Personalkostenplanung in 5 Schritten

Die Personalkostenplanung ist ein wichtiges Teilgebiet der Personalplanung. Mithilfe einer Personalkostenplanung ermitteln Sie die realen und zukünftigen Personalkosten, die bei vielen Unternehmen einen großen Kostenblock darstellen. Die Personalkostenplanung dient dabei sowohl der Vorkalkulation und Budgetierung als auch der laufenden Kostenkontrolle der tatsächlich entstehenden Personalkosten. Bereits vorhandene Ist-Daten können in der Planung hochgerechnet und damit eine möglichst präzise Vorhersage zur Entwicklung der Personalkosten erstellt werden.

Im Rahmen der Personalkostenplanung werden also alle geplanten Entscheidungen zum Personal eines Unternehmens erfasst, unterteilt in Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger. Die Personalkostenplanung wiederum basiert auf der Personalbedarfsplanung.

Bei der Planung werden stets die kompletten Personalkosten berücksichtigt. Damit sind die direkten Personalkosten wie Löhne und Gehälter, aber auch die indirekten Personalkosten wie Lohnnebenkosten, Strukturkosten sowie sonstige Personalkosten gemeint.

Hier erfahren Sie, wie Sie Personalkosten berechnen.

Personalkosten stellen einen zentralen Kostenblock im Rahmen der Wirtschaftsplanung dar. Hierfür ist die Personalkostenplanung ein scharfes Schwert für HR und Controlling, das beide Fachbereiche auch in enger Abstimmung nutzen sollten. Die Personalkostenplanung ermöglicht es einer Organisation, sämtliche personalbezogenen Maßnahmen sinnvoll zu beschreiben, übersichtlich darzustellen und auf dieser Basis auch zu bewerten.

Insbesondere Unternehmen mit hohem Personalaufwand behalten dank Kostenplanung das Heft des Handelns in der Hand. Beispiel: Wenn ein Unternehmen aufgrund verbesserter Auftragslage einen erhöhten Personalbedarf hat und außerdem parallel dazu unterjährige Anpassungen der Tarifgehälter anstehen, bietet die Personalkostenplanung dank Hochrechnung (z. B. über eine Personalkostenplanungs-Software) einen zuverlässigen Rahmen.

Wichtige Personaldaten immer zur Hand

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Eine enorm hohe Wechselbereitschaft bei Mitarbeitenden und ein immer stärker ausgeprägter Fachkräftemangel in Deutschland stellt aktuell besondere Anforderungen an die Personalarbeit. Der HR mit einer Personalkostenplanung zumindest entgegenwirken kann, weil sie ein Höchstmaß an Flexibilität garantiert. Und zwar bei allen jenen Faktoren, die Ihre Personalkosten – direkte wie indirekte – beeinflussen.

Strategische HR-Arbeit ist aber nur dann erfolgversprechend, wenn die Personalkostenplanung auf belastbaren Daten beruht. Diese Daten bilden die Grundlage einer kritischen Analyse, auf deren Basis fundierte Entscheidungen zu Personalkosten getroffen werden.

Insbesondere in einem zunehmend volatilen Arbeitsmarktumfeld, das Unternehmen eine hohe Reaktionsfähigkeit abverlangt, ist schnelles Reagieren wichtig. Personalbudgets müssen in immer kürzeren Abständen optimiert und Einsparpotenziale zielsicher erkannt werden können – hierbei hilft Ihnen Personalbedarfsplanung.

Warum Sie Ihre HR digitalisieren sollten – und wie Sie damit Kosten vermeiden können

Wie bereits erwähnt, setzen sich Personalkosten aus verschiedenen Blöcken zusammen, die wir hier noch einmal einander gegenüberstellen.

Die Personalkostenplanung hat die Aufgabe, diese Kostenblöcke kontinuierlich zu überprüfen. Dabei werden die Ist-Zahlen mit den Plan-Zahlen verglichen. Also: Welche Personalkosten sind im Planungszeitraum zu erwarten und wie entwickeln sich diese Zahlen dann in der Realität.

Ermitteln Sie die Anzahl Ihrer Mitarbeitenden für den zu planenden Zeitraum – dafür ziehen Sie am besten Ihren Personalplan (auch Stellenplan genannt) zu Rate.

Wichtig: Führen Sie nicht nur die bereits besetzten und vorhandenen Stellen auf, sondern berücksichtigen Sie gleichfalls offene Stellen, geplante Stellen, neu zu besetzende Stellen sowie abzubauende Stellen. Und nehmen Sie auch Auszubildende, Werkstudenten, Praktikanten und Aushilfen mit auf.

Berücksichtigen Sie auch mögliche unterjährige Veränderungen innerhalb des Planungszeitraums mit einem entsprechenden Faktor. Beispiel: Nimmt eine neue Kollegin ihre Arbeit zum 1.7. eines Jahres wenden, wenden Sie den Faktor 0,5 an (= 50 Prozent der jährlichen Kosten). Achten Sie darauf, auch die Zeiträume für Recruiting und Onboarding bzw. Einarbeitung realistisch zu planen.

Ermitteln Sie jetzt zunächst die direkten Personalkosten, also Gehälter und Löhne für die ermittelten Stellen an bzw. schätzen Sie diese. Idealerweise gehen Sie hier Planstelle für Planstelle vor. Bei zu hohem Aufwand fassen Sie einfach vergleichbare Positionen in Gruppen zusammen, z. B. Abteilungsleiter, Fachkräfte, Hilfskräfte.

Hierbei berücksichtigen Sie Anpassungen durch individuelle Arbeitsverträge, die tariflichen Veränderungen, die verschiedenen Arten von Löhnen, die Entgeltrichtlinien und die eventuell anzupassenden Arbeitszeiten (etwa aufgrund von veränderter Auftragslage). Vergessen Sie nicht alle Formen von Zulagen, 13. Monatsgehalt, erfolgsabhängige Prämien etc. Berechnen Sie aus den Ihnen bekannten Werten einen prozentualen Wert, den Sie für die Zukunft aufschlagen.

Ermitteln Sie nun die indirekten Personalkosten (auch Personalzusatzkosten genannt) auf Basis unserer o.g. Tabelle.

Hier finden Sie eine ausführliche Aufstellung aller indirekten Personalkosten.

Strategisch an die Personalkostenplanung herangehen

Unser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Schritte, um Ihre Personalkostenplanung an Ihrer HR-Strategie auszurichten.

Leitfaden hier herunterladen

Auf der Basis der so zusammengestellten Daten können Sie nun die Personalkosten für das Planungsjahr hochrechnen. Im darauffolgenden Planungsjahr greifen Sie dann auf die Planung des Vorjahres zurück und können prüfen, wie plausibel die hochgerechneten Kosten waren.

Spielen Sie – etwa mit Hilfe einer Personalkostenplanungs-Software – unbedingt verschiedene Szenarien bei der Planung durch. Gewichten Sie dabei die o.g. Einflussgrößen unterschiedlich. Nur so können Sie mögliche Handlungsspielräume identifizieren.

Wichtig: Um eine belastbare Strategie entwickeln zu können, sollten Sie die Auswirkungen bestimmter Faktoren nicht nur in wirtschaftlichen Kennzahlen messen und bewerten, sondern auf jeden Fall auch die indirekten Folgen für die Mitarbeitenden einbeziehen.

Jede Planung ist nur so gut wie das begleitende Controlling der auf Basis der Daten beschlossenen Maßnahmen. Vergleichen Sie Ist- und Plan-Zahlen in einem dauerhaften Prozess. Achten Sie dabei auch darauf, welche der o.g. Einflussgrößen sich eventuell verändern und vor allem, in welchem Ausmaß diese Veränderungen Ihre Personalkostenplanung beeinflussen. Nur so können Sie auftretende Risiken rechtzeitig identifizieren und in der Planung nachjustieren.

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Sie können eine Personalkostenplanung natürlich mithilfe einer Tabellenkalkulation durchführen und diese entsprechend mit Formeln zur Berechnung versehen. Solche isolierten Lösungen mögen kurzfristig helfen. Im Rahmen einer ganzheitlichen Digitalisierung Ihrer HR stoßen Sie damit allerdings rasch an Ihre Grenzen, weil digitale Insellösungen nicht von Dauer sind.

Effizienter und langfristig auch günstiger lässt sich Personalkostenplanung über eine HR Software abbilden. Achten Sie bei der Auswahl auf möglichst breite Simulationsoptionen in der Planung. Personalkostenplanungs-Software integriert außerdem aktuelle gesetzliche Regelungen, sie ermöglicht die Planung auf Stellen- bzw. Mitarbeitenden-Ebene. Alle relevanten Personalstammdaten können integriert werden – ebenso wie geplante personelle Entwicklungen wie Versetzung, tarifvertragliche Regelungen, Anpassungen der Arbeitszeit usw.

Software zur Personalkostenplanung bietet in der Regel auch einen unterjährigen Abgleich der Planzahlen mit den tatsächlichen Entwicklungen – per Mausklick. Sie als HR behalten damit stets den Überblick über die Planung der Personalkosten und können bei Bedarf sofort eingreifen. Über eine Schnittstelle können Tools zur Personalkostenplanung direkt an Ihre HR-Software angebunden werden. Das Berichtswesen aus Budgetierung, Analyse, Forecast gekoppelt mit Simulationen erleichtert HR die Analyse und bildet damit die Basis für kluge strategische Entscheidungen, die im direkten Einklang mit der Unternehmensplanung stehen.

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