Personalpolitik – das müssen Sie wissen

Der Oberbegriff Personalpolitik umfasst alle Grundsätze und Maßnahmen in Unternehmen, die sich auf die Arbeitnehmenden beziehen. Die Personalpolitik unterstützt Karrierewege der Angestellten und sorgt für eine erfolgreiche Entwicklung des Betriebs. Sie steuert außerdem die Beziehungen in der Organisation: unter Teammitgliedern und zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten.

Gibt es nach dieser Definition einen Unterschied zwischen Personalpolitik und Personalverwaltung? Ja! Mit der Personalpolitik trifft das Unternehmen strategische Entscheidungen und setzt Rahmenbedingungen. Die Personalverwaltung führt diese aus und erledigt alle administrativen Aufgaben im HR-Bereich.

Grundlage der Personalpolitik ist die Personalstrategie. Diese basiert wiederum auf der Unternehmensstrategie. Personalpolitische Entscheidungen und Maßnahmen entstehen auf zwei Arten:

Grundsatzentscheidungen sollte die Unternehmensleitung nicht allein treffen. Vielmehr sollte sie eng mit den HR-Verantwortlichen und dem Betriebsrat zusammenarbeiten – so entsteht eine konstruktive und moderne Personalpolitik. Weitere Akteure sind bspw. Investoren, Gewerkschaften oder der Arbeitgeberverband.

Unternehmen sind nur nachhaltig erfolgreich, wenn ihre Ziele und die Wünsche der Mitarbeiter:innen grundsätzlich zusammenpassen.

Ein Beispiel: Um Gewinne zu maximieren, fordert ein Unternehmen unbezahlte Überstunden, kürzt Leistungen wie Weiterbildungen und Boni. Die Folge: Die Zufriedenheit und Motivation in der Belegschaft nehmen ab und qualifiziertes Personal verlässt das Unternehmen.

Damit solche Situationen gar nicht erst entstehen, vermitteln Sie als HR Manager:in zwischen den unterschiedlichen Interessen. Ihr Ziel: eine Win-Win-Situation.

Dafür orientieren sich personalpolitische Entscheidungen an den Unternehmenswerten und wichtigen Grundsätzen:

• Physische und psychische Gesundheit der Angestellten

• Verantwortungsvolles Handeln

• Fairness

• Gleichberechtigung

Die Personalpolitik hat drei wesentliche Ziele:

• Leistungsfähigkeit steigern: Die Mitarbeitenden sollen das Beste aus sich herausholen können. Entsprechende personalpolitische Maßnahmen bauen ihre Qualifikationen aus und fördern Gesundheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

• Leistungsbereitschaft ankurbeln: Viele personalpolitische Instrumente motivieren Mitarbeiter:innen – intrinsisch oder extrinsisch. Beschäftigte sind intrinsisch motiviert, wenn sie etwas bewegen können oder eine wertschätzende Führungskraft haben. Extrinsische Motivation entsteht z.B. durch finanzielle Anreize.

• Leistungsmöglichkeit unterstützen: Die Personalpolitik schafft die Grundlage, damit die Mitarbeiter:innen möglichst produktiv arbeiten können. Viele Schritte der Personalpolitik drehen sich hierbei um den Arbeitsplatz, auch flexible Arbeitszeiten spielen eine Rolle.

Diese personalpolitischen Ziele zahlen direkt auf die wirtschaftlichen Ziele von Unternehmen ein: Wer in Kompetenzen und Well-being investiert, fördert Leistung und Kreativität – und das sind die besten Voraussetzungen für Innovationen. Motivierte Mitarbeiter:innen sind gleichzeitig engagierter. Wenn sie produktiver arbeiten können, verbessert sich außerdem ihre Effizienz.

Performance nachhaltig ankurbeln

Setzen Sie klare Ziele und dokumentieren Sie Fortschritte – so steigern Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter:innen.

