Personalmanagement: Definition, Aufgaben und Best Practices

Das Personalmanagement (auch gennant: Personalwesen, Personalwirtschaft; engl. Human Resource Management HRM) oder Workforce Management) ist ein Teilbereich der Betriebswirtschaft und dreht sich um die Aspekte Arbeit und Personal. Es vereint alle Strategien, Maßnahmen und Handlungsfelder der HR, die die Entwicklung des Unternehmens stützen sollen – auch mithilfe von Change Prozessen.

Personalmanagement kann in großen Unternehmen auch als Synonym für die Personalabteilung stehen. Im Berufsalltag ist Personalmanagement allerdings nicht die exklusive Aufgabe dieser Abteilung, sondern sollte von allen Führungskräften ausgestaltet und durchgeführt werden.

Zu den zitierten „personalen Gestaltungsfeldern“ zählen fünf Bereiche:

• Strategie

• Planung und Organisation

• Personalentwicklung

• Personalführung

• Personalsteuerung

Im Lauf der vergangenen Jahrzehnte hat das Themenfeld Personalmanagement erhebliche Bedeutungswandel und -erweiterungen erfahren. Zentrale Erkenntnis seit Anfang der 1990er Jahre: Der Mitarbeiter ist eine bedeutsame Ressource des Unternehmens. Heute hat sich im Personalmanagement die Erkenntnis durchgesetzt, dass jeder Mitarbeiter zum Unternehmenserfolg beiträgt. Und dies als Mensch und nicht als „Humankapital“.

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In Zeiten eines Arbeitnehmermarktes, des fortschreitenden demographischen Wandels und des Fachkräftemangels muss Personalmanagement eine zentrale Aufgabe erfüllen: Alle Abteilungen müssen jederzeit mit qualifiziertem Fachpersonal besetzt sein. Denn ohne qualifizierte Mitarbeiter wird kein Unternehmen langfristig wirtschaftlich erfolgreich sein. Personalmanagement ist somit ein zentraler Bestandteil des strategischen Marketings.

Daraus leiten sich folgende 7 Aufgabenfelder ab:

1. Personalplanung Wie viel Personal wird benötigt? Welche Qualifikationen muss es mitbringen?

2. Personalbeschaffung bzw. Recruiting Interne und externe Beschaffung von Personal über die passenden Kanäle

3. Personalverwaltung und -kommunikation Alle Prozesse vom Onboarding bis zum Austritt; interne und externe Kommunikation mit Mitarbeitern

4. Entlohnungsmanagement Alle Grundsätze der Entlohnung, vom Grundgehalt bis zum persönlichen Bonus

5. Personalentwicklung und –bindung Alle Maßnahmen von Aus- und Weiterbildung, Job Enlargement, Job Enrichment und Job Rotation

6. Personalbeurteilung Überblick über Leistungserbringung und Potenzialbetrachtung von Mitarbeitern

7. Personalcontrolling Steuerung und Kontrolle aller personalwirtschaftlichen Prozesse anhand relevanter Kennzahlen

Als Ganzes betrachtet zielen diese sieben zentralen Gestaltungsfelder des Personalmanagements darauf ab, die Organisation nachhaltig weiterzuentwickeln und im Markt zu behaupten.

Diese Gestaltungsfelder können strategischer Natur sein – etwa Entlohnungsmanagement oder Personalentwicklung – oder nicht-strategischer, sondern transaktionsorientierter Natur sein – etwa Personalverwaltung und Personalcontrolling.

Sehen wir uns die Handlungsfelder an, wird klar: Ein funktionierendes Personalmanagement trägt deutlich zum Unternehmenserfolg bei. Eine starke HR, die sich als Business Partner versteht, wird deshalb im Wesentlichen drei Hauptziele formulieren, die strategische Bedeutung für das Unternehmen haben.

Die Wünsche der Mitarbeiter mit den Businesszielen in Einklang zu bringen ist die Crux und Königsdisziplin des Personalmanagements. Dabei stehen soziale Bedürfnisse der Mitarbeiter (Freizeit, Familie usw.) den wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens (Gewinnmaximierung, Expansion) oft entgegen, denn insbesondere jüngere Mitarbeitergenerationen sehen den rein ökonomischen Erfolgszwang eher kritisch.

Doch was wünschen sich Mitarbeiter von ihren Arbeitgebern? Laut einer Studie von Personio wünscht sich ein Drittel (29 %) von ihnen eine gute Work-Life-Balance, gefolgt von einer besseren internen Kommunikation und mehr Entwicklungsmöglichkeiten.

Übrigens: Während 73 % der Personaler von einer guten Work-Life-Balance für ihre Belegschaft ausgehen, bestätigen das nur 65 % der Arbeitnehmer.

Hier gilt es für HR anzusetzen, zuzuhören, Bedürfnisse ernst zu nehmen und Lösungsansätze im strategischen Rahmen umzusetzen, um eine motivierende Employee Experience zu schaffen.

Wenn es Ihnen im Personalmanagement gelingt, die Fluktuation möglichst gering zu halten und Sie die richtigen Mitarbeiter mit den passenden langfristig ans Unternehmen binden, machen Sie jede Menge richtig. Es ist mittlerweile in zahlreichen Studien belegt, dass ein zufriedener Mitarbeiter ein produktiverer und zugleich ein kreativerer Mitarbeiter ist. Nutzen Sie dafür alle Möglichkeiten der Mitarbeiterbindung – zeigen Sie Entwicklungswege auf, vermitteln Sie Perspektiven.

Gelingt es dem Personalmanagement, Mitarbeiter glücklich zu machen und sie langfristig zu binden, erreichen Sie automatisch auch dieses Ziel – denn geringere Personalkosten sind eine direkte Folge. Sie müssen weniger Mitarbeiter rekrutieren, sie müssen weniger Neue einarbeiten, die Arbeitsausfälle durch Krankheit sinken gleichfalls. Die Folge sind geringere Kosten und eine höhere Wettbewerbsfähigkeit.

Die Performance einer Organisationseinheit soll immer die übergeordneten strategischen Ziele des Vorstands oder der Geschäftsführung widerspiegeln. Die Ziele von HR stellen damit heruntergebrochene Unternehmensziele dar.

Wie nah man diesen Zielen im Laufe des Geschäftsjahres gekommen ist, lässt sich jederzeit anhand von Kennzahlen veranschaulichen und kontrollieren. Diese Möglichkeit sollten Personaler unbedingt nutzen: Wer erst im November feststellt, dass er seiner geforderten Einstellungsquote für das Kalenderjahr hinterherhinkt, hat keine Zeit mehr, geeignete Maßnahmen zu ergreifen und wird seine Ziele wahrscheinlich verfehlen.

Wie hoch die Fluktuation ist, ob sie stagniert, sinkt oder steigt, lässt sich zweifelsfrei messen und dokumentieren. Reports und Berichte geben Auskunft, wie es um die Fluktuation im gesamten Unternehmen als auch in einzelnen Abteilungen bestellt ist. Lesen hierzu auch unseren Artikel zum Thema Offboarding.

Stellt sich heraus, dass es ein Ungleichgewicht zwischen den Teams gibt, oder die Kündigungen in einer Organisationseinheit zugenommen haben, kann der Personaler nicht mehr so tun, als habe er nichts geahnt, sondern muss sich weitere Schritte überlegen.

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Zunächst sollte er ein Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten führen. Darin ist zu klären, ob es erkennbare Ursachen für die Kündigungen gibt. Wenn der Druck beispielsweise zu hoch ist und die Mitarbeiter deshalb das Handtuch werfen, könnte man Personal aufstocken. Stellt sich nach einer Mitarbeiterbefragung heraus, dass der Führungsstil des fachlichen Vorgesetzten das Team entnervt das Handtuch werfen lässt, ist es Zeit, ihm ein Coaching anzubieten oder bei besonders schweren Konflikten eine Abteilungs-Mediation durchzuführen.

