sein, regelmäßige Check-Ins sowie Team-Chats und auch ein strukturierter Onboarding-Prozess.

Geben Sie neuen Mitarbeitern ein gutes Gefühl und zeigen Sie, dass Sie sich Gedanken um sie gemacht haben. So begeistern Sie Ihre neuen Mitarbeiter und regen Sie an, direkt zu Beginn ihr Bestes zu geben.

Für manche Unternehmen ist die Arbeit von zu Hause nur vorübergehend, aber Experten schätzen, dass das Remote-Setup auch in Zukunft immer stärker zur Normalität gehören wird – allein schon, weil das günstiger für Unternehmen ist. Bereiten Sie sich auf diese Änderungen vor, indem Sie Ihre Prozesse, z. B. das Onboarding, auch ortsunabhängig möglich machen.