Reisekostenabrechnung & Reisekosten 2024

Unter Reisekosten fallen zahlreiche Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen. Darunter fallen beispielsweise:

• Fahrtkosten (Auto, Bahn, Flugzeug etc.)

• Übernachtung

• Verpflegungsmehraufwand 

• Reisenebenkosten

Allerdings können nicht alle Ausgaben im Rahmen einer Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden. Kosten, die Reisende selbst tragen, umfassen unter anderem Bußgelder, privates Zusatzgepäck oder Freizeitbeschäftigungen.

Reisekostenrichtlinien – das gehört hinein!

Die Reisekosten trägt üblicherweise der Arbeitgeber. Sie werden von ihm als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt. 

In einigen Fällen kommt der Arbeitgeber nicht für die entstandenen Reisekosten auf, z. B. wenn die Entfernung von der Wohnung zur Auswärtstätigkeit kürzer als zum Büro ist. In diesem Fall haben Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, angefallene Reisekosten über die Einkommensteuer als Werbungskosten steuerlich abzusetzen. Wichtig hierfür ist, alle Belege – wie z. B. Tankquittungen, Fahrtenbuch, Hotelrechnungen oder Tickets für die öffentlichen Verkehrsmittel – aufzubewahren und mitzuschicken.

In der Reisekostenabrechnung werden alle im Rahmen einer Geschäftsreise angefallenen Kosten übersichtlich aufgelistet. Eine lückenlose Dokumentation ist dabei nicht nur für die interne Abrechnung relevant. Wird das Unternehmen beispielsweise einer Finanzprüfung unterzogen, gilt es, eine akkurate Reisekostenabrechnung inklusive erforderlicher Belege vorzulegen. 

Im Rahmen der Reisekostenabrechnung finden gegebenenfalls auch Pauschalen wie die Verpflegungsmehraufwands- und die Übernachtungspauschale Berücksichtigung.

Grundsätzlich gibt es für die Reisekostenabrechnung keine formalen Vorgaben. Sie erfordert aus gesetzlicher Sicht weder eine Unterschrift noch ein bestimmtes Formular. Das bedeutet, dass Sie Ihre Reisekostenabrechnung rein theoretisch handschriftlich auf einem Blatt Papier durchführen dürfen. Trotzdem empfiehlt sich, alleine aus praktischen Überlegungen heraus, die Verwendung eines Vordrucks. Denn ein vorgegebenes Formular erleichtert die Prüfung durch die Buchhaltung und verhindert unnötige Fehler.

Vor allem in Unternehmen, bei denen Dienstreisen zum Alltag zählen, erfolgt die Reisekostenabrechnung in aller Regel automatisiert. Das reduziert die Fehlerquote und vereinfacht die Reisekostenabrechnung einschließlich der involvierten Prozesse maßgeblich.

Ist eine eigens dafür entwickelte Software nicht rentabel, da Dienstreisen selten vorkommen oder nur maximal drei bis vier Mitarbeiter:innen im Unternehmen tätig sind, erweist sich eine Excel-Vorlage mit integrierten Formular- und Formelfeldern als hilfreich. Einmal erstellt, sparen Sie damit Zeit und gewährleisten korrekte Ergebnisse.

Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn Sie bzw. Mitarbeiter:innen eine Dienstreise antreten – also eine Tätigkeit für das Unternehmen außerhalb der festen Arbeitsstätte ausführen – und die damit verbundenen Kosten abgesetzt werden sollen.