Performance Management mit Personio

Um diese Ziele zu erreichen, können Unternehmen verschiedene Wege einschlagen – sogenannte Teilpolitiken. Als HR Team zeigen Sie diese auf und setzen sie professionell um. Mit diesen acht Instrumenten können HR-Verantwortliche die Personalpolitik zielgerichtet gestalten:

1. Arbeitsplatzgestaltung Im Büro möchte man sich wohlfühlen, produktiv arbeiten können und dafür alles Nötige vor Ort finden. Gerade für die Generationen Y und Z ist ein attraktives Office mittlerweile ein wichtiges Kriterium für oder gegen ein Unternehmen.

Mit der Arbeitsplatzgestaltung schaffen Sie wichtige Bedingungen für das Umfeld, in dem die Mitarbeiter:innen täglich arbeiten. Typische Themen sind:

• Sicherheit am Arbeitsplatz

• State-of-the-art Arbeitsmittel und IT-Ausstattung

• Physische Gesundheit, z.B. ergonomische Büromöbel

• Psychische Gesundheit, z.B. Arbeitsumgebung, die Lärm und damit Stress minimiert

• Bürokonzepte, die Mitarbeitende bei verschiedenen Aufgaben unterstützen

Beispiel: Sie bauen Ihr Großraumbüro in eine modernen Office Space um. Dort finden Ihre Mitarbeiter:innen für jede Aufgabe das richtige Umfeld: Kleine Räume für vertrauliche Calls, Gruppenräume mit Platz für Austausch und kreatives Brainstorming, Zonen für konzentriertes Arbeiten.

2. Arbeitszeitpolitik Die meisten Arbeitnehmer:innen verbringen den Großteil ihrer Woche mit dem Job. Da sind Themen wie Work-Life-Balance längst nicht mehr optional. Attraktive Arbeitgeber ermöglichen flexible Arbeitszeiten. Gerade Eltern können so bspw. am Abend noch ihre To Dos erledigen. Die Grundlage setzen Sie in der Arbeitszeitpolitik.

Bei personalpolitischen Entscheidungen zur Arbeitszeit geht es um:

• gesetzliche und tarifliche Vorgaben

• mögliche Flexibilisierungen, z.B. durch Gleit- oder Teilzeit

• Überstundenregelungen

Beispiel: Ihr Unternehmen trifft die Grundsatzentscheidung, dass die Mitarbeitenden Überstunden entweder „abfeiern“ oder sich auszahlen lassen können. Führungskräfte achten durch Einzelentscheidungen – auch mit Hilfe von digitalen Tools – darauf, dass die Teammitglieder ihre Mehrarbeit abbauen.

3. Beschaffungspolitik Für die Aufgaben im Unternehmen brauchen Sie genügend Personal mit den passenden Kompetenzen. Darum geht es in der Beschaffungspolitik.

Basis ist die Personalplanung, bei der HR die benötigten Ressourcen ermittelt. Reichen diese nicht aus, hat das HR Team zwei Möglichkeiten:

• Interne Beschaffung: Bestehende Angestellte wechseln auf unbesetzte Stellen – oder offene Aufgaben werden durch Mehrarbeit abgedeckt.

• Externe Beschaffung: Das Unternehmen rekrutiert externe Personen für offene Stellen.

Beispiel: Ihr Unternehmen fällt die Entscheidung, dass Sie freigewordene Stellen bevorzugt intern nachbesetzen sollen. Dafür können Sie interne Stellenbörsen, Rotationsprogramme oder Communities für Top-Praktikant:innen und -Werkstudent:innen etablieren.

Hier gibt’s übrigens alle Infos zum Thema Werkstudentenvertrag.

4. Entgeltpolitik Wie Sie die finanziellen Leistungen an die Mitarbeitenden gestalten, ist Thema der Entgeltpolitik. Ihre Kernaufgabe im Bereich Entgelt: ein faires und wettbewerbsfähiges Vergütungssystem. Neben dem festen Gehalt haben Sie noch weitere Hebel:

• variable, oft leistungsbasierte Teile der Vergütung wie Boni

• geldwerte Leistungen als Anreize wie Dienstwagen oder Mobilitätszuschüsse

Beispiel: In der Betriebsvereinbarung hält Ihr Unternehmen Gehaltsober- und -untergrenzen für die verschiedenen Positionsstufen fest – ein Schritt hin zu einer fairen und transparenten Vergütung.

