RACI-Matrix: Alles, was Sie wissen müssen

Bei der RACI-Matrix handelt es sich um ein Projektmanagement-Tool, das dabei hilft, Projekte übersichtlich darzustellen und zu ordnen. Als Vorbereitung unterteilt man das Projekt zunächst in die anstehenden Aufgaben (x-Achse) und die beteiligten Personen (y-Achse) – die beiden Dimensionen der RACI-Matrix. Tipp: Anstatt einer Kombination aus Personen und Aufgaben können als Dimensionen zudem auch ganze Aufgabenbereiche und Rollen genutzt werden. Im nächsten Schritt wird jedem Personen-Aufgaben-Paar eine von vier Stufen zugewiesen:

• Responsible

• Accountable

• Consulted

• Informed

Anhand der ausgefüllten RACI-Matrix erkennt man auf einen Blick, wer in welchem Umfang an welchen Aufgaben des Projekts beteiligt ist. 

Gut zu wissen: Weitere Bezeichnungen für die RACI-Matrix sind RACI-Modell, RACI-Diagramm, RACI-Methode sowie RAM (Responsibility Assignment Matrix).

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Die Abgrenzung der jeweiligen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten ist nicht immer eindeutig. Damit die RACI-Matrix jedoch erfolgreich eingesetzt werden kann, ist es unabdingbar, die vier verschiedenen Stufen zu verstehen und die Differenzierung im Voraus nachvollziehbar festzulegen. Die verschiedenen Zuständigkeiten lassen sich folgendermaßen beschreiben:

Verantwortliche Personen führen die Arbeit unmittelbar aus. Im Regelfall wird genau eine Person pro Aufgabe als „responsible“ benannt – unabhängig davon, ob sie von weiteren Personen bei der Bearbeitung unterstützt wird.

Rechenschaftspflichtige Personen tragen für die Ausführung der Aufgaben Sorge, überlassen die Durchführung jedoch meistens anderen. Sie unterstützen die Durchführenden, indem sie wesentliche Entscheidungen treffen und sich um rechtlich-organisatorische Belange kümmern. Dazu gehören beispielsweise das Unterzeichnen von Verträgen, Projektfreigaben oder Durchführungsgenehmigungen.

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Bei den zu „konsultierenden Personen“ handelt es sich häufig um externe Expert:innen und Berater:innen. Also Personen, die für die Erledigung ausgewählter Aufgaben wesentliche Informationen, Kenntnisse oder Erfahrungen besitzen und den Ausführenden in erster Linie beratend zur Seite stehen. Alternativ kann den Consultants auch eine Prüfungspflicht auferlegt werden. 

„Zu informierende Personen“ sind all diejenigen, die über den Arbeitsfortschritt und Entscheidungen informiert werden, aber selbst nicht aktiv beteiligt sind. Die Informationen werden lediglich in eine Richtung gegeben – es findet kein Austausch statt. 

Im Vorfeld ist festzulegen, ob die Personen selbstständig Zugriff auf die Informationen haben oder sie ihnen aktiv bereitgestellt werden müssen. Zudem sollte geklärt werden, ob eine zyklische Berichterstattung notwendig ist.

In einigen leicht angepassten Varianten der RACI-Matrix gibt es neben den Stufen Responsible, Accountable, Consulted und Informed auch noch Support (RASCI-Matrix), Support und Driver (DRASCI-Matrix), Verify und Signatory (RACI-VS-Matrix) oder Omitted (CAIRO-Matrix). 

Das bedeutet in der jeweiligen konkreten Anwendung: Der/Die Supporter:in unterstützt den/die Bearbeiter:in (Responsible) bei der Ausführung, während der/die Driver:in beim Management Unterstützung leistet. Der/Die Verifizierer:in prüft, ob bestimmte Eigenschaften oder Ergebnisse vorliegen und erreicht wurden. Der/Die Unterzeichnende (Signatory) segnet den Prüfbericht daraufhin ab. Personen mit Omitted-Status werden explizit von Aufgaben ausgeschlossen.

Bei optimaler Anwendung erleichtert die RACI-Matrix den Arbeitsalltag. Allerdings sollten auch mögliche Nachteile bedacht und abgewogen werden, um zu entscheiden, ob diese Projektmanagement-Methode zum Unternehmen und zum Projekt passt. 

• Einfach und schnell zu erstellen: Die RACI-Matrix kann man auf dem Whiteboard, mit Post-its oder digital als Word- oder Excel-Datei erstellen.

• Flexibel einsetzbar: Diese Technik ist sowohl für Klein- als auch für Großprojekte geeignet.

• Übersichtlichkeit und Transparenz: Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projekts lassen sich auf einen Blick erkennen, Diskussionen und Missverständnissen kann man auf diese Weise vorbeugen.

• Aufdeckung von strukturellen Schwächen: Die RACI-Matrix wirkt einer „Gießkannenkommunikation“ oder zu vielen Verantwortlichen einer Aufgabe entgegen.

• Unübersichtlichkeit: Bei sehr großen Projekten mit vielen Aufgaben und/oder Personen kann der Überblick verloren gehen.

