Personalkennzahlen: Checkliste und Berechnung

HR-Kennzahlen, auch Personalkennzahlen genannt, bilden die Datenbasis für die Planung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher erfolgsrelevanter Unternehmensprozesse im Personalbereich. Diese Kennzahlen spiegeln in konzentrierter Form personalwirtschaftlich essentielle Aussagen zu quantitativ erfassbaren Sachverhalten und Bezugsgrößen wie     

• Personalstruktur

• Produktivität der Belegschaft

• Personalaufwände und

• Personalverhalten.

HR-Kennzahlen werden auch als HR-Metriken bezeichnet. Allgemein gesprochen sind Metriken quantitative Messwerte, die Ihnen wichtige Informationen über Erfolge oder Misserfolge von Geschäftsprozessen liefern. HR-Metriken bilden wiederum die Grundlage für HR-KPIs, die sich auf strategische Ziele des Unternehmens beziehen. Nicht jede HR-Metrik ist auch ein HR-KPI, aber jede HR-KPI ist eine HR-Metrik.

Der Umgang mit den in den Personalkennzahlen erfassten Daten ist eine der Hauptaufgaben des Personalcontrollings, damit aus den nackten Zahlen wertvolle Informationen verdichtet werden können. Damit Sie aus HR-Kennzahlen sinnvolle Ergebnisse und Maßnahmen ableiten können, müssen die erfassten Daten nicht nur ausgelesen, sondern korrekt und klug in einem größeren inhaltlichen Zusammenhang interpretiert werden.

Neben den über Metriken sehr einfach zu erfassenden quantitativen Personalkennzahlen wie etwa Mitarbeiteranzahl, Frauenquote oder Produktivität gibt es auch die schwerer zu messenden qualitativen Personalkennzahlen wie etwa Zufriedenheit, Engagement oder Mitarbeitermotivation. Beachten Sie bei der Arbeit mit Personalkennzahlen, dass Sie nicht nur quantitative Merkmale verwenden, die sich unmittelbar im Jahresergebnis niederschlagen. Lassen Sie qualitative Merkmale auf keinen Fall außen vor – auch wenn der Aufwand damit steigt.

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Checkliste für ein zielführendes Personalcontrolling

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Im Vergleich zu Fachbereichen wie Controlling, Logistik, Produktion oder Buchhaltung ist der Einsatz und die Nutzung von Personalkennzahlen für eine strategisch geprägte HR-Arbeit noch eine relativ junge Disziplin. Sie trägt aber ein ungeheures Potenzial zur Optimierung etablierter Personalprozesse in sich.

Um es auf den Punkt zu bringen:

Eine moderne und strategische Personalarbeit ohne HR-Kennzahlen ist schlicht undenkbar.

Und hierbei liefert die voranschreitende digitale Transformation HR eine enorm wichtige Hilfestellung. Ganzheitlich funktionierende Personallösungen erfassen alle relevanten Zahlen nicht nur sauber und fehlerfrei, sondern stellen – teilweise sogar über KI - Zusammenhänge und Relationen zwischen den fachlichen Sektoren der Personalabteilung her – vom Recruiting über das Personalmanagement bis zur Lohnabrechnung (engl.: Payroll).

Wo HR früher Entscheidungen zu wichtigen Themen nur nach dem Gefühl, rein aus dem Bauch heraus fällen musste, sorgen heute HR-Kennzahlen für einen echten Mehrwert: Sie belegen Ihr Bauchgefühl mit harten Fakten.

