HR Reporting: Definition, Kennzahlen und Beispiele

Das HR Reporting ist die Sammlung und Auswertung von Personalkennzahlen im HR-Bereich. Je nach Ziel des Unternehmens werden unterschiedliche Kennzahlen erhoben, z. B. die Mitarbeiterstruktur, Krankheitsfälle oder die Anzahl an Mitarbeitern. Das HR Reporting umfasst dabei alle Maßnahmen, die dazu dienen, Informationen über die Belegschaft festzuhalten und sie in regelmäßigen Abständen zu analysieren.

Das HR Reporting ist verwandt mit People Analytics und Personalcontrolling.

HR-Berichte: Fundiert entscheiden dank starker Analysen

Mit den HR-Berichten von Personio erhalten Sie präzise Antworten auf Ihre individuellen Fragestellungen – von der Fluktuationsrate bis zur Gehaltsentwicklung in Teams und Abteilungen.

So funktioniert das HR Reporting

Mit HR Reporting können Personaler*innen den Status quo zu bestimmten Personalkennzahlen überwachen, analysieren und daraus Maßnahmen sowie Prognosen für die Zukunft ableiten. Dafür ist es wichtig, eine zuverlässige Datenquelle zu haben, um saubere Daten sammeln zu können.

HR Reportings (oder HR-Berichte) gehören zu den Hauptaufgaben von HR und haben vier Kernfunktionen – wenn man sie richtig nutzt.

1. Das H(e)R(z) Monitoring: Berichte sind der Herzschlag Ihres Unternehmens. Wenn Sie bestimmte Kennzahlen regelmäßig beobachten, können Sie positive Entwicklungen schneller ausbauen und negativen rechtzeitig entgegenwirken.

2. Basis für Entscheidungen: Welche Recruiting-Kanäle funktionieren am besten? Statt Bauchgefühl beantworten Zahlen solche Fragen. Und auf die ist Verlass. So treffen Sie begründete Entscheidungen, die direkt auf Ihren Unternehmenserfolg einzahlen.

3. Verlässliche Planung: Wann ist Hochsaison für Krankheiten? In welcher Abteilung sind regelmäßig Mitarbeiter abwesend? HR-Berichte machen sichtbar, was in Ihrem Unternehmen vorgeht und geben Ihnen eine fundierte Grundlage, um vorauszuplanen.

4. Problembereiche optimieren: Zum Beispiel können HR Reportings helfen, eine hohe Fluktuationsrate im Team oder explodierende Fluktuationskosten schneller zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung zu ergreifen.

HR-Berichte sind eine wichtige Grundlage für People Analytics, einer wirksamen Methode, um optimale Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeiter zu schaffen. In diesem Artikel finden Sie alle wichtigen Informationen dazu.

Best Practices im HR Reporting mit fritz-kola

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Damit HR-Berichte ihre Aufgaben erfüllen können, muss der Rahmen gegeben sein. Und der besteht aus dem "Wie", dem “Was” und dem “Wann”.

Der Chef braucht “mal kurz” einen Bericht und HR fängt an, ewig Listen zu durchsuchen und Zahlen zusammenzustellen. So das gewöhnliche Bild, wenn HR Reportings manuell erstellt werden. Doch das kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Das sind zu viele Steine, die HR hier in den Weg gelegt werden. Deswegen ermöglichen wir mit unserer HR Software automatisierte HR-Berichte. Es geht schneller, ist zuverlässiger und gibt Ihnen mehr Einblicke in die Daten Ihres Unternehmens.

Personio ist ein ganzheitliches Tool, mit dem Sie Ihr Recruiting, Ihre Mitarbeiterverwaltung, -entwicklung und -abrechnung durchführen. Bedeutet für das HR Reporting: Alle Mitarbeiterdaten fließen an einer zentralen Stelle zusammen und werden auch dort ausgewertet. Sie haben damit eine vollständige und sauber gepflegte Datenbasis.

Und genau das ist die Grundlage für ein einfaches HR Reporting. Sie entscheiden, …

• … welche Mitarbeiterdaten Sie speichern wollen.

• … welche Kennzahlen Sie sich wann anschauen möchten.

Personio liefert Ihnen die Daten per Klick aus und erstellt sie bei Bedarf automatisch, z. B. am ersten Tag jeden Monats.

Das “Was” sollte jedes Unternehmen für sich selbst beantworten. Aber es gibt eine Handvoll HR Kennzahlen, die wir Ihnen ans Herz legen möchten:

• Einstellungen: Diese Größe gibt an, wie viele Mitarbeiter bereits in Ihrem Unternehmen eingestellt sind. So können Sie zum Beispiel Schwellenwerte besser überblicken.

