Reboarding: Checkliste für Wiedereinstieg nach Corona oder Elternzeit

Vieles kann sich im Unternehmen ändern, wenn Mitarbeiter:innen längere Zeit abwesend waren, z. B. während der Elternzeit oder wenn sie zwischenzeitlich für einen anderen Arbeitgeber tätig waren, und dann zurückkehren. Reboarding unterstützt sie dabei, sich wieder im Job zurechtzufinden. Damit hat es Ähnlichkeiten zum Onboarding für neue Teammitglieder – mit dem Unterschied, dass hier die Personen nicht völlig neu sind.

Reboarding-Maßnahmen sollen den Rückkehrer:innen …

• den Wiedereinstieg erleichtern,

• Orientierung geben,

• wieder in das Team integrieren,

• fachliche Neuerungen in ihrem Aufgabenfeld vermitteln,

• helfen, ihr Wissen und ihre Skills wieder aufzufrischen.

Ziel ist, dass die Mitarbeiter:innen schnell wieder mit Prozessen, Tools, Regelungen und Ansprechpartner:innen vertraut werden, sodass sie erneut in ihrer Rolle durchstarten können.

Welche Reboarding-Maßnahmen sinnvoll sind, hängt individuell davon ab, wie lange die Person „raus“ war.

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„Der war doch nur ein Jahr weg.“

„Man ist doch immer noch im gleichen Unternehmen, wenn man das Team wechselt.“

„Sie war doch vor ihrem Jobwechsel Ewigkeiten bei uns – da muss sie ja noch alles in- und auswendig kennen.“

Das sind Annahmen, die Viele (auch in HR!) über Wiedereinstiege oder interne Wechsel haben. Doch dabei unterschätzt man gerne, welche kleinen und großen Veränderungen es im Team oder im Unternehmen über eine bestimmte Zeit hinweg geben kann. Viele davon sind einem ggf. gar nicht (mehr) bewusst, sorgen bei zurückkehrenden Kolleg:innen aber erst einmal für viele Fragezeichen.

Vor welchen Veränderungen Rückkehrende stehen können:

• Neue Prozesse:

  Jedes Unternehmen hat seine eigenen Abläufe und Strukturen – und oftmals sind diese nirgendwo formal festgehalten. Für neue Kolleg:innen bedeutet das, learning by doing und immer wieder fragen. Und auch bei einem Wiedereinstieg können frühere Prozesse überholt sein oder es gab

  Restrukturierungen

  , weswegen es sinnvoll ist, Kolleg:innen hier an die Hand zu nehmen.

• Veränderte Jobprofile:

  Was früher noch zum typischen Aufgabenfeld gehörte, hat sich durch neue Prozesse oder Digitalisierung vielleicht verändert, wird nun von anderen Abteilungen übernommen, ist weggefallen oder wurde durch neue Aufgaben ersetzt.

• Transformation der Unternehmenskultur:

  Insbesondere bei stark wachsenden oder jungen Unternehmen kann sich die

  Unternehmenskultur

  schnell verändern. Und auch bei etablierten Playern wurde vielleicht eine Transformation der Kultur in Gang gesetzt, um agiler und innovativer zu werden. Reboarding ist sinnvoll, damit sich Rückkehrer:innen nicht auf einmal fehl am Platz fühlen.

• Neue Unternehmensstrategie oder-ziele:

  Die Unternehmensstrategie gibt Angestellten Orientierung, worauf das Unternehmen ausgerichtet ist und was das „big picture“ hinter Projekten und Aufgaben ist. Daraus leiten sich idealerweise auch die Abteilungs- und Individualziele ab. Deswegen müssen Rückkehrer:innen über neue Strategien und Erwartungen Bescheid wissen.

• Andere Teammitglieder:

  Bei internen Wechseln haben es die betreffenden Mitarbeiter:innen auf einmal mit ganz neuen Kolleg:innen zu tun. Und auch wenn man in das alte Team zurückkehrt, kann es sein, dass in der Zwischenzeit viele gewechselt haben und man sich so doch in einem ganz neuen Team wiederfindet. Hier hilft Reboarding dabei anzukommen.

