Referenzschreiben: Aufbau, Inhalt und Beispiele

In Referenzschreiben berichten Referenzgebende, häufig ehemalige Arbeitgeber, Vorgesetzte oder Kunden, über die Arbeitsweise, Leistungen und Persönlichkeit von Bewerbenden. Im Gegensatz zum Empfehlungsschreiben dient das Referenzschreiben als allgemeines Aushängeschild. Da es nicht speziell auf eine vakante Stelle hin formuliert wird, fehlen ihm sowohl Adressaten als auch feste inhaltliche Vorgaben. Das hat jedoch für die Bewerber:innen den Vorteil, dass sie es bei Bedarf immer wieder einsetzen können.

Tipp: Ein Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm hat einen ganz ähnlichen Effekt wie ein Definition: Referenzschreiben 

In Referenzschreiben berichten Referenzgebende, häufig ehemalige Arbeitgeber, Vorgesetzte oder Kunden, über die Arbeitsweise, Leistungen und Persönlichkeit von Bewerbenden. Im Gegensatz zum Empfehlungsschreiben dient das Referenzschreiben als allgemeines Aushängeschild. Da es nicht speziell auf eine vakante Stelle hin formuliert wird, fehlen ihm sowohl Adressaten als auch feste inhaltliche Vorgaben. Das hat jedoch für die Bewerber:innen den Vorteil, dass sie es bei Bedarf immer wieder einsetzen können.

Tipp: Ein Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm hat einen ganz ähnlichen Effekt wie ein Referenzschreiben. 

Die Länge eines Referenzschreibens sollte auf eine DIN-A4-Seite beschränkt sein. Zudem sollte das Schreiben aus kurzen, prägnanten Sätzen bestehen und in die folgenden Abschnitte untergliedert werden:

• Briefkopf mit Ort und Datum sowie allen wichtigen Angaben zum/zur Referenzgebenden (Vor- und Zuname, Unternehmenszugehörigkeit, Adresse, Telefonnummer)

• Erster Absatz: Kurzvorstellung des Verfassers/der Verfasserin und Darstellung der Beziehung zum/zur Bewerbenden

• Zweiter Absatz: Schlüsselqualifikationenund beruflicher Werdegang des/der Bewerbenden – Abschlüsse, Weiterbildungen und Lehrgänge – bisheriges Tätigkeitsfeld – Führungsqualitäten – individuelle Erfolge

• Dritter Absatz: Subjektive Einschätzung – Teamfähigkeit – Arbeitseinsatz und Motivation – Lernbereitschaft

• Schlusswort mit Grußformel, Erlaubnis für Rückfragen und Unterschrift 

Darf ein Referenzschreiben Persönlichkeit mitbringen? Natürlich, eine angemessene Portion Persönlichkeit hebt ein Referenzschreiben aus einer größeren Menge an Referenzschreiben hervor. Aber wichtig: Auch wenn ein Referenzschreiben unterm Strich persönliche Ansichten widerspiegelt, sollte die Schreibweise sachlich und neutral bleiben. Übertriebenes Lob, inhaltsleereAdjektive und langatmiges Ausschweifen nehmen dem Schreiben an Seriosität und lassen leicht Zweifel an der neutralen Position der Referenzgeber aufkommen.

Gut zu wissen: Auch wenn grundsätzlich keine formellen Vorschriften für ein Referenzschreiben bestehen, verhilft eine übersichtliche Formatierung ohne Frage zu einem positiven Eindruck. Deshalb sollten Sie sich für eine gängige Schriftart entscheiden, einen eineinhalbfachen Zeilenabstand wählen und den Textblock (mit Ausnahme von Ort und Datum) linksbündig positionieren.

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Referenzschreiben erleichtern den Bewerbungsprozess – und zwar für beide Seiten. Sowohl Bewerber:innen als auch potenzielle Arbeitgeber mitsamt Personalverwaltern und HR profitieren von einem professionell verfassten Referenzschreiben. 

Der Erfolg eines Unternehmens basiert einerseits auf den Kompetenzen eines jeden Einzelnen und hängt andererseits davon ab, wie ökonomisch es geführt wird. Im Einstellungsprozess vereinen sich diese beiden Komponenten zu einem entscheidenden Ganzen: Hier geht es nicht nur darum, freie Stellen mit möglichst passenden Mitarbeitenden zu besetzen, sondern auch darum, dies mit einem möglichst geringen Zeitaufwand zu bewerkstelligen. Oftmals reicht die Zeit nicht aus, um alle Bewerber:innen zu einem persönlichen Gespräch zu bitten. Bei der Entscheidung darüber, wer sich persönlich vorstellen darf, dienen Referenzschreiben als zuverlässige Orientierungshilfe.

Gut zu wissen: Die Anzahl der gewählten Referenzschreiben sagt einiges aus. Hängen Bewerber:innen den Bewerbungsunterlagen nur ein einziges an, ist anzunehmen, dass keine weiteren (positiven) Schreiben vorliegen, wohingegen eine ungewöhnlichhohe Anzahl von Referenzschreiben für eine mangelnde Auseinandersetzung mit der Stellenausschreibung sprechen kann.

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Als zufriedener früherer Arbeitgeber gehört es heutzutage zum guten Ton, scheidenden Arbeitnehmer:innen ein Referenzschreiben mit auf den Weg zu geben. Referenzschreiben öffnen den ehemaligen Angestellten neue Türen, denn sie …

• stechen hervor: Auch wenn Referenzschreiben inzwischen weit verbreitet sind, gelten sie keineswegs als selbstverständlich. Bewerber:innen mit Referenzschreiben erhöhen ihre Chance, von Beginn an einen positiven Eindruck zu hinterlassen. 

• zeigen Wertschätzung: Bewerber:innen, die mit positiven Referenzschreiben glänzen, beweisen auf diese Weise, dass sie frühere Arbeitgeber von sich und ihren Kompetenzen überzeugen konnten.

• lassen sich stellenabhängig kombinieren: Die meisten Bewerbenden sammeln über die Zeit ein Portfolio an Referenzschreiben an. Indem Bewerber:innen eine durchdachte Vorauswahl treffen, zeigen sie, dass sie sich mit der Stellenbeschreibung und den dort formulierten Anforderungen gründlich auseinandergesetzt haben.

• sprechen für sich: Sollten Bewerber:innen im Bewerbungsgespräch beispielsweise aus Nervosität vergessen, entscheidende Qualifikationen zu erwähnen, erfährt der potenzielle Arbeitgeber diese aus dem Referenzschreiben.

• machen fehlende Arbeitszeugnisse wett: Gerade Berufseinsteigende, Quereinsteigende, Auszubildende, Studierende oder Praktikant:innen haben oft wenig bis keine Berufserfahrung und dementsprechend mangelt es an aussagekräftigen Arbeitszeugnissen. Mithilfe von vielversprechenden Referenzschreiben kann der potenzielle Arbeitgeber abschätzen, welche Bewerber:innen welches Potenzial mitbringen.

In der Kurzform: Je ranghöher die Referenzgeber, desto wertvoller ist die Referenz. Das bedeutet allerdings keinesfalls, dass sich ausschließlich Geschäftsführer:innen oder Inhaber:innen als Referenzgeber eignen. Denn noch wichtiger als der Status ist die Beziehung zum Bewerbenden. Um einem Referenzschreiben einen glaubhaften Charakter zu verleihen, sollte für die späteren Empfänger klar nachvollziehbar sein, dass die Referenzgeber die Qualifikationen der Bewerbenden aus fachlicher sowie persönlicher Sicht auch tatsächlich einschätzen können. Ein Referenzschreiben stammt demnach im Optimalfall von:

• direkten Vorgesetzten

• Projektleiter:innen

• höhergestellten Kolleg:innen

• zufriedenen Kunden

• Mentor:innen

• Praktikumsbetreuer:innen

• Lehrer:innen, Professor:innen

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Während Arbeitszeugnisse Angestellten laut § 109 der Gewerbeordnung und § 630 des BGB rechtmäßig zustehen, haben Selbstständige kein Anrecht auf eine schriftliche Bewertung ihrer Leistung. Aus diesem Grund sind Referenzschreiben für Freelancer:innen umso wichtiger. Auf der Basis einer gelungenen Zusammenarbeit bietet es sich an, die zufriedene Kundschaft um ein solches zu bitten. Referenzschreiben dienen Selbstständigen nicht nur dazu, neue Kunden zu gewinnen, sie sollten auch für einen möglichen späteren Eintritt ins Angestelltenverhältnis dokumentiert und gesammelt werden.

Vorname, Name Referenzgeber      Ort, Datum:          

Unternehmen Referenzgeber

Straße Hausnummer

PLZ Ort

Telefonnummer 

Referenzschreiben für ……………………………………………

………………………… war als ………………………… von …………… bis …………… für das Unternehmen ………………………… tätig. Als Geschäftsleitung freue ich mich, dieses Referenzschreiben für …………………………  verfassen zu dürfen. Unser Unternehmen ………………………… widmet sich der Erstellung von Flyern, Postern und Postkarten. Herr/Frau ………………………… war aufgrund seiner/ihrer Fotografenausbildung der Abteilung Fotografie zugewiesen und hat dort kontinuierlich hervorragende Arbeit geleistet. Er/Sie hat mit einem umfassenden Verständnis für die richtige Bildkomposition,Belichtung und Einstellungen geglänzt und konnte Anweisungen schnell umsetzen. 

Im Umgang mit Kolleg:innen sowie unserer Kundschaft punktete er/sie mit einem empathischen Auftreten, sodass ich von seiner/ihrer Eignung für eine zukünftige Führungsposition überzeugt bin. Mein Team und ich haben seine/ihre fachlichen Kompetenzen in jeder Hinsicht geschätzt. Ich bedauere, dass er/sie mein Unternehmen auf eigenen Wunsch verlässt und sich zu neuen beruflichen Herausforderungen aufmacht. Für seinen/ihren Weg wünsche ich ihm/ihr nur das Beste und kann ihn/sie für fotografische und ähnliche kreative Tätigkeitsfelder uneingeschränkt empfehlen. 

Mit freundlichen Grüßen 

Referenzschreiben sind für den Bewerbungsprozess von großem Wert. Im Rahmen eines Einstellungsprozesses sollten Sie die eingereichten Referenzschreiben jedoch nicht nur anhand ihrer bloßen Existenz, sondern vor allem hinsichtlich ihrer fachlichen Relevanz und der fachkompetenten Objektivität des Verfassers/der Verfasserin beurteilen. 

Während eine Empfehlung Bezug auf eine konkrete Stellenausschreibung nimmt, bezieht sich eine Referenz allgemein auf die Vorzüge und Qualifikationen der jeweiligen Bewerber:innen. 

Natürlich. Als Leitung einer (neuen) Firma ist es sinnvoll, zufriedene Kunden um Referenzschreiben zu bitten, die beispielsweise die Zuverlässigkeit bei der Lieferung, die Qualität der Dienstleistung oder die Professionalität des Kundenservices beschreiben.