• Abwesenheiten: Damit sehen Sie, wann Mitarbeiter am häufigsten fehlen und entsprechend Personal planen können.

• Urlaubsrückstellungen: Hier sehen Sie übersichtlich (zum Jahresende), wie viele Urlaubsrückstellungen Sie durchführen müssen. Fehler und Rechnereien sind damit pas­sé.

• Karriere- & Gehaltsentwicklung: Hiermit können Sie auswerten, wie schnell sich Mitarbeiter und ihre Gehälter weiterentwickelt haben. Stagniert die Entwicklung bei einem Mitarbeiter? Dann können Sie rechtzeitig auf die Führungskraft zugehen und handeln.

• Überstunden: Sehen Sie anhand dieser Kennzahl, wie die Überstundenquote in Ihrem Unternehmen aussieht – sogar heruntergebrochen auf einzelne Teams und Mitarbeiter. Ist die Quote irgendwo zu hoch, ist das ein Indiz für Arbeitsüberlastung – und der beste Weg zum Burnout. Auch hier können Sie frühzeitig Warnsignale erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten.

>>In unserem Artikel zu Personalcontrolling finden Sie weitere Kennzahlen, die Sie für Ihr Berichtswesen erheben können.

Mit Excel-Listen sind solche Auswertungen nicht oder nur mit viel Aufwand möglich. Ähnlich komplex verhält es sich, wenn Sie mehrere HR-Lösungen nutzen. Denn damit sind Ihre HR-Daten auf mehrere Tools verstreut. Bedeutet: Sie müssen sich wieder Daten zusammensuchen oder mehrere Berichte manuell zusammenführen.

Mit Personio ist das anders. Da alle Mitarbeiter- und Bewerberdaten in einem Tool gespeichert sind, können Sie die Daten aus dynamischen HR-Bereichen wie Mitarbeiterakten, Gehalt, Abwesenheits- und Zeiterfassung mit wenigen Klicks zusammenzuführen. Wieder Zeit und Nerven gespart!

So individuell ein Unternehmen ist, so individuell sind auch die Fragestellungen, die mit HR-Berichten beantwortet werden sollen – und so flexibel sollten Ihr Tools dafür sein. Denn manchmal beziehen sich die Fragen

• auf einen bestimmten Zeitpunkt,

• mal auf einen ganzen Zeitraum

• manchmal will man nachverfolgen können, welche Daten sich in welchem Zeitraum verändert haben

• und manchmal würde man auch gerne in der Zukunft Mäuschen spielen.

Excel kann das nicht leisten! Und Sie sollten Ihre Zeit nicht dafür aufopfern, solche Fragen durch Suchen und Zusammenstellen von Daten und Berichten zu beantworten. Nutzen Sie sie lieber, um an Fragestellungen zu arbeiten, die dabei helfen, Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen.

Um Ihnen zu verdeutlichen, welches Potenzial in Ihren Daten steckt, haben wir Ihnen vier Fragestellungen als Beispiele zusammengestellt, die Sie mit Personios benutzerdefinierten Berichten problemlos beantworten können.

Beispiel 1: Fragestellung mit ZeitpunktErstellen Sie einen Bericht über die Anzahl aller Marketing-Mitarbeiter im Mai nächsten Jahres.

Beispiel 2: Fragestellung mit ZeitraumKonfigurieren Sie einen benutzerdefinierten Bericht über die gearbeiteten und bestätigten Anwesenheitsstunden der Mitarbeiter während der ersten Jahreshälfte.(Zeitraum 01.01.2019 bis 31.07.2019)

Beispiel 3: Fragestellung zur DatenhistorieErstellen Sie eine Übersicht über alle Positions- und Gehaltsänderungen der Vertriebsabteilung, während des letzten Quartals.

Das Beste: Sie können immer sicher sein, dass Ihre Berichte aktuell sind. Denn das HR Reporting in Personio greift auf Ihre gesamte Datenbasis zu und passt Ihre Berichte je nach Änderung an.

Ob Bewerberanzahl oder Kündigungsgrund: Ein sauberes HR Reporting gibt Ihnen wertvolles Personalwissen zu Ihrem Unternehmen und ist die Basis für fundierte Entscheidungen in Sachen Recruiting, Mitarbeiterbindung und -entwicklung. Das ermöglicht Ihnen, rechtzeitig Maßnahmen zu planen und umzusetzen und so aktiv auf Ihren Unternehmenserfolg einzuzahlen.

Also: Machen Sie die Schlummertaste aus und wecken Sie Ihre persönliche Datenfee!