Sie sehen: Auch wenn es vermeintlich mit Aufwand verbunden ist, von einem strukturierten Reboarding können beide Seiten nur profitieren.

Das Reboarding ist sozusagen wie ein Neubeginn am Arbeitsplatz. Mitarbeiter:innen sind ggf. unsicher, wie sie sich einfinden werden und vielleicht sogar, ob der Job so überhaupt noch zu ihnen passt. Unternehmen haben hier die Chance, sich wieder als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und für den Job zu begeistern.

• Es steigert die Zufriedenheit der Kolleg:innen.

• Es erhöht die Mitarbeiterbindung.

• Es verringert die „Time-to-productivity“.

Diese Kennzahl misst, wie lange es dauert, bis Mitarbeiter:innen einsatzbereit und produktiv sind. Es ist die Zeit zwischen dem ersten Tag der Einstellung bzw. dem Wiedereinstieg und dem Zeitpunkt, an dem die Person ihre volle Produktivität erreicht.

Reboarding ist in Situationen sinnvoll, in denen Mitarbeiter:innen längere Zeit abwesend waren oder sich intern neu zurechtfinden müssen. Das sind Fälle, in denen HR-Verantwortliche ein Reboarding anstoßen sollten:

• Mutterschutz oder Elternzeit

• Längere Krankheit

• Sabbatical

• Rückkehr aus der Kurzarbeit

• Interner Jobwechsel

• Auslandsentsendung (sowohl zum Beginn des Einsatzes im anderen Land als auch bei der Rückkehr)

• Rückkehr nach dem Wechsel in ein anderes Unternehmen

Hier gilt: Je länger die Person abwesend war, desto umfangreicher sollten die Reboarding-Maßnahmen ausfallen. Idealerweise erstellen HR-Verantwortliche und die jeweilige Führungskraft einen individuellen Plan.

Die Wiedereingliederung nach Krankheit (auch „Hamburger Modell“) erleichtert Arbeitnehmer:innen den stufenweisen Wiedereinstieg in den Job. Sie kann bis zu sechs Monate dauern, dies entscheidet aber der Arzt im Einzelfall. Hier erfahren Sie mehr über das Thema.

Ein weiterer besonderer Fall, vor dem aktuell viele Unternehmen stehen, ist die Rückkehr aus einer kompletten Remote-Kultur durch Corona. Lassen Sie uns deswegen etwas detaillierter drauf schauen:

Die Rückkehr aus dem remote Arbeiten nach Corona ist vermeintlich kein Fall für Reboarding, schließlich haben die Mitarbeiter:innen „normal“ weitergearbeitet, hatten weiterhin Kontakt zu ihrem Team und sollten über die News-Kanäle des Unternehmens auch von allen wichtigen Veränderungen erfahren haben.

Und tatsächlich ist es kein klassischer Reboarding-Prozess. Doch während der Pandemie haben wir uns daran gewöhnt, digital zu kommunizieren und aus den eigenen vier Wänden zu arbeiten. Das war anfangs alles neu. Nun nach über zwei Jahren heißt es wieder, sich an eine neue Art des Arbeitens zu gewöhnen. Die Rückkehr ins Büro oder der Start einer hybriden Arbeitskultur definiert Prozesse, Regeln zu Arbeitsort und -weise, Kommunikation und Themen wie Community-Building neu. Und damit sich Mitarbeiter:innen in diesem neuen Setting zurechtfinden, braucht es ein zentral organisiertes Reboarding.

Eine weitere Besonderheit an diesem Reboarding: Es betrifft nicht nur einzelne Mitarbeiter:innen, wie es eigentlich beim Reboarding der Fall ist, sondern oftmals das gesamte Unternehmen. Und es hat globale Ausmaße: Auch wenn das „new normal“ überall anders aussehen wird, stehen die meisten Organisationen weltweit vor dieser Herausforderung.

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Dieser Reboarding-Prozess sollte …

• die Rückkehr ins Büro erleichtern bzw. beim Übergang in eine neue bspw. hybride Arbeitsweise begleiten,

• den Teamspirit, die Kommunikation und das Gemeinschaftsgefühl wiederherstellen bzw. fördern,

• die Bindungen zum Unternehmen und zwischen den Teammitgliedern stärken,

• dazu führen, dass sich die Mitarbeiter:innen wieder mit der Kultur, den Werten und der Vision der Organisation identifizieren.