Denn strategische Entscheidungen können nur dann einfach getroffen werden, wenn es eine solide und vernünftige Grundlage dafür gibt. Der Einsatz von Personalkennzahlen bietet hier mehrere Vorteile. Personalkennzahlen sind

• objektiv, weil eine datenbasierte Entscheidungsfindung auf Statistiken und quantitativen Daten beruht

• auswertbar, weil die Umsetzung von datenbasierten Entscheidungen die Metriken direkt beeinflusst und die daraus resultierenden Veränderungen nachgehalten werden können

• kontrollierbar, weil objektive Daten dafür sorgen, dass Ergebnisse effektiv und konkret gemessen werden können

• agil, weil mit datenbasierten Entscheidungen Probleme schneller erkannt und flexibler auf Marktveränderungen reagiert werden kann

• transparent, weil Entscheidungen auf objektiven und quantitativ messbaren Daten basieren, die nachvollziehbar sind

Sie möchten neue Mitarbeitende einstellen und dies möglichst günstig. Hierfür müssen Sie zunächst entscheiden, ob sie das Recruiting a) über die eigene HR oder b) etwa über eine externe Agentur durchführen. Im Fall a) müssen Sie z.B. eine möglichst kostengünstige Recruiting-Methode identifizieren und auch selbst Bewerbungsgespräche führen.

Bei der Entscheidung für einen der Wege können Sie vorhandene Daten aus Ihrem Personaltool nutzen: Wie lief das Recruiting in der Abteilung im vergangenen Geschäftsjahr? Welche Kosten waren mit der dabei verwendeten Methode verbunden? Wie lange dauerte die Besetzung? Wie hoch war der personelle Aufwand in HR und der betroffenen Fachabteilung? Wie sieht das Personalbudget für die neue Position aus?

Wenn Sie diese und vergleichbare weitere Daten aus Ihrem Personaltool ziehen und dazu passende Berichte auf Mausklick erhalten, machen Sie Ihre Entscheidungsprozesse systematischer, rationaler und objektiver. Denn Daten zeigen unbestechlich, was wirklich geschieht, unabhängig davon, ob sie gegen die Erwartungen Ihres Unternehmens verstoßen oder nicht.

Wecken Sie die HR-Datenfee und entfalten Sie das volle Unternehmenspotenzial

Wichtig: Der Aufwand für die Erfassung, Messung und Interpretation von Personalkennzahlen lohnt sich nur dann, wenn Sie mit diesen Personalkennzahlen auch arbeiten und sie aus den Unternehmenszielen ableiten!

Die beste Grundlage für eine effiziente und wirkungsvolle Arbeit mit Personalkennzahlen ist die Etablierung einer datengesteuerten Kultur im gesamten Unternehmen. Damit kann es Ihnen in HR gelingen, im Wettbewerb um Top-Talente und bei der immer wichtigeren Aufgabe der Mitarbeiterbindung die Nase vorn zu haben. Denn HR-Metrics sind weder losgelöst von den Kennzahlen anderer Abteilungen noch des gesamten Unternehmens zu betrachten. Sie sind immer an konkrete Ziele gekoppelt.

Personalkennzahlen sind unabdingbare digitale Helferlein, wenn es um die zentralen Herausforderungen geht, denen sich HR stellen muss:

• Anziehung und Gewinnung von Top-Talenten

• Mitarbeiterbindung

• Mitarbeiterentwicklung

Mit einem Dashboard lassen sich HR-Kennzahlen für Entscheidende sinnvoll aufbereiten. Die aggregierten Zahlen werden in einer Art themenorientierter Zusammenstellung angezeigt. Stellen Sie sich ein Dashboard für Kennzahlen wie ein Armaturenbrett im Auto vor: Sie erhalten nur die wichtigsten und vor allem kritischen Informationen so dargestellt, dass Sie sie nicht übersehen können.

Dabei werden die eigentlichen Kennzahlen zum Beispiel über Farbcodes, Icons oder Grafiken übersichtlich und einleuchtend angezeigt. Das Dashboard zeigt ein Konzentrat der verwendeten Kennzahlen an. Ganzheitliche HR-Tools sind in der Lage, die Ergebnisdarstellung passend zur Entscheidungsebene feiner oder grober zu granulieren.

In einem Dashboard zum Thema Mitarbeitergesundheit können so z.B. die Daten zum Alter der Mitarbeitenden, zur grundsätzlichen Krankenquote, zur Dauer jedes Krankheitsfalls mit Daten zur Teilnahme am betrieblichen Gesundheitsmanagement kombiniert werden, verbunden mit den aufgewendeten Kosten und den Folgen für Krankenstand und Abwesenheiten.

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Strategischer Weitblick durch zuverlässige HR-Daten

In welchen Abteilungen häufen sich Krankheitsfälle? Wo gibt es ungewollte Fluktuation? Personio sammelt und strukturiert wichtige Personalkennzahlen und ermöglicht Ihnen datengestützte Entscheidungen.

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Insgesamt gibt es mehr als 100 HR-Kennzahlen. Ob sie allerdings alle auch für Ihre strategische HR-Arbeit nützlich sind, steht auf einem anderen Blatt. Von daher gilt es, zunächst jene HR-Kennzahlen zu identifizieren, die Ihnen wirklich weiterhelfen. Dabei unterstützt das Personalcontrolling. Halten Sie beim Einsatz von HR-Metriken auf jeden Fall Maß.

HR-Kennzahlen lassen sich auf das gesamte Personal und die damit verbundene Unternehmensstrategie beziehen. Zudem gibt es Personalkennzahlen, die konkret nur mit HR-Prozessen in Bezug gebracht werden. Eine Kennzahl als solche hat isoliert wenig Aussagekraft – erst mit der Betrachtung über einen bestimmten Zeitraum und der damit verbundenen Entwicklung von Kennzahlen lassen sich mögliche Probleme erkennen und passende Maßnahmen zu deren Lösung entwickeln.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die vier wichtigsten Bereiche zu Personalkennzahlen vor und was Sie aus ihnen herauslesen können.

1) Personalstruktur

Detaillierte Personalkennzahlen sind die Pflicht im Personalcontrolling, beschreiben sie doch den Zustand der Belegschaftsstruktur sowie die Art und Weise der Nutzung der Arbeitskraft in Ihrem Unternehmen. Diese rein quantitativen Kennzahlen dienen HR und Unternehmensleitung bei der Einschätzung, ob die Belegschaft für die festgelegten Unternehmensziele entsprechend besetzt ist. Zahlreiche Kennzahlen in diesem Bereich können sinnvoll untereinander kombiniert werden.

Folgende Personalkennzahlen fallen u.a. in diesen Bereich:

• Anzahl der Mitarbeitenden (auch aufgeschlüsselt nach Standorten oder Betrieben)

• Geschlecht

• Alter

• Nationalität

• Betriebszugehörigkeit

• Art des Vertrags (z.B. befristet oder unbefristet)

• Art des Entgelts

• Anzahl der Führungskräfte

• Bildungsniveau

• Teilzeitquote

• Frauenquote

• Auszubildendenquote

2) Produktivität

Die Bedeutung der Produktivität für den Unternehmenserfolg hat gerade in Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen, verstärkter Home office-Nutzung und sukzessiver Auflösung starrer Arbeitszeiten noch einmal an Bedeutung gewonnen. Entscheidend ist eben nicht mehr, wie lange Mitarbeitende am Arbeitsplatz sind, sondern vielmehr, was sie während ihrer Arbeitszeit erreichen. Legen Sie also fest, welche spezifischen Kennzahlen hierbei für Ihr Unternehmen entscheidend sind. Zu den Personalkennzahlen im Bereich Produktivität zählen u.a. die folgenden Optionen:

• Umsatz pro FTE (Full-time equivalent)

• Nettogewinn pro FTE

 3) Personalaufwände

HR-Kennzahlen zum Personalaufwand entwerfen ein klares Bild von der kostenmäßigen Bedeutung des Personaleinsatzes. Hierunter fallen beispielsweise folgende Kennzahlen:

• Personalaufwand pro Kopf

• Personalaufwand je Arbeitsstunde

• Personalintensität. Diese zeigt den relativen Aufwand für den Personaleinsatz und erlaubt damit Aussagen zur Wirtschaftlichkeit des Personaleinsatzes. Typische Kennzahl dafür: Wie viel Prozent vom Umsatz oder der Produktionskosten o.ä. werden für das Personal aufgewendet?

