HR Cloud Software: So lösen sich Ihre Bedenken in Luft auf

Cloud-Software lizenzieren oder doch lieber kaufen und selbst betreiben – das ist eine der beiden wichtigen Fragen, die Sie sich vor dem Kauf einer HR-Software stellen sollten (neben der Frage, ob Einzel- oder Komplettlösung). Persönliche Präferenzen leiten die Entscheidung für oder gegen Abo-Software, vor allem aber Datenschutz und Kosten. Dazu mehr später.

Cloud-Software wird oft auch als Software-as-a-Service (SaaS) oder On-demand-Software bezeichnet. Die Begriffe machen schon klar, worum es geht: Sie kaufen Software nicht, sondern abonnieren sie, bezahlen also einen monatlichen Preis für die Nutzung. Die Preisstruktur basiert dabei in der Regel auf der Anzahl der zu verwaltenden Mitarbeiter.

Mit den Abo-Gebühren sind alle Leistungen rund um die Software abgedeckt. Der Anbieter kümmert sich um alles Technische: Betrieb, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung. Sie müssen sich lediglich mit Ihren Zugangsdaten an der Software anmelden und können sofort beginnen, sie produktiv zu nutzen.

Ihre Daten sind auf Servern des Softwareanbieters gespeichert. Oder, was wahrscheinlicher ist, in einem Rechenzentrum, das der Softwareanbieter mit dem Hosting beauftragt hat. Solange Sie Internetzugang haben, können Sie von überall her auf Ihre Daten zugreifen.

Dass die "Daten irgendwo anders liegen" ist das markanteste Merkmal von Cloud-Software. Jedoch längst nicht das einzige. Hier die Vor- und Nachteile im Überblick:

Cloud-Lösungen bieten einen festen Funktionsumfang, der an individuelle Anforderungen angepasst werden kann. Ausgewählte Funktionen lassen sich aktivieren oder abschalten. Bei HR-Cloud-Lösungen sind die vielen unterschiedlichen Funktionen gut aufeinander abgestimmt, sodass ein großer Nutzerkreis sie einfach bedienen kann. Aufgrund der Vielzahl an Anbietern finden Sie auf jeden Fall eine Lösung, deren Funktionsumfang zu Ihnen passt.

SaaS-Anbieter entwickeln ihre Lösungen permanent weiter, schließlich fordern die Kunden für ihre monatlichen Zahlungen auch eine Gegenleistung ein. Sobald der Anbieter neue Funktionen oder Fehlerbehebungen freigibt und ausrollt (in der Software aktiviert), stehen sie allen Kunden sofort zur Verfügung: ohne Aufpreis und ohne zusätzliche Arbeit. Sie brauchen weder ein Budget beantragen noch ein IT-Projekt planen, um neue Features und die jeweils aktuelle Version zu nutzen.

Reibungsloser Betrieb und permanente Verfügbarkeit gehören zu den Kernaufgaben jedes Cloud-Software-Providers. Die Daten werden in modernen Rechenzentren gehostet, wo Hardware mehrfach (“redundant”) vorhanden ist. Geht etwas kaputt, steht immer eine Alternative zur Verfügung. Die Anbieter garantieren Verfügbarkeiten von 99,9% und höher. Aufs Jahr gerechnet heißt das, dass die Software insgesamt nur einige Stunden ausfallen darf und ansonsten zuverlässig erreichbar sein muss.

Unter Skalierbarkeit versteht man, dass eine Software “mitwachsen” kann, also für stärkere Nutzung und größere Nutzerzahlen in der Zukunft geeignet ist. Dabei muss die Software weiterhin schnell und reibungslos funktionieren. Besonders wichtig ist das für Sie, wenn Sie HR-Verantwortlicher eines schnell wachsenden Unternehmens sind.

Bei Cloud-Software müssen Sie sich darüber keinerlei Gedanken machen. Sie können einfach neue Nutzer und Funktionen hinzubuchen. Werden dafür zum Beispiel mehr oder schnellere Server gebraucht, kümmert sich der Anbieter im Hintergrund selbst darum.

Sie können von jedem Ort aus online mit einem Browser auf Ihre Cloud HR-Software zugreifen. Auch das Gerät spielt keine Rolle, der Zugriff funktioniert über Desktop- oder Laptop-Rechner, Tablet und Smartphone. Nur ein Funkloch kann Ihnen einen Strich durch die Rechnung – beziehungsweise durch die Nutzung machen. Ständiger Internetzugang ist somit Grundvoraussetzung.

Was einerseits einfach und nutzerfreundlich ist, bringt andererseits ein gewisses Sicherheitsrisiko mit. Theoretisch kann jeder über das Internet auf die Anmeldeseite Ihrer Software zugreifen und versuchen, einzudringen. Um das zu verhindern, ergreifen die Anbieter diverse Sicherheitsmaßnahmen auf dem aktuellen Stand der Technik. Sichere Passwörter sind absolute Pflicht.

Cloud-Lösungen bringen eine Reihe an Standard-Schnittstellen mit und lassen sich, je nach bestehender Systemlandschaft, daran anbinden. Individuelle Schnittstellen für Ihre Systeme zu entwickeln, ist selten möglich bzw. sehr aufwändig.

Für Ihre Buchhaltung macht es einen wesentlichen Unterschied, ob Sie HR-Software kaufen oder mieten. Kosten für Softwarelizenzen und Eigenentwicklungen müssen Sie aktivieren (ins Anlagevermögen aufnehmen) und über mehrere Jahre hinweg abschreiben. Die Abo-Kosten für eine SaaS-Lösungen setzen Sie jeden Monat direkt als betriebliche Ausgabe ab.

