Gehaltsverhandlung: Zeitpunkt, Strategie, Tipps

Vor einer Gehaltserhöhung steht in der Regel zunächst eine Hürde: die Gehaltsverhandlung. Mitarbeitende und Führungskräfte (mit HR-Unterstützung) tauschen hier ihre Argumente pro oder contra Gehaltserhöhung aus.

Damit ein Gehaltsgespräch für beide Seiten erfolgreich sein kann, gilt eine wichtige Grundregel: Bereiten Sie das Gespräch detailliert und konzentriert vor. Dazu gehört auch, die Gehaltsverhandlung mit ausreichend zeitlichem Vorlauf einzuplanen und sich dann für das Gespräch genügend Zeit zu nehmen. Auf die Schnelle zwischen Tür und Angel lassen sich Gehaltsverhandlungen nur unzureichend führen. Und im worst case gehen die Beteiligten ohne konkretes Ergebnis, aber mit Wut oder Enttäuschung im Bauch, zurück an den Arbeitsplatz. Das muss nicht sein. Wer gute Argumente hat, wird in der Regel gehört und ernstgenommen.

So merkwürdig es klingen mag, das beste Argument ist eine Haltung. Und die sollte in einer Gehaltsverhandlung für eine angenehme, sachliche und offene Gesprächsatmosphäre sorgen. Doch leider ist das nicht immer selbstverständlich, geht es hier doch um harte finanzielle Fakten und manchmal auch um widerstreitende Interessen.

Gute Argumente zeichnen sich durch Belastbarkeit der Aussage aus. Das heißt, wenn Mitarbeitende behaupten, dass sie über einen bestimmten Zeitraum eine deutlich höhere Arbeitsqualität erzielt haben, sollten sie dies anhand von Fakten für ihr Gegenüber nachvollziehbar machen können. Und dann spricht einiges dafür, dass eine Gehaltsverhandlung einen guten Verlauf nehmen kann.

Dies können mögliche Argumente in Gehaltsverhandlungen sein:

Erfolge und Leistungen: Ein Mitarbeitender, z. B. im Vertrieb, hat seine Verkaufszahlen substanziell gesteigert und damit zur positiven Umsatzentwicklung des Unternehmens beigetragen. Belegbar sind diese Erfolge anhand von Statistiken. Aber auch in anderen Bereichen und Abteilungen lassen sich konkrete Erfolgsindikatoren finden, die eine Gehaltserhöhung rechtfertigen. Wer Mehrwert für das Unternehmen schafft – quantitativ oder qualitativ – sollte dafür belohnt werden.

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Entwicklungsfähigkeit: Mitarbeitende, die gezeigt haben, dass sie sich fachlich aber auch persönlich weiterentwickelt haben, können ein starkes Argument ins Feld führen. Sie bleiben im Unternehmenskontext nicht stehen, sondern gehen nach vorne, trauen sