Der vollständige Leitfaden zum Lohnausweis in der Schweiz

Der Lohnausweis wird jährlich vom Arbeitgebenden ausgestellt, um alle Lohnbestandteile transparent zu dokumentieren. Er ist für die korrekte Abwicklung der Steuererklärung wesentlich und wird üblicherweise bis Januar des Folgejahres ausgestellt. Bei mehreren Arbeitsstellen im Jahr erhalten Arbeitnehmende für jede Stelle einen entsprechenden Lohnausweis. In einigen Kantonen müssen Arbeitgebende den Lohnausweis direkt den Steuerbehörden übermitteln, während Arbeitnehmende ihn nur dann einreichen müssen, wenn sie für einen ausserkantonalen Arbeitgebenden arbeiten oder dies von der Steuerbehörde gefordert wird. Es ist wichtig, dass Arbeitgebende den Lohnausweis rechtzeitig ausstellen: Die gesetzliche Frist ist üblicherweise Ende Januar.

Wie muss der Lohnausweis aussehen und welche Schritte müssen beachtet werden? Damit der Lohnausweis die rechtlichen Grundlagen erfüllt, muss er korrekt ausgefüllt sein.

Der Lohnausweis – Schritt für Schritt: 

• Persönliche Angaben zu Mitarbeitenden: Der Lohnausweis muss alle persönlichen Angaben der Mitarbeitenden enthalten, darunter Name, Adresse und AHV-Nummer (Alters- und Hinterlassenenversicherung).

• Gehalt und Zusatzleistungen: Alle Lohnbestandteile müssen aufgeführt werden, inklusive des Grundlohns und sämtlicher Zulagen wie Bonuszahlungen, Überstundenentschädigungen und andere geldwerte Leistungen.

• Berufsbedingte Auslagen und Spesen: Auslagen wie Park- und Reisekosten

• Abzüge für Sozialversicherungsbeiträge: Die Abzüge für Sozialversicherungsbeiträge müssen ebenfalls angegeben werden, wie z. B. AHV (Alters- und Hinterlassenenversicherung) und KTG (Krankentaggeldversicherung).

• Kosten für Aus- und Weiterbildung

Die ordentliche Erfassung dieser Daten sorgt für eine korrekte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, der Bestimmungen zur Lohnabrechnung und gibt eine transparente Übersicht über den Lohn und die abzugsfähigen Beträge für Arbeitnehmende. So erfüllt der Lohnausweis auch steuerrechtliche Anforderungen. 

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Vorbereitende Lohnabrechnung kennenlernen

Das korrekte Ausfüllen des Lohnausweises erfordert ein gutes Verständnis der gesetzlichen Vorgaben. Die Steuerverwaltung der Kantone kann hilfreich sein, wenn es darum geht, alle erforderlichen Angaben korrekt zu erfassen. Der Lohnausweis ist schweizweit einheitlich und kann digital mithilfe einer Lohnabrechnungssoftware erstellt werden. Im Lohnausweis stehen alle Angaben zum Lohn, zu Auslagen und geringfügigen Lohnzahlungen – auch diese müssen gegenüber der Steuerbehörde angegeben werden, wie beispielsweise der Mindestlohn. Aus- und Weiterbildungskosten müssen nicht unbedingt im Lohnausweis aufgeführt werden, können jedoch bei der Unternehmenssteuererklärung abgezogen werden. Der ausgefüllte Lohnausweis muss vom Arbeitgebenden oder autorisierten vertretenden Personen unterschrieben werden, um die Richtigkeit der Angaben zu bestätigen.

In der Schweiz gibt es den sogenannten eLohnausweis der SSK. Der eLohnausweis der Schweizerischen Steuerkonferenz SSK ist eine digitale Lösung, die speziell für das Erstellen von Lohnausweisen konzipiert wurde. Mit dieser mandantenfähigen Software können Unternehmen unkompliziert Lohnausweise generieren. Sie bietet vielfältige Möglichkeiten zur Dateneingabe und Berechnung, z.  B. die automatisierte Erfassung der erforderlichen Angaben. Durch den Einsatz des eLohnausweises SSK wird der gesamte Prozess der Lohnabrechnung vereinfacht und so gewährleistet, dass sämtliche gesetzlichen Vorgaben fehlerfrei erfüllt werden.

Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, Arbeitnehmenden einen Lohnausweis auszustellen. In der Regel erfolgt die Zustellung per Post im Januar für das vorangegangene Kalenderjahr. Es ist nicht erlaubt, den Lohnausweis auf mehrere Dokumente aufzuteilen, ausser wenn dies aus technischen Gründen unvermeidbar ist. Das ist dann unter Ziffer 15 zu vermerken: «Einer von ... Lohnausweisen».