5. Entwicklungspolitik Erfolgreiche Unternehmen investieren viel in die Förderung ihrer Mitarbeiter:innen. Durch gezielte Personalentwicklung bauen sie Know-how und individuelle Stärken aus und decken Entwicklungspotenziale auf. Das macht sie am Arbeitsmarkt attraktiv und motiviert ihre Angestellten.

Mögliche Maßnahmen sind:

• Aus- und Weiterbildungen

• Entwicklungsprogramme für Mitarbeitergruppen

• Coachings

• Umschulungen

Beispiel: Sie etablieren ein Programm, mit dem Sie angehende Führungskräfte entwickeln und fördern.

6. Führungsleitlinien Führungsleitlinien geben Führungskräften Prinzipien und Werte an die Hand, die sie als Vorgesetzte leben sollen. Häufige Werte sind Respekt, Fairness, Vertrauen oder Ehrlichkeit. In Unternehmen mit 360-Grad- oder Upward Feedback beurteilen die Teammitglieder ihre Vorgesetzten oft auf Basis dieser Leitlinien.

Beispiel: Ihr Unternehmen entwickelt gemeinsam mit Manager:innen drei Leitlinien, zu denen sich alle Führungskräfte bekennen: 1. Wir stärken die Stärken unserer Mitarbeitenden, 2. Wir begegnen uns mit Respekt, 3. Wir gehen fair mit unseren Mitarbeitenden um.

7. Performance Management Mithilfe des Performance Management dokumentieren und beurteilen Sie die Leistungen und Ergebnisse der Angestellten. Das Performance Management kann außerdem aufdecken, ob sich Mitarbeiter:innen noch weiterentwickeln müssen.

Tipp: Digitale Tools strukturieren das Performance Management und machen die Ergebnisse im Unternehmen für HR sichtbar.

Beispiel: Als HR-Verantwortliche:r fügen Sie die Kriterien „Problemlösungsfähigkeit“ und „Kundenorientierung“ für die Bewertungen im Performance Management hinzu. So haben Sie einen großen Hebel, um gewünschtes Verhalten in diesen Bereichen zu fördern.

8. Sozialpolitik Freiwillige Sozialleistungen an die Mitarbeiter:innen legen Sie in der Sozialpolitik fest. Themenfelder sind Altersvorsorge, Familie und Gesundheit. Mit den Leistungen motivieren und unterstützen Sie Mitarbeitende, ihre Aufgaben bestmöglich zu erledigen. Und auch die Attraktivität als Arbeitgeber profitiert dadurch.

Beispiele für Sozialleistungen sind:

• Firmen-Kindertagesstätten oder -Kindergärten

• Familienservices wie Betreuungslösungen

• Gesundheitsprävention

• Betriebliche Altersversorgung

• Essenszuschüsse

Beispiel: Ihr Unternehmen eröffnet eine eigene Kindertagesstätte. Das macht es attraktiver für Talente mit Kindern und kann Fehlzeiten von Eltern verringern.

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Auch wenn die berufliche Rolle oft viel Zeit einnimmt, im Leben der Mitarbeitenden gibt es noch viele andere Bereiche: Familie, Freunde, Hobbys oder soziales Engagement. Und die können und wollen Arbeitnehmende nicht immer vor der Bürotür lassen. Wie viel Zeit und Energie diese Bereiche brauchen, sieht je nach Lebensphase ganz unterschiedlich aus.

Moderne Arbeitgeber berücksichtigen das und helfen den Mitarbeiter:innen, Berufs- und Privatleben besser miteinander zu vereinen.

Darum geht es in der lebensphasenorientierten Personalpolitik. Sie nimmt die Angestellten ganzheitlich in den Blick: Welche Bedürfnisse, Anforderungen und Leistungsfähigkeit haben sie in den verschiedenen Lebensphasen? Personalpolitische Maßnahmen, die für vollzeitarbeitende Alleinstehende passen, bringen Eltern oder Pflegenden von Angehörigen vielleicht nur wenig.

Ein wesentliches Merkmal der lebensphasenorientierten Personalpolitik ist also, dass sie die private Lebenssituationen anerkennt und in ihren Entscheidungen berücksichtigt. Damit ist sie ein zukunftsorientierter und familienfreundlicher Ansatz der Personalpolitik

Sie möchten eine Personalpolitik etablieren, die sich an den Lebensabschnitten orientiert? Das sind sinnvolle Leitfragen:

• Wie kann ich Lebens- und Berufsphasen in Einklang bringen?