• Entgeltsumme pro Mitarbeitendem

4) Personalverhalten

Mit HR-Kennzahlen in diesem Bereich können Problemzonen analysiert werden, die sich wiederum direkt auf Produktivität und Personalaufwände auswirken. So kann z.B. die Kennzahl Fluktuationsquote mit ihren Infos zu freiwilligen und unfreiwilligen Abgängen im Verhältnis zur Summe der FTEs Hinweise auf den Status der Mitarbeiterzufriedenheit geben. Die Mehrarbeitsquote wiederum lieft Fakten zur Arbeitsauslastung der Belegschaft sowie zum (eventuell zu erweiternden) Personalbedarf.

• Fluktuationsrate (inklusive Frühfluktuation)

• Mehrarbeitsquote

• Fehlzeiten Absentismus

• Krankheitsquote

• Mitarbeiterbindung

• Soziale Kompetenzen

5) Personalentwicklung

Die Möglichkeit zur individuellen Fort- und Weiterbildung ist für viele Top-Kandidat:innen ein wesentliches Entscheidungskriterium für oder gegen ein Unternehmen. Deshalb vergrößern Organisationen, die mit transparenten Kennzahlen zur Personalentwicklung arbeiten, ihre Chancen beim Recruiting in einem hart umkämpften Arbeitsmarkt. Insbesondere für innovative Unternehmen zählt die kontinuierliche Weiterbildung der Belegschaft eine zentrale Rolle. Doch auch das Retention Management – also die langfristige Bindung von Mitarbeitenden - lässt sich mit Kennzahlen transparent machen.

Lernen Sie die Aufgaben des Personalcontrollings kennen!

Die HR-Kennzahlen können mit einfachen Formeln berechnet werden. Im folgenden zeigen wir Ihnen einige wichtige Beispiele.

Berechnung der Personalkennzahl Frauenquote

Anzahl der Mitarbeiterinnen/Zahl aller Mitarbeitenden x 100

Berechnung der Personalkennzahl Teilzeitquote

Anzahl Teilzeitmitarbeitender/Zahl aller Mitarbeitenden x 100

Berechnung der Personalkennzahl Führungskräftequote

Definieren Sie zunächst, wer in Ihrem Unternehmen eine Führungskraft ist z.B. alle Mitarbeitenden ab Ebene Abteilungsleitung.

Anzahl der Führungskräfte/Anzahl aller Mitarbeitenden x 100

Berechnung der Personalkennzahl ­Altersstruktur

Insbesondere unter dem Damoklesschwert des demographischen Wandels gibt diese Kennzahl wichtige Aufschlüsse über die Zusammensetzung der Belegschaft. Bilden Sie hier Gruppen zu verschiedenen Altersbereichen, zum Beispiel von sieben Jahren.

Altersstruktur 40 bis 47 = Anzahl der Mitarbeitenden zwischen 40 und 47/Anzahl aller Mitarbeitenden x 100

Berechnung der Personalkennzahl Personalintensität

Umsatz / Summe der FTE im Unternehmen

Berechnung der Personalkennzahl Fluktuationsrate

Alle Personalabgänge in JJJJ / Summe der FTE im Unternehmen x 100

Berechnung der Personalkennzahl HR-Kosten pro Mitarbeitendem

Für HR ist diese Kennzahl enorm wichtig, bietet sie doch eine Basis für die Bedeutung der HR im Unternehmen. Auch strategische Entscheidungen im Hinblick auf die Einführung eines HR-Systems lassen sich hieraus ableiten.

Gesamtkosten der HR / Summe der FTE im Unternehmen

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