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Eine Software, die Sie selbst betreiben,auch On-Premise-Software genannt, ist nur so gut wie Ihre IT-Abteilung. Daher ist ein Vergleich schwierig. Verfügen Sie über stolze Budgets, haben modernste Servertechnologie und Büros voller Entwickler, dann können Sie mit Ihrer eigenen Software wahrscheinlich jede Cloud-Lösung schlagen.

Sind Ihre IT-Ressourcen, wie häufig der Fall, eher knapp, müssen Sie genau hinschauen, ob und wie gut Sie eine gekaufte Software überhaupt betreiben können. Einen direkten Vergleich zwischen SaaS und On Premise HR-Software sollten Sie daher nur vor dem Hintergrund Ihrer eigenen Ressourcen ziehen.

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Weil ein objektiver Vergleich schwer fällt, wird oftmals das Kostenargument für die Entscheidung herangezogen. Dabei zieht die Cloud-Software oft den Kürzeren. Grund dafür ist die Kostentransparenz. Kostet eine HR-Software beispielsweise bei 500 Mitarbeitern 2.500 Euro im Monat, ein realistischer Preis, lassen sich die jährlichen Kosten von 30.000 Euro leicht ausrechnen.

Stellt man, angenommen, einmalige Lizenzkosten von 20.000 Euro für den Kauf einer HR-Software dagegen, scheint die Entscheidung bereits getroffen. Dieser Vergleich ist aber nicht nur unfair, sondern auch gefährlich. Kosten für Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung einer gekauften Software werden gerne außen vor gelassen. Das Argument dafür lautet, man müsse seine IT-Mitarbeiter ja sowieso bezahlen, die eigenen Server seien bereits gekauft und noch nicht ausgelastet.

Diese Annahme stellt sich relativ schnell als falsch heraus. Oft werden Softwarefehler nicht behoben oder Fachabteilungen müssen monatelang auf benötigte Funktionen warten, weil die IT-Abteilung überlastet oder der Verantwortliche schlicht krank ist. Spätestens dann wird klar, dass interne IT-Ressourcen nicht zum Nulltarif zu haben sind. Nicht eingerechnet sind die Auswirkungen schlecht gewarteter HR-Software auf die Produktivität Ihrer Personalmanager oder auf die Dauer Ihrer Stellenbesetzungen. Zudem müssen Sie jedes Update auf eine neue Version extra bezahlen, sofern Sie denn das nötige Budget überhaupt bewilligt bekommen.

Um einen seriösen Kostenvergleich zwischen Cloud- und On Premise Lösungen anzustellen, sollten Sie deshalb alle anfallenden Kosten berücksichtigen. Total Cost of Ownership (TCO) nennt sich dieser Ansatz im IT-Jargon. Grundsätzlich können Sie davon ausgehen, dass Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen wirtschaftlicher sind. Mit zunehmender Unternehmensgröße wird es finanziell attraktiver, Software selbst zu betreiben.

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HR-Software auf fremden Servern? Klingt erst einmal problematisch, gehören Personaldaten doch zu den sensibelsten Daten überhaupt. Wenn Sie Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz von HR-Software aus der Cloud haben, stellen Sie sich diese eine Frage: “Sind wir als Unternehmen wirklich in der Lage, eine höheres Sicherheitsniveau herzustellen, als ein spezialisierter SaaS-Anbieter?”

Software-Anbieter sind sich ihrer Verantwortung in puncto Datenschutz sehr wohl bewusst. Sie beschäftigen ganze Abteilungen, die permanent an der Sicherheit der Soft- und Hardware arbeiten und alle aktuellen gesetzlichen Anforderungen kennen. Ihre Daten werden in High-End-Rechenzentren gespeichert, die Hochsicherheitsgefängnissen gleichen. (Beispiel) Nichts und niemand kommt unbemerkt rein oder raus, weder durch die Türen noch durch die Kabel.

Achten Sie bei der Auswahl einer Software darauf, dass die Daten nur innerhalb Deutschlands gespeichert und verarbeitet werden. Studieren Sie aufmerksam die Informationen über Sicherheit und Datenschutz und lassen Sie sich Zertifizierungen vorlegen. Gute Anbieter sind vorbereitet, haben die nötigen Verträge parat und unterstützen Sie zusätzlich mit Leitfäden und Checklisten, die Ihnen zum Beispiel bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften helfen.

Von Großkonzernen einmal abgesehen wird kaum ein Unternehmen in der Lage sein, solchen Aufwand selbst effizient zu betreiben. Nur weil Daten auf “eigenen” Servern liegen, bedeutet das noch lange nicht, dass sie sicher sind. Sofern Sie sich für eine seriöse Software entscheiden und sie verantwortungsbewusst nutzen, müssen Sie sich um Datenschutz nicht ernsthaften sorgen.

Statista: 2020 überholt die Cloud lokale Speichermedien

Dass die meisten Bedenken gegen HR-Software aus der Cloud unnötig sind und auch die Wirtschaftlichkeit stimmt, lässt sich an einer simplen Tatsache festmachen: Immer mehr Unternehmen verwenden sie. Sich nicht um die Technik kümmern müssen, ständig neue Funktionen zu bekommen und Zugriff von überall aus sind Argumente, die überzeugen.

Große Unternehmen sind natürlich besser in der Lage, Software selbst zu betreiben und weiterzuentwickeln. Doch selbst sie setzen mittlerweile in vielen Bereichen der HR auf SaaS-Lösungen. Denn HR-Software ist nicht dazu da, IT-Abteilungen auszulasten, sondern Personalmanager dabei zu unterstützen, ihre Arbeit besser, schneller und mit mehr Freude zu erledigen.

Überzeugt von der Cloud? Diese Fragen sollten Sie vor dem Kauf unbedingt beantworten.