Inwiefern die Maßnahmen eine Verbesserung der Fluktuationswerte herbeigeführt haben, lässt sich nach einem zuvor definierten Zeitraum erneut überprüfen.

Ein hoher Krankenstand bringt einem Betrieb zahlreiche Nachteile und kostet richtig Geld. Sollten die Kennzahlen also darauf hinweisen, dass der Krankenstand steigt oder auf hohem Niveau verharrt, ist es Zeit, aktiv zu werden. Dazu gehört, sich die Arbeitsbedingungen unternehmensweit und auf Abteilungsebene genauer anzusehen. Das Personalwesen kann dann entscheiden, welche Verbesserungsmöglichkeiten es gibt. Sollen die Büros mit ergonomischen Möbeln ausgestattet werden? Ist Arbeit ungleich verteilt oder gibt es sogar Hinweise auf Mobbing? Die Gründe, warum Angestellte physisch und psychisch erkranken, sind vielfältig.

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Außer in Ausnahmefällen, wie etwa in der Lebensmittelproduktion oder bei ansteckenden Krankheiten, sind Mitarbeiter übrigens nicht verpflichtet, ihrem Chef mitzuteilen, woran sie erkrankt sind. Auf diese Daten können sich Personaler bei der Auswahl geeigneter Maßnahmen also nicht stützen.

Modernes Personalmanagement zeichnet sich durch den Mut und den Willen zur Veränderung aus. Die Zeiten, in denen Personal nur „verwaltet“ wurde, sind vorbei. Heute hat das Personalmanagement bei allen Aktivitäten stets die Unternehmensstrategie im Blick. Es unterstützt nicht nur Führungskräfte aller Organisationseinheiten operativ, sondern bindet diese mit einem möglichst vernetzten Angebot ein und macht sie so quasi „Personalbotschaftern“.

Nur wer im Personalmanagement ganzheitlich denkt und handelt, kann die Wechselwirkungen zwischen den Playern im Unternehmen austarieren und in eine gemeinsame, erfolgreiche Richtung lenken. Dazu trägt die Personalabteilung in erheblichem Umfang bei und wird so vom trockenen Verwalter standardisierter Unternehmensprozesse zum wichtigen Berater des Managements und zum langfristig denkenden Strategen.

Neue Trends im Personalmanagement sind oftmals Reaktionen auf die „driving forces“ der Gesellschaft. Globalisierung und Digitalisierung sind solche Kräfte, die eine permanente, flexible und agile Anpassung in den Unternehmen erfordern. Ein Gradmesser, ob diese Anpassung gelingt, ist die Unternehmenskultur. Kulturen, die stehenbleiben, können der technologischen Disruption und dem daraus resultierenden Wandel der sozialen Beziehungen nicht folgen. So sorgt etwa die Digitalisierung für immer mehr IT-basierte Prozesse. Für das Personalmanagement ergibt sich daraus eine Verschiebung der Prioritäten: Personaler müssen immer weniger verwaltungstechnische Standardaufgaben erledigen (dafür gibt es digitale Prozesse und Workflows) und können stattdessen den Fokus in ihrer Arbeit auf strategische Projekte legen. Bei der Steuerung und Automatisierung dieser Prozesse helfen Workflow Management Systeme.

Auch der reale Betrieb vor Ort und der konkrete Arbeitsplatz verlieren durch die Digitalisierung an Bedeutung. In Krisenzeiten wird dies im aller Deutlichkeit vorgeführt: Große Teile der Belegschaft arbeiten remote, was das Personalmanagement in den Aufgabenfeldern Diagnostik und Personalcontrolling vor neue Aufgaben stellt.