Allerdings ist zu berücksichtigen, dass nicht jede auswärtige Tätigkeit als Dienstreise bewertet wird. Besuchen Sie beispielsweise ein zwei Kilometer von der festen Arbeitsstätte entferntes Kundenbüro, handelt es sich um eine reine Auswärtstätigkeit – ohne Anspruch auf Erstattung von Reisekosten. Als Dienstreise gilt eine Auswärtstätigkeit vorwiegend, sobald das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

Typische Gründe für Dienstreisen:

• Kundentermine außerhalb der Stadtgrenze

• persönliche Kontakte zu Geschäftspartner:innen

• Reisen zu unternehmenseigenen Niederlassungen

• Besuch von Messen, Schulungen oder Tagungen

Die Fahrt zu Niederlassungen des eigenen Unternehmens wird nur dann als Dienstreise akzeptiert, wenn die Wegstrecke zwischen Wohnort und Niederlassung weiter ist als der Weg zur festen Arbeitsstätte. Unter dieser Voraussetzung gilt die Wegzeit als Arbeitszeit. In der Folge können Arbeitnehmer:innen die Fahrtkosten per Reisekostenabrechnung geltend machen.

Auswärtsaufenthalte über einen Zeitraum von mehr als drei Monaten zählen nicht als Dienstreise. In diesem Fall erkennt das Finanzamt die Abrechnung von Reisekosten für maximal drei Monate an. Nach Ablauf dieses Zeitraums erhält die Arbeitsstätte den Status einer regelmäßigen Arbeitsstätte. Diese Situation tritt jedoch nicht ein, wenn sich Arbeitnehmer:innen innerhalb dieses Zeitraums an mehreren Arbeitsstätten aufhalten. Ein typisches Beispiel stellt der Montagedienst dar, bei dem die Tätigkeit jeden Monat an einem anderen Ort ausgeübt wird.

Vorlage zur Reisekostenabrechnung

Mit dieser Excel-Vorlage fassen Sie alle Informationen schnell und übersichtlich zusammen und sorgen für eine reibungslose Abrechnung.

Unter Zuhilfenahme einer Vorlage für die Reisekostenabrechnung ist die Auflistung der angefallenen Reisekosten ruckzuck erledigt. Dies kann beispielsweise wie folgt aussehen: 

Unternehmensangaben

Musterunternehmen

Musterstraße 5

54321 Musterort 

Mitarbeiterangaben

Max Mustermann

Musterstraße 8, Musterort

Musterabteilung 2

Angabe zum Reiseverlauf

Abfahrt: 01.02.2024, 15 Uhr

Rückkehr: 03.02.2024, 14 Uhr

Reisedauer: 47 Stunden

Reiseziel: Hamburg

Beförderung: Zug

Reisegrund: Besuch von Geschäftspartnerin

Angefallene Kosten

• Übernachtungskosten: 200 €

• Verpflegungsmehraufwand: 14 € + 28 € + 14 €

• Abzüge für inkludierte Mahlzeiten: – 6,40 – 6,40 €

• Reisenebenkosten: keine

• Fahrtkosten: 79,98 €

Gesamte Reisekosten: 324,78 €

Die Reisekostenabrechnung wird anschließend sowohl von den Dienstreisenden als auch vom Arbeitgeber unterschrieben.

Um Arbeitnehmenden die Reisekosten zu erstatten, benötigen Sie die entsprechenden Rechnungen, Quittungen etc. Erst dann können Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Kosten lohnsteuerfrei zurückzahlen. Folgende Kosten werden in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht:

• Fahrtkosten mit Auto, Bahn oder Flugzeug; dazu zählen auch Mietwagen, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel und Maut- sowie Parkgebühren

• Übernachtungskosten

• Verpflegungsmehraufwand

• Reisenebenkosten

• Telefon- und Internetkosten

Reisen Mitarbeitende mit der Bahn oder dem Flugzeug, übernimmt der Arbeitgeber ausschließlich den Ticketpreis in der im Vorfeld vereinbarten Komfortklasse. Wird Arbeitnehmenden beispielsweise zugesichert, dass sie mit der Bahn grundsätzlich erster Klasse reisen dürfen, können sie diese Kosten gegen Vorlage des Tickets geltend machen. 

