Personalverwaltung: Definition, Aufgaben und Ziele

Der Begriff Personalverwaltung löst in der HR nicht unbedingt Begeisterungsstürme aus, sondern vermittelt eher einen leicht faden Beigeschmack von Öffentlichem Dienst und Beamtentum. Aber Sie, liebe HRler*innen, müssen jetzt stark sein: Im wissenschaftlichen Fachbereich Personalwirtschaft werden die Begriffe „Personalverwaltung" und „HR-Abteilung“ häufig synonym gebraucht.

Doch wenn Sie an dieser Stelle einfach mal über den Terminus als solchen hinwegsehen und stattdessen die wesentlichen Ziele der Personalverwaltung betrachten, werden Sie merken, wie wichtig dieser Aufgabenbereich für Ihr Unternehmen ist: Transparenz, Aussagekraft, Wirtschaftlichkeit, Aktualität und Fehlerfreiheit – nicht weniger als das soll eine einwandfrei funktionierende Personalverwaltung erreichen.

Dahinter verbergen sich durchaus hohe Anforderungen an HR. Wir zeigen Ihnen, wie Sie aus der eher ungeliebten Administration, aus dem Abarbeiten von Routineaufgaben, die Basis für ein ausgezeichnetes Personalmanagement legen. Und wie Sie Ihre Personalverwaltung mit dem digitalen Hebel auf ein völlig neues Niveau heben. Zu Ihren Gunsten sowie zum Nutzen Ihres Unternehmens.

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Personalverwaltung wird vom renommierten Gabler-Wirtschaftslexikon als „Summe aller administrativen/transaktionalen personalbezogenen Maßnahmen und Personalprozesse in einer Organisation“ bezeichnet.

Die Personalverwaltung bearbeitet also sämtliche routinemäßigen Administrationsaufgaben der HR und wickelt diese ab. Als zentrale Leitlinien dafür gelten Bestimmungen aus den verschiedensten Kategorien. Dazu zählen gesetzliche Regelungen aus Arbeits- oder Sozialrecht, tarifvertragliche Regelungen, Betriebsvereinbarungen aber auch die individualrechtlichen Arbeitsverträge der Mitarbeiter.

Darüber hinaus regelt die Personalverwaltung alle Formalitäten, die von der Einstellung bis zur Ausstellung eines Mitarbeiters unbedingt zu erledigen sind. Dazu zählen etwa die Erstellung und die Gestaltung der Arbeitsverträge, das Bearbeiten von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen, die Erledigung von Gehaltszahlungen aber in bestimmten Fällen auch das Führen einer Personalstatistik und – falls bereits vorhanden – der digitalen Personalakten der Mitarbeiter. Personalverwaltung – ein weites Feld.

Die bereits genannten Tätigkeiten der Personalverwaltung zählen in der HR nicht unbedingt zu den beliebtesten Aufgabenfeldern. Dennoch sind sie für den reibungslosen Ablauf der Prozesse innerhalb einer Organisation und damit für deren erfolgreiche Positionierung im Wettbewerb unabdingbar. Wenn es in der Personalverwaltung knackt und knirscht, sind die Auswirkungen an anderen Stellen des Unternehmens direkt zu spüren.

Stellen Sie sich vor, bei der Abwicklung des monatlichen Gehaltslaufs kommt es in der Personalverwaltung zu Unregelmäßigkeiten oder gar Fehlern, die zu verspäteten Gehaltseingängen führen – Unruhe und Unzufriedenheit innerhalb der Belegschaft sind die logische Folge, die sich rasch negativ auf Motivation und Arbeitseinstellung auswirken, im schlimmsten Fall sogar zur Erhöhung der Fluktuation führen. Wenn Mitarbeiter ihr Gehalt oder ihren Lohn nur unregelmäßig erhalten, kann die Kündigung der nächste Schritt sein. Dieser und vergleichbare Fälle gilt es unbedingt zu vermeiden.

Sie sehen: Eine funktionierende und reibungslos laufende Personalverwaltung gehört zum Kerngeschäft von HR und darf in ihrer Bedeutung nicht unterschätzt werden.

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Wir haben die wichtigsten Aufgaben der Personalverwaltung noch einmal zusammengestellt. Dazu zählen:

• Erfassen von Neueinstellungen, Personalveränderungen und Kündigungen

• Bearbeitung laufender Mitarbeiteranträge – zum Beispiel für Urlaube oder Fortbildungen

• Ausfüllen und Abgabe von Meldebescheinigungen an Behörden oder Sozialversicherungsträger

• Führen von Personalakten

• Führen von Personalstatistiken

• Lohn- und Gehaltszahlungen

• Zeiterfassung

Die Mitarbeiter*innen in der Personalverwaltung müssen bei der Bearbeitung der genannten Aufgaben stets die aktuellen rechtlichen Vorgaben im Blick behalten und entsprechend agieren. Insbesondere seit Einführung der DSGVO gelten beim Datenschutz strengere Richtlinien, bei denen Verstöße mit erheblichen Geldbußen geahndet werden.

