Das Magische Dreieck: Balance im Projektmanagement

Dem Projektmanagement obliegt es, die verschiedenen Aspekte von Projekten zu beaufsichtigen, zu regulieren und in Einklang zu bringen. Projekte gliedern sich in die folgenden grundlegenden Projektmanagement-Phasen auf:

• Projektdefinition

• Projektplanung

• Projektdurchführung und Controlling

• Projektabschluss

Das Magische Dreieck wird bereits in der Phase der Projektdefinition erstellt und unterstützt Projektmanager:innen bis zum Projektabschluss. Die drei Ecken des Magischen Dreiecks sind dabei:

• Zeit

• Kosten 

• Leistung 

Diese repräsentieren die grundlegenden Faktoren, die ein Projekt beeinflussen. In der Mitte des Dreiecks befindet sich das Projektziel. Darüber schwebt, sozusagen als vierte Dimension, die Kundenzufriedenheit.

Zu Projektbeginn werden die drei Grunddimensionen – die Ecken des Magischen Dreiecks – Zeit, Kosten und Leistung definiert. Anschließend wird darauf basierend das Projekt geplant, durchgeführt, kontrolliert und abschließend bewertet. Verändern sich einzelne Parameter über den Projektverlauf hinweg, sind die Auswirkungen leicht ersichtlich und es kann somit adäquat reagiert werden.

Mit welcher Dimension man beginnt, ist abhängig vom Projekt; bei einem festen Budget sollte man beispielsweise mit den Kosten beginnen. Im Regelfall ist es sinnvoll, mit der Leistungsdimension zu starten, damit man Zeit- und Kostenaufwand besser abschätzen kann.

Lesetipp: Erfahren Sie mehr zum Gegenstück des Projektmanagements – dem Prozessmanagement!

Die Leistungsdimension verkörpert den Umfang des Projekts. Da die angestrebte Qualität vor diesem Hintergrund eine entscheidende Rolle spielt, wird diese Dimension auch als Qualitätsdimension bezeichnet. Zentrale Aspekte sind die zu erledigenden Aufgaben und Projekt-Meilensteine. Die zu erbringende Leistung wird jedoch auch maßgeblich von den mit den Stakeholder:innen besprochenen Zielen beeinflusst.

Der Leistungsumfang kann sich im Laufe des Projekts z. B. durch Teilstornierungen oder Ausweitung verändern. Da Anpassungen der Leistungsdimension fast immer einen Einfluss auf die Dimensionen Zeit und Kosten haben, sollten diese besonders gründlich kontrolliert werden.

31 Tipps, um Ihre Mitarbeitenden zu motivieren

Jeder Mensch ist anders, und so lassen sich auch Mitarbeiter durch unterschiedliche Aneize motivieren. Diese Checkliste leitet Sie durch die wichtigsten Maßnahmen.

Hier Checkliste herunterladen

Die Zeitdimension beinhaltet sämtliche zeitlichen Aspekte wie Zwischentermine, Fristen für Meilensteine sowie die geplante Projektlaufzeit. Diese zeitlichen Rahmenbedingungen bilden den Zeitplan des Projekts. Besonders wichtig für eine planmäßige Bearbeitung des Projekts sind das Identifizieren von Bottlenecks (organisatorischen Engpässen) sowie das Festlegen einer Bearbeitungsreihenfolge der Aufgaben.

Zeitliche Anpassungen werden nötig, wenn es zum Beispiel zu Lieferengpässen oder sonstigen Verzögerungen kommt; sie können aber ebenso forciert werden, wenn dafür gegebenenfalls eine Bonuszahlung winkt. 

Die Kostendimension definiert die benötigten bzw. vorhandenen Geld- und Sachmittel sowie sonstige Ressourcen. Dazu gehören unter anderem Maschinen, Ausrüstung, Werkzeuge, Räume, Gehälter.

Falls eine Kostenobergrenze existiert, ist das Projekt so zu planen, dass diese eingehalten wird. Abhängig vom Projekt kann die Kostenobergrenze auch flexibel gestaltet sein. Anpassungen der Kosten ergeben sich oftmals aus marktwirtschaftlichen Schwankungen oder Veränderungen der anderen Dimensionen.

Weitere wichtige Komponenten im Magischen Dreieck sind Kundenzufriedenheit und -bedürfnisse. Hierbei erweisen sich folgende Fragestellungen als richtunggebend: Haben die Stakeholder:innen Erwartungen?Welche Ansprüche und Sichtweisen müssen beachtet werden?

Um das Projekt zum Erfolg zu führen, müssen Projektmanager:innen also nicht nur die drei grundlegenden Definitionen des Magischen Dreiecks berücksichtigen, sondern auch stets im Sinne der Kundenzufriedenheit handeln.