• Wie fördere ich die Mitarbeiter:innen je nach Lebensphase?

• Wie unterstütze ich Angestellte, die viele Anforderungen im Privatleben haben (z.B. Eltern oder Pflegende)?

• Wie gewinne und halte ich Talente in den verschiedenen Lebensphasen?

Eine wichtige Aufgabe ist das Matching der Lebens- und Berufsphasen. Was heißt das? Sie analysieren, welche Instrumente zur jeweiligen Lebens- und Berufsphase passen. Je nach Match ergeben sich verschiedene Lösungen, z.B. flexible Arbeitszeitmodelle, horizontale Karrierewege statt des klassischen Aufstiegsmodells, Jobsharing oder Freistellungen.

Wenn Sie auf die Lebensphasen der Mitarbeiter:innen achten, schaffen Sie eine familienfreundliche Personalpolitik. Das kommt nicht nur den Arbeitnehmenden, sondern auch dem Unternehmen zugute:

• Gesundheit & Leistungsfähigkeit fördern: Mitarbeitende sind weniger gestresst, konzentrierter und damit leistungsfähiger, indem Sie z.B. Themen wie Kinderbetreuung berücksichtigen.

• Motivation erhöhen: Angestellte sind motivierter, wenn ihr Unternehmen sie nicht nur als reine Arbeitskraft betrachtet.

• Mitarbeiterbindung stärken: Wenn Sie die Mitarbeiter:innen in jeder Lebensphase optimal unterstützen, vermeiden Sie, dass Sie qualifizierte Personen verlieren, sobald ihr Privatleben viel Zeit und Kraft braucht.

• Attraktive Arbeitgebermarke schaffen: Die lebensphasenorientierte Personalpolitik zahlt positiv auf das Employer Branding ein. Stichwort War for Talents: Für viele Talente ist es mittlerweile ein No-Go, wenn die Work-Life-Balance in einem Unternehmen nicht stimmt.

• Diversity & Frauen in Führungspositionen aufbauen: Auch heute noch sind es größtenteils Frauen, die die sogenannte Care-Arbeit leisten, also Kinder erziehen und Angehörige pflegen. Eine familienfreundliche Personalpolitik kann verhindern, dass dadurch ein Karriereknick entsteht. Sie kann außerdem mehr Väter ermuntern, eine längere Elternzeit zu nehmen oder in Teilzeit zu arbeiten. Wenn mehr Väter diesen Schritt gehen, haben auch mehr Mütter die Möglichkeit, wieder stärker ins Berufsleben einzusteigen.

Die Personalpolitik der Zukunft ist mitarbeiterzentriert und orientiert sich an den verschiedenen Lebensphasen. Die individuellen Bedürfnisse der Beschäftigten werden eine immer wichtigere Rolle in Grundsatz- und Einzelentscheidungen spielen.

Damit wird die Personalpolitik künftig inklusiver. Denn Unternehmen können es sich in Zeiten des Fachkräftemangels nicht mehr leisten, Talente, die z.B. privat Care-Arbeit erbringen, mit der Personalpolitik auszuschließen.

Auch die Vermittlungsrolle von HR wird immer wichtiger: Gerade die Generationen Y und Z sehen das Arbeitsverhältnis als Geben und Nehmen zwischen Unternehmen und Mitarbeiter:innen.

In der Personalpolitik der Zukunft bekommen Führungskräfte außerdem mehr Raum für passende Einzelentscheidungen für ihre Teammitglieder. So kann die Personalpolitik noch individueller auf Mitarbeiter:innen eingehen und wird außerdem effektiver.

Fazit: Gerade als HR Manager:in müssen Sie die Personalpolitik in Ihrem Unternehmen nicht als gegeben hinnehmen. Sie können Sie regelmäßig überprüfen und mithilfe verschiedener Instrumente aktiv gestalten. So fördern Sie eine moderne, zukunftsorientierte und familienfreundliche Unternehmenskultur.