Ein Fahrplan für das Corona-Reboarding sollte folgende Punkte beinhalten:

• Kommunizieren Sie neue Prozesse oder Richtlinien zu Ihrem künftigen Arbeitsmodell transparent und mit ausreichend Vorlauf.

• Holen Sie die Führungskräfte ins Boot: Jede Führungskraft sollte im Rahmen des Reboardings mit ihren Teammitgliedern sprechen und mögliche Bedenken oder die individuelle Situation klären. Außerdem sollten sie in ihrem Bereich Teambuilding-Aktivitäten initiieren, um die Teams wieder enger zusammenzubringen. Wichtig zu beachten: Viele Kolleg:innen sind in den letzten Jahren komplett remote ongeboardet worden und haben ihr Team vielleicht noch nie persönlich gesehen.

• Machen Sie die Unternehmenskultur vor Ort durch verschiedene Aktionen und Veranstaltungen erlebbar.

• Und ein ganz wichtiger Punkt beim Reboarding nach der Pandemie: Der Prozess sollte auch die Gesundheit der Mitarbeiter:innen sicherstellen und auf ihre Sicherheitsbedürfnisse eingehen.

Jetzt fragen Sie sich vielleicht, wie Sie generell einen guten Reboarding-Prozess aufsetzen und was Sie dabei beachten sollten. Mit diesen zehn Punkten gelingt Ihnen das erfolgreiche Reboarding:

Wenn möglich – bspw. bei einer Elternzeit oder einem Sabbatical – planen Sie das Reboarding schon vor der Auszeit und führen Sie dazu gemeinsame Gespräche mit der betreffenden Person und ihrer Führungskraft. Das gibt Perspektive. Klären Sie z. B.:

• Wie lange soll die Auszeit sein?

• Welche Trainings oder Schulungen kann und möchte die Person während ihrer Auszeit oder bei ihrer Rückkehr absolvieren?

• Wie regelmäßig wünscht sie sich Updates aus dem Unternehmen, um im Bilde zu bleiben?

• Weiß sie schon, in welchem Stundenumfang sie zurückkommen möchte?

• Halten Sie auch während der Abwesenheit Kontakt. Das gilt auch für erkrankte Kolleg:innen. Sie sollten nicht das Gefühl haben, vergessen zu werden.

• Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan für die Rückkehr. Beachten Sie dabei, die Maßnahmen über den gesamten Reboarding-Prozess zu verteilen und das rückkehrende Teammitglied nicht direkt in den ersten Tagen mit zu vielen Informationen zu überfordern.

• Stellen Sie Ressourcen und Informationsmaterial zusammen, wenn die Rückkehr bald bevorsteht. Inwiefern sich der oder die Mitarbeiter:in schon während der Abwesenheit informieren will, hängt von der individuellen Situation ab. Bauen Sie hier also keinen Druck auf.

• Bei internen Wechseln: Bringen Sie das neue Teammitglied frühzeitig mit den neuen Kolleg:innen in Kontakt.

• Melden Sie sich rechtzeitig bei dem oder der Kolleg:in zur Planung des ersten Tages nach der Abwesenheit und zum Ausblick auf die nächste Zeit. Idealerweise klären Sie in diesem Gespräch, wo er oder sie noch Unterstützung benötigt, ob es Unsicherheiten gibt und ob sich etwas im Vergleich zum initialen Reboarding-Gespräch verändert hat.

• Sorgen Sie am ersten Tag für ein schönes Willkommen.

• Schaffen Sie klare interne Kommunikationswege. Fördern Sie das Vertrauen des / der zurückkehrenden Mitarbeiter:in, indem Sie klare Erwartungen stellen und Versprechen von Anfang an einhalten.

• Beginnen Sie mit der Einarbeitung entsprechend des Plans, den Sie erstellt haben.

• Wenn sich das Team verändert hat, stellen Sie sich das neue Teammitglieder Kennenlerntermine mit dem oder der Rückkehrer:in machen.