Gemäß dem Modell des Magischen Dreiecks stellt sich der Projekterfolg nur ein, sofern alle Dimensionen sowie die Kundenzufriedenheit im Einklang stehen. Dies impliziert, dass auf Veränderungen der einzelnen Dimensionen reagiert werden muss. Doch gerade das stellt zuweilen eine Herausforderung dar, denn die einzelnen Dimensionen stehen häufig im Konflikt miteinander. Dieser Umstand wird besonders bei der Betrachtung möglicher Anpassungsstrategien deutlich: 

1. Steigen die Kosten eines Projekts, lässt sich das Gleichgewicht halten,

• indem mehr Zeit zur Verfügung gestellt wird, 

• indem der Leistungsbedarf gekürzt wird.

1. Erhöht sich der Leistungsumfang, lässt sich das Gleichgewicht halten,

• indem man mehr Geld investiert,

• indem man mehr Zeit einräumt.

1. Erhöht sich der Zeitbedarf, lässt sich das Gleichgewicht halten,

• indem man mehr Geldmittel einsetzt,

• indem man den Leistungsumfang reduziert.

Im Umkehrschluss benötigt ein Projekt:

• mehr Geldmittel bei erhöhtem Leistungsumfang oder Zeitbedarf,

• eine Reduzierung des Leistungsumfangs bei erhöhten Kosten oder mehr Zeitbedarf oder

• mehr Zeit bei erhöhten Kosten oder größerem Leistungsumfang.

Konflikte zwischen den jeweiligen Dimensionen während Projektplanung und -verlauf sind somit mehr als wahrscheinlich. Erfahrene Projektmanager:innen wissen diese jedoch weitestgehend zu reduzieren.

Ein großer Vorteil des Magischen Dreiecks besteht in der flexiblen Anwendbarkeit. Fest steht: Unternehmen profitieren auf vielfältige Weise von einer akkuraten Projektplanung. Vor dem ersten Einsatz des Magischen Dreiecks ist es allerdings sinnvoll, sich neben den Chancen auch mit potenziellen Schwächen vertraut zu machen.

Nutzen Sie das Magische Dreieck für folgende Aufgaben:

• umfassende Planung von Projekten samt klar definierten Zielen,

• Risikoerkennung und deren Berücksichtigung in der Projektplanung,

• flexible Anpassung von Projekten bei kurzfristigen Änderungen,

• Erstellung von Projekt(-abschluss-)berichten sowie

• Überprüfung der zu Beginn eines Projekts definierten Ziele.

Für eine Verwendung des Magischen Dreiecks gilt es jedoch, im Vorfeld eine funktionierende Konfliktlösungsstrategie zu etablieren. Hierfür ist es in erster Linie entscheidend, sämtliche Stakeholder:innen zu informieren und deren Erwartungen zu einem Konsens zu bringen – offene, direkte Kommunikation ist das Mittel der Wahl. 

Laut einer Studie zu den Erfolgsfaktoren im Projektmanagement, die in Kooperation mit der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. ausgeführt wurde, ist eine frühzeitige Einbindung der Stakeholder:innen für den Projekterfolg maßgeblich. 

Zu beachten ist, nicht nur des Gesprächs wegen zu kommunizieren, sondern eine gemeinsam getragene Lösung zu erarbeiten. Leitfragen wie „An welchen Stellen sind Abstriche möglich?“ und „Welche Aspekte haben absolute Priorität?“ verhelfen zu effektiven Ansatzpunkten.

Als besonders hilfreich erweist sich das Magische Dreieck in folgenden Anwendungsfällen:

• Planung und Controlling

• agiles Projektmanagement

• Prozessmanagement

• Risikomanagement

• Change Management

• Kapazitätsplanung

Tipp: Als Alternative zum Magischen Dreieck existiert das Teufelsquadrat. Das vom Software-Entwickler und -Tester Harry Sneed entwickelte und veröffentlichte Modell gliedert sich in die Dimensionen Zeit, Kosten, Qualität und Inhalt.

Mit dem Magischen Dreieck behalten Projektmanager:innen die Eckpunkte ihres Projekts jederzeit im Blick: Was soll bis wann mit welchem Budget umgesetzt werden? Durch adäquate Reaktionen auf Planungsabweichungen gelingt es, die Dimensionen im Gleichgewicht zu halten und somit den Projekterfolg zu sichern.

Mithilfe der Personio-Software lassen sich die Perfomance Ihrer Mitarbeitenden sowie die für ein Projekt geleisteten Zeiten präzise erfassen.

Das Magische Dreieck ist ein Tool für Projektmanager:innen und kann in sämtlichen Projektmanagement-Phasen (Definition, Planung, Durchführung, Controlling und Abschluss) genutzt werden.

Als Grunddimensionen des Magischen Dreiecks fungieren Zeit, Kosten und Leistung. Die Leistungsdimension wird zuweilen auch als Qualität bezeichnet.

Das Magische Dreieck gehört zu den Projektmanagement-Methoden und wird dementsprechend vor allem im Projektmanagement angewandt. Vielversprechende Anwendungsmöglichkeiten finden sich z. B. in den Bereichen Planung und Controlling, agiles Projektmanagement, Prozessmanagement, Risikomanagement, Change Management und Kapazitätsplanung.