Gibt das Unternehmen eine Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln vor und Angestellte nutzen das Auto, haben diese in der Folge ausschließlich Anspruch auf die üblichen Kosten für Bahn oder Flugzeug, nicht jedoch auf Kilometergeld für das Auto.

Bei den Fahrtkosten für Pkw gibt es drei verschiedene Möglichkeiten der Berechnung. Die unkomplizierteste Form ist die Erstattung einer Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent pro Kilometer (Stand 2024). Für die Jahre 2021 bis 2026 ab dem 21. Kilometer, erhöht sich die Entfernungspauschale auf 0,35 € und ab 2024 auf 0,38 €. Für Mitfahrer:innen erfolgt seit 2015 keine Vergütung mehr.

Alternativ kann der tatsächliche Aufwand oder ein fahrzeugindividueller Kilometersatz erstattet werden. In diesen beiden Fällen ist das Führen eines Fahrtenbuchs Voraussetzung.

Für die Erstattung der Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe muss das Fahrtenbuch detaillierte Informationen über die Gesamtkosten, die Jahresfahrleistung sowie die beruflich gefahrenen Kilometer enthalten. Der Einzelnachweis für den fahrzeugindividuellen Kilometersatz erfolgt in der Regel über einen Zeitraum von zwölf Monaten.

Übernachten Angestellte während einer Dienstreise im Hotel, erstattet das Unternehmen diese Kosten innerhalb des vereinbarten Kostenrahmens – vorausgesetzt, die Hotelrechnung wurde nicht bereits vom Unternehmen über eine unternehmenseigene Kreditkarte oder per Unternehmensüberweisung bezahlt.

Achten Sie zudem darauf, dass die Kosten für das Frühstück (bzw. für Halb- oder Vollpension) auf der Rechnung separat ausgewiesen werden. Diese sind nämlich nicht im Rahmen der Übernachtungskosten zu erstatten, sondern über die Verpflegungsmehraufwandspauschale abzugelten.

Alternativ besteht die Möglichkeit, eine Übernachtungspauschale anzuwenden. Innerhalb Deutschlands beträgt diese 20 Euro, im Ausland ist sie länderspezifisch geregelt und meist deutlich höher angesetzt. Da die Hotelkosten in Deutschland regelmäßig 20 Euro übersteigen, kommt die Inlandspauschale nur selten zum Einsatz.

Das für viele Dienstreisende komplizierteste Thema stellt der Verpflegungsmehraufwand dar. Dieser dient als Kostenersatz für Aufwendungen für Essen und Getränke und unterliegt einer Staffelung. Die folgenden Pauschbeträge (im Alltagsgebrauch auch Reisekostenpauschale genannt) sind ausschließlich für Inlandsreisen gültig.

Die kleine Pauschale wird sowohl bei Dienstreisen mit einer Dauer von 8 bis 24 Stunden benutzt als auch für den An- und Abreisetag von mehrtägigen Dienstreisen. Gut zu wissen: Der Bundesrat verweigerte am 24.11.2023 seine Zustimmung zum Wachstumschancengesetz und rief den Vermittlungsausschuss an. Erst nach Abschluss der Verhandlungen des Vermittlungsausschusses können die Regelungen für 2024 in Kraft treten:

So könnte die Berechnung für den Verpflegungsmehraufwand bei einer viertägigen Dienstreise aussehen:

Tag 1: Anreisetag 15:00 bis 24:00 Uhr – 14,00 Euro 

Tag 2: Meetings 00:00 bis 24:00 Uhr – 28,00 Euro

Tag 3: Kundenbesuche 00:00 bis 24:00 Uhr – 28,00 Euro

Tag 4: Abreisetag 00:00 bis 15:00 Uhr – 14,00 Euro

Unbereinigter Verpflegungsmehraufwand gesamt: 84,00 Euro

Bevor Sie die im Beispiel berechnete Summe in die Reisekostenabrechnung eintragen, berücksichtigen Sie noch im Hotelpreis inkludiertes Frühstück und eventuelle Einladungen zum Mittag- oder Abendessen. In dieser Situation muss der Verpflegungsmehraufwand entsprechend bereinigt werden.

• Frühstück im Hotelpreis inbegriffen oder anderweitige Kostenübernahme: Kürzung der Pauschale um 20 Prozent der großen Verpflegungspauschale

• Einladung zum Essen, Seminar mit Verpflegung usw.: Kürzung der Pauschale um 40 Prozent der großen Verpflegungspauschale

Ist also das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen und ein:e Geschäftspartner:in lädt zum Abendessen ein, verkürzt dies die Verpflegungspauschale für 24 Stunden um 60 Prozent. Dies gilt auch dann, wenn eine inkludierte Mahlzeit nicht wahrgenommen wurde.

Für Auslandsreisen gestaltet sich die Kostenerstattung etwas komplexer. Obwohl es auch hier die kleine und große Pauschale gibt, unterscheidet sich diese abhängig vom Reiseziel. So bemisst sich die große Pauschale für eine Dienstreise nach Ägypten im Jahr 2024 auf 50 Euro; führt die Dienstreise hingegen nach Estland, sind es nur 29 Euro. Für China muss der Arbeitgeber, abhängig vom genauen Ziel, zwischen 30 und 71 Euro erstatten.

Auch die Übernachtungspauschalen für Dienstreisen ins Ausland sind an die landestypischen bzw. regionalen Kosten angepasst. So beträgt die Pauschale für die Übernachtung in Andorra 91 Euro; für Tokio 285 Euro.

Die aktuellen Länderübersichten mit der Auflistung aller gültigen Pauschalen (Stand 2024) werden jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.

Zusätzlich zu den Fahrt- und Übernachtungskosten erstatten Arbeitgeber in der Regel weitere im Zusammenhang mit der Reise und deren Zweck entstandene Kosten. Zu den möglichen Reisenebenkosten zählen:

• Park- oder Mautgebühren

• Gebühren für dienstliche Telefonate

• Eintritte im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

• Gepäckaufbewahrungsgebühren

• Verluste beim An- und Verkauf von Devisen

• Reisegepäckschäden

• Schadenersatz im Rahmen eines Verkehrsunfalls

• Diebstahl von beruflichen Gegenständen oder privaten Gegenständen, die für berufliche Zwecke mitgenommen wurden

• Diebstahl persönlicher und nötiger Reisegegenstände

Von der Hotelrechnung bis zum Parkschein sollten also alle Belege aufbewahrt werden. Ist kein Beleg verfügbar, gilt es, einen Eigenbeleg zu erstellen. Dieser muss alle wichtigen Informationen sowie den Ort und das genaue Datum enthalten.

Nach der Eintragung der angefallenen Kosten in die Reisekostenabrechnung werden die entsprechenden Belege beigefügt. Nun kann die Reisekostenabrechnung von der zuständigen Stelle im Unternehmen bearbeitet werden.

In einer Reisekostenabrechnung werden zahlreiche Kostenpunkte einer Dienstreise aufgeführt. Dazu gehören Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Fahrtkosten, Reisenebenkosten sowie Telefon- und Internetkosten.

Unter Spesen versteht man all jene Ausgaben, die Arbeitnehmende während einer Dienstreise auslegen und anschließend vom Arbeitgeber zurückerstattet bekommen können. Reisekosten hingegen werden mitunter auch schon im Vorfeld vom Arbeitgeber getragen.

Nach Annahme einer Steuererklärung durch das zuständige Finanzamt erweist es sich in der Regel als schwierig, weitere Kostenpunkte geltend zu machen. Die Erstellung einer rückwirkenden Reisekostenabrechnung macht faktisch also nur für die Jahre Sinn, für die noch kein Steuerbescheid vorliegt.