In die Lohnabrechnung gehören auch Spesenvergütungen. Dazu zählen Spesen für Auslagen durch Arbeitnehmende im betrieblichen Kontext, wie z.B. Mittagessen oder Anfahrten zu geschäftlichen Konferenzen. Spezielle Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit sowie Nachtarbeit müssen ebenfalls berücksichtigt werden und können steuerlich unterschiedlich behandelt werden. Zudem erfordern Abrechnungen für Teilzeitkräfte, Studierende und Praktikant:innen unterschiedliche Angaben. Auch Abfindungen, Lohnvorauszahlungen, Arbeitgeberdarlehen und Sachzuwendungen müssen im Lohnausweis aufgeführt werden.

In der Schweiz sind Arbeitgebende gesetzlich dazu verpflichtet, einen Lohnausweis auszustellen, der die geleisteten Zahlungen an Arbeitnehmende detailliert aufzeigt. Der Lohnausweis muss dem offiziellen Format entsprechen, das von den Steuerbehörden der Kantone vorgeschrieben ist und für jede Steuerperiode eingereicht werden. Üblicherweise wird der Lohnausweis im Januar für das vorangegangene Jahr an Arbeitnehmende ausgegeben. Eine Aufteilung des Lohnausweises in mehrere Dokumente ist nicht zulässig; es sei denn, es gibt technische oder rechtliche Gründe dafür. Dies gewährleistet die Einhaltung der Schweizer Vorschriften für die Lohnabrechnung und Besteuerung. Es ist wichtig, dass alle geleisteten Zahlungen an Arbeitnehmende vollständig aufgeführt sind, einschliesslich Zulagen, Abzügen und zusätzlichen Vergütungen wie Spesen. Durch die Einhaltung dieser Vorschriften stellen Arbeitgebende sicher, dass die steuerrechtlichen Anforderungen und gesetzlichen Grundlagen erfüllt sind.

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Datenschutz ist auch beim elektronischen Lohnausweis ein grosses Thema. Der Schutz persönlicher Daten erfordert, dass alle Informationen sicher und verschlüsselt übertragen werden. Gemäss den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes (Art. 7) müssen Daten, die im Rahmen der Lohnabrechnung verwendet werden, durch technische und organisatorische Massnahmen vor unbefugtem Zugriff und Verarbeitung geschützt werden. So wird gewährleistet, dass sensible Informationen während der Übertragung sicher sind und alle Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.

Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, für Arbeitnehmende einen vollständigen Lohnausweis in zweifacher Ausführung auszustellen, der alle Informationen zum Lohn und den geldwerten Vorteilen während der Anstellung gemäss den gesetzlichen Vorgaben dokumentiert. Spesenvergütungen und Auslagen müssen ebenfalls angegeben werden. In einigen Kantonen ist es zudem erforderlich, den Lohnausweis direkt an die Steuerverwaltung des jeweiligen Kantons zu übermitteln. Arbeitnehmende haben ein Recht auf die rechtzeitige Ausstellung des Lohnausweises und einen Anspruch auf die Erhaltung korrekter Informationen.

Der Lohnausweis ist ein wesentliches Dokument für Arbeitnehmende und Unternehmen. Um die steuerrechtlichen Anforderungen der Steuererklärung zu erfüllen, müssen Arbeitgebende den Lohnausweis üblicherweise bis Ende Januar des Folgejahres erstellen. Das Dokument enthält genaue Informationen zum Lohn und zu Auslagen und wird Arbeitnehmenden in zweifacher Ausführung zugestellt. In manchen Kantonen wird der Lohnausweis direkt an die Steuerbehörde übermittelt. In jedem Fall ist er ein wesentlicher Bestandteil der Steuererklärung.

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Ein Lohnausweis muss üblicherweise im Januar des Folgejahres erstellt werden. In manchen Situationen, wie z. B. bei Austritt aus dem Beruf, Umzug oder Todesfall, wird der Ausweis früher zugestellt. 

Arbeitnehmende erhalten den Lohnausweis für das vergangene Jahr üblicherweise Ende Januar des darauffolgenden Jahres. So haben Arbeitnehmende den Lohnausweis für die Steuererklärung rechtzeitig vorliegen.

Spesenvergütungen sind Zahlungen, die Arbeitgebende für Auslagen der Arbeitnehmenden erstatten. Diese Auslagen entstehen für Ausgaben im betrieblichen Kontext, beispielsweise Reisekosten.

Wenn Arbeitnehmende das Unternehmen verlassen, wird der Lohnausweis üblicherweise direkt ausgehändigt. In jedem Fall haben Arbeitnehmende Anspruch darauf.