Online Vorstellungsgespräch: Die Dos und Don’ts im Recruiting

Online Vorstellungsgespräche sind das digitale Pendant zu persönlichen Bewerbungsgesprächen. Sie werden über Skype, Zoom oder eine alternative Videochat-Software durchgeführt und dienen dazu, dass sich Kandidat:innen und das Unternehmen trotz räumlicher Distanz besser kennenlernen können.

Sie kommen vor allem zum Einsatz, wenn Unternehmen international rekrutieren oder Kandidat:innen im Prozess haben, die aus einer anderen Stadt kommen. Auch die Pandemie hat ihren Beitrag dazu geleistet, dass Online Vorstellungsgespräche boomen. Unternehmen mussten umdenken und sich nicht nur die Frage stellen, ob und welche Stellen sie weiter anbieten, sondern auch wie sie ihren Bewerbungsprozess an die Situation anpassen können.

>> Warum Sie während der Pandemie keine Vollbremsung im Recruiting machen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Video-Calls haben sich in den letzten Monaten einen festen Platz im Recruiting-Prozess vieler Unternehmen gesichert. Kein Wunder: Mit ihnen konnte die Recruiting-Maschinerie weiterlaufen. Doch Online Vorstellungsgespräche können auch tückisch sein. Diese Liste stellt Ihnen die wichtigsten Vor- und Nachteile vor.

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Das Vorstellungsgespräch über Video kann zunächst befremdlich wirken. Als Recruiter:in können Sie aber viel tun, um das Gespräch locker und zielgerichtet zu leiten. Wir haben ein paar Dos and Don’ts für Sie zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen können.

Einen persönlichen Eindruck gewinnen: Über die Körpersprache können Recruiter:innen einiges über den Charakter ihres Gegenübers erschließen: Gestikulieren sie viel? Werden sie zittrig? Bleiben Sie souverän in heiklen Situationen? Schauen sie sich neugierig das Büro an? Beim Videocall fällt das weg.

Umso wichtiger ist es, im Video-Call mit gezielten Fragen mehr über die Persönlichkeit und die Soft Skills der Kandidat:innen herauszukitzeln. Das können zum Beispiel Fragen zu Reaktionen auf bestimmte vergangene oder fiktive Situationen sein:

• Wie reagieren Sie, wenn sich ein Team-Mitglied gegen Ihre Idee stellt?

• Hatten Sie mal einen Konflikt mit Kolleg:innen?

• Was haben Sie unternommen, um diesen Konflikt zu lösen?

Führen Sie Kandidat:innen virtuell durch das Büro: Die Büroatmosphäre verrät viel über die Kultur und die Zusammenarbeit im Unternehmen. Gibt es nur Großraumbüros oder nur Einzelbüros? Gibt es eine Lounge oder Kantine zum gemeinsamen Essen?

Logischerweise können Kandidat:innen das Büro beim Online Vorstellungsgespräch nicht live sehen. Zeigen Sie es ihnen deswegen über die Kamera und führen Sie virtuell durch die Räumlichkeiten. Sollten Sie während des Gesprächs selbst von daheim arbeiten, können Sie eine Video-Aufnahme zeigen und sie live kommentieren.

Stellen Sie das Team vor: Im Video-Call fällt auch der persönliche Kontakt zu potentiellen Kolleg:innen weg, sodass Sie keine Rückschlüsse ziehen können, wie gut Kandidat:innen mit dem Team interagieren und zu Ihnen passen.

Umso wichtiger ist es, im Laufe des Online-Recruiting-Prozesses den Cultural Fit zu erfragen und bestehende Team-Mitglieder in den Recruiting-Prozess einzubeziehen. Dies lohnt sich vor allem bei heißen Anwärter:innen für die Stelle.

Eine Vorlage zum Cultural Fit können Sie hier herunterladen.

Zu spät kommen: Dies gehört zwar generell zum guten Recruiting-Ton, nimmt aber im Online-Gespräch einen noch höheren Stellenwert ein. Warum? Bewerber:innen sitzen nun nicht im gefüllten Büro, wo sie vom Büroalltag abgelenkt werden, falls Sie sich verspäten. Sie sitzen zu Hause vor ihrem Bildschirm und nehmen jede Minute des Zuspätkommens wahr. Dies führt zu einem schlechteren ersten Eindruck.