Außerdem jongliert die Personalverwaltung im Alltagsgeschäft permanent mit vertraulichen, personenbezogenen Daten wie Name, Anschrift, Lebenslauf, Zeugnisse, Führungszeugnisse, Medizinische Daten, Kontodaten, Einkommensdaten. Daraus ergibt sich: Personalverwaltung muss möglichst fehlerfrei und absolut vertraulich arbeiten. Aber Menschen machen Fehler, insbesondere dort, wo sie mit Routineaufgaben betraut sind. Eine Lösung für fehlerfreie und zugleich effiziente Personalverwaltung können digitale HR-Plattformen sein.

Die fortschreitende Digitalisierung kann (nicht nur) Ihre Personalverwaltung revolutionieren. Dabei spielen Workflows eine zentrale Rolle. Diese definieren, in welchen Schritten – zeitlich und inhaltlich – Prozesse ablaufen. Im Idealfall deckt eine HR-Plattform sämtliche Bereiche der Prozesse in der Personalverwaltung ab: Recruiting, Personalverwaltung und Abrechnung.

Wichtig dabei: Eine Software kann dafür sorgen, dass Routineaufgaben aus allen Bereichen fehlerfrei abgearbeitet werden. Und zwar automatisiert durch Programme. Auch wenn es nicht gern gehört wird: Maschinen machen prinzipiell keine Fehler.

Für Ihre Personalverwaltung bedeutet dies, dass Sie mehr Zeit gewinnen. Für die Dinge, bei denen die Fähigkeiten der Mitarbeiter dringend benötigt werden. Eine Studie des Digital Platform-Anbieters ServiceNow belegt, dass Mitarbeiter, die von sich ständig wiederholenden Routinetätigkeiten befreit sind, nicht nur zu 62 Prozent zufriedener mit ihrer Arbeit sind, sondern zu 72 Prozent ihre Produktivität deutlich steigern. Es lohnt sich also einen Blick auf die eigene Digitalisierungsstrategie zu werfen.

Das tut auch der Organisation Ihrer Personalabteilung gut. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr HR Team am effektivsten organisieren können.

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Für mehr Effizienz sollten HR-Prozesse nicht nur digital sein, sondern auch nahtlos ineinandergreifen: beim Recruiting, bei Urlaubsanträgen oder beim HR-Reporting. Personio macht’s möglich!

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Tipp 1: Erfassen Sie alle Personaldokumente der Mitarbeiter zentral in einer

Dazu zählen Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Abmahnungen, Kündigungsschreiben, Arbeitszeugnisse, Einstellung, Versetzung, Beförderung, Veränderungen, Austritte.

Ein Rechtesystem der Software sorgt dafür, dass ein HR-Mitarbeiter nur jene Daten sieht und bearbeiten kann, für die er in seiner Systemrolle auch autorisiert ist. Eine parallele Bearbeitung durch mehrere Mitarbeiter ist kein Problem mehr. Warten auf eine Akte war gestern.

Tipp 2: Nutzen Sie die digitalen Wege auch bei der Lohnabrechnung

Per Knopfdruck können Sie die Abrechnungen nicht nur an den Mitarbeiter übermitteln, sondern auch eine automatisierte Datenübertragung an Finanzamt und Sozialversicherungsträger durchführen. Doppelte Arbeiten entfallen.

Tipp 3: Erfassen Sie die verschiedenen Zeitfenster digital

Vorgänge wie die Berechnung von Fehlzeiten, Fluktuation, Überstunden, Ausfallzeiten aufgrund von Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz etc., Urlaubstage, Arbeitszeiterfassung bei Gleitzeit oder auch Weiterbildungen können Sie digital perfekt verwalten. So steht einem effektiven Fehlzeitenmanagement nichts mehr im Weg.

Tipp 4: Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein

Employee Self Service (ESS) heißt hier das Zauberwort. Über digitale Tools erhalten die Mitarbeiter Zugang zu den für sie freigeschalteten Bereichen. Hier können sie beispielsweise Urlaubsanträge, Anträge auf Weiterbildungen oder auch ihre Zeiterfassung selbst pflegen. Der Vorteil: So erhalten Mitarbeiter mehr Verantwortungsgefühl und eine höhere Transparenz bei Unternehmensabläufen.

Sie sehen, in der digitalen Welt hat das Thema Personalverwaltung mittlerweile viel von seinem „Verwaltungsschrecken“ verloren. Mit digitalen HR-Plattformen wird es vielmehr zum Selbstläufer. Und Sie erhalten endlich mehr Zeit, die Sie in die Zukunftsaufgaben der HR investieren können. Die Arbeit mit und für die Menschen.