• Vorgegebene Einteilung: Das eindeutige Zuweisen von Verantwortlichkeiten erfolgt nicht in jedem Projekt auf die gleiche Weise.

• Unklarheiten: Es wird ausschließlich festgelegt, wer welche Informationen hat bzw. benötigt, der weitere Informationsfluss jedoch außen vor gelassen.

• Feinabstimmung gestaltet sich schwierig: Aufgabenteile sind manchmal zu klein, um abgebildet zu werden. Dadurch können sie vergessen werden.

• Fehlende Rollen: Ausschließlich unterstützend wirkende Mitarbeiter:innen werden beispielsweise nicht explizit visualisiert.

• Aktive Anpassungen erforderlich: Die RACI-Matrix bedarf bei Projektänderungen oder beim Ausscheiden von Mitarbeiter:innen einer Aktualisierung.

Die Erstellung eines RACI-Modells ist ganz einfach und die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen dabei:

1. Projektaufgaben oder Aufgabenbereiche an der y-Achse auflisten.

2. Sämtliche Mitarbeiter:innen des Projekts an der x-Achse auflisten.

3. Jeder Aufgabe einen/eine Bearbeiter:in (R) und einen/eine Manager:in (A) zuweisen.

4. Bei Notwendigkeit Berater:innen und zu Informierende hinzufügen.

5. Einteilung prüfen:

• Wer ist für die konkrete Bearbeitung der Aufgabe/des Aufgabenbereichs verantwortlich?

• Wer ist kaufmännisch oder juristisch rechenschaftspflichtig?

• Wer liefert wichtige Informationen zur Durchführung?

• Wer muss über den Fortschritt der Aufgaben(bereiche) informiert werden?

6. RACI-Matrix in die Projektplanung integrieren, im Unternehmen kommunizieren sowie etablieren.

Hinweis: Für den Projekterfolg empfiehlt es sich bei Schritt drei, pro Aufgabe – wenn möglich – jeweils nur eine Person zu bestimmen! Im Zweifelsfall kann es sich anbieten, die Aufgabe in Unteraufgaben einzuteilen. 

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Diana leitet als alleinige Geschäftsführerin eine kleine IT-Firma, die Drittsoftware der Firma HR-Software vertreibt. Für diese Software bietet sie umfangreichen Support und hat deswegen einen Experten – Dieter – als Ansprechpartner bei HR-Software. Diana selbst beschäftigt außerdem zwei Angestellte: Nadine kümmert sich um die Vertragsvorbereitungen und nimmt Supportanfragen über die Hotline auf, während Peter die Supportanfragen der Kundschaft bearbeitet.

Als Solo-Chefin ist Diana für sämtliche Tätigkeiten ihrer Firma gegenüber ihrer Kundschaft verantwortlich. Sie übernimmt die Neukundengewinnung, informiert Nadine über den Status und wenn neue Verträge benötigt werden. Bei technischen Fragen der Kundschaft nimmt sie die Unterstützung von Peter in Anspruch.

Supportanfragen bearbeitet Nadine und informiert Peter, falls sie sie nicht sofort lösen kann. Wenn Peter tätig wird, informiert er Nadine über den Status der Bearbeitung. In besonders kniffligen Fällen kann er Dieter entweder um Rat fragen oder die Bearbeitung komplett an ihn abgeben.

Ein RACI-Modell für Dianas Unternehmen könnte wie folgt aussehen:

Damit die RACI-Matrix als Projektmanagement-Tool Erfolg bringt, gilt es, folgende Fallstricke zu kennen und zu vermeiden:

• unklare Definitionen der verschiedenen Rollen

• unklare Abgrenzung der Aufgabenbereiche

• unklarer Informationsfluss, sodass keiner weiß, wer wann aktiv werden muss

• zu viele Verantwortliche, Berater:innen oder zu Informierende

• einzelne Personen mit zu vielen Verantwortlichkeiten und Rechenschaftspflichten 

• Vernachlässigung der RACI-Matrix bei Änderungen

Die RACI-Matrix bietet eine ideale Grundlage, um Klarheit und Ordnung hinsichtlich Aufgabenverteilung und Zuständigkeiten zu schaffen. Denn fest steht: Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten ist für den Projekterfolg oftmals ausschlaggebend. Die unterschiedlichen  Zuständigkeiten gehen jedoch mitunter mit unterschiedlichen Zugriffsrechten einher. Hierbei unterstützt Sie die Personio Software, indem sie Ihnen ermöglicht, Rollen und Rechte individuell zuzuweisen. Auf diese Weise erfahren bzw. wissen die jeweiligen Angestellten stets nur das, wozu sie berechtigt sind. 

RACI ist ein Akronym, bestehend aus Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Hierbei handelt es sich um die vier verschiedenen Ausprägungen von Verantwortung in der RACI-Matrix.

Eine Person, die „responsible“ für eine Aufgabe ist, beschäftigt sich aktiv mit deren Durchführung. Wichtige Entscheidungen zur Erledigung der Aufgabe übernimmt der/die Accountable.

Die RACI-Matrix soll für Übersichtlichkeit bei Projekten sorgen. Das Ziel besteht darin, die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Akteur:innen hinsichtlich der anstehenden Aufgaben abzubilden.