“Abwesend” sein: Nur nüchtern auf den Bildschirm starren oder an anderen Aufgaben arbeiten, während Ihr Gegenüber spricht? Lieber nicht. Für Bewerber:innen kann es ganz schön stressig und enttäuschend sein, wenn sie merken, dass Recruiter:innen nicht aufpassen oder mit Nebentätigkeiten beschäftigt sind.

Beim Video-Call ist deswegen aktives Zuhören essentiell, um gut miteinander interagieren zu können. Schenken Sie Ihrem Gegenüber also volle Aufmerksamkeit und seien Sie ihm/ihr zugewandt.

Direkt mit Bewerbungsfragen einsteigen: Auch wenn im Online Vorstellungsgespräch der Smalltalk kürzer ausfällt, sollten Sie nicht komplett darauf verzichten. Lassen Sie Kandidat:innen erstmal im virtuellen Raum ankommen und stellen Sie anfangs ungezwungene Fragen zum bisherigen Tag oder der Laune.

Die Art und Weise, wie Kandidat:innen auf diese Fragen antworten, wird Ihnen außerdem einiges darüber verraten, wie gut sie zu Ihrem Unternehmen passen. Reden Kandidat:innen frei von sich heraus und entsteht ein echter Dialog oder sind sie eher passiv, verkrampft und lassen sich alle Informationen aus der Nase ziehen?

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Auch wenn sich das Online Vorstellungsgespräch inhaltlich nicht von persönlichen Gesprächen unterscheidet, gibt es dennoch ein paar Aspekte, die Personaler:innen beachten sollten.

Bei Online Vorstellungsgesprächen sind Sie auf eine funktionierende Technik angewiesen. Stellen Sie vor dem Gespräch also sicher, dass Ihre verwendete Software, das Internet, aber auch Kamera und Headset reibungslos funktionieren – vor allem wenn Sie selbst von zuhause aus arbeiten.

Auch wichtig: Die Kandidat:innen sind eventuell nicht mit ihrer Software vertraut. Senden Sie ihnen deswegen im Vorfeld die wichtigsten Informationen, z. B. zum Einwählen und Einstellungen zum Ton oder Bild, zu.

Ihr Hintergrund und Ihre Kleidung verraten viel darüber, wie viel Ihnen daran liegt, einen guten Eindruck bei den Bewerber:innen zu hinterlassen. Beides spiegelt Ihren Charakter und die Kultur in Ihrem Unternehmen wider. Es macht also durchaus einen Unterschied, ob Sie im Hemd vor einem Bücherregal sitzen oder im Pullover am Wohnzimmertisch.

Bei Video-Calls kann es ganz schön irritierend und nervig sein, wenn man durch eine Terminerinnerung, Chat-Notifikationen, das Smartphone und WG- oder Familienmitglieder unterbrochen wird. Eine ungestörte Atmosphäre garantiert nicht nur einen guten Gesprächsfluss, sondern zeigt auch Respekt und Höflichkeit Ihrerseits.

Vermeiden Sie also solche oder ähnliche Störquellen, indem Sie sämtliche Notifikationen stummschalten, das Smartphone auf lautlos stellen und Ihre Mitbewohner:innen bitten, während des Gesprächs nicht in Ihr Zimmer zu kommen.

Wie heißt es so schön: Ein Lächeln sagt mehr als tausend Worte. Und im Videocall können Sie ganze Bände mit Ihrem sprechen. Die Büroatmosphäre, aber auch die Körpersprache, fallen hier weg, sodass Ihre Mimik zum Hauptakteur wird, um einen Wohlfühlfaktor für Kandidat:innen zu kreieren.

Seien Sie mit Ihrer Aufmerksamkeit also ganz beim Gegenüber und reagieren Sie auch mit Ihrer Mimik auf die Aussagen der Kandidat:innen. So können Sie zumindest ein Stück weit die Atmosphäre im persönlichen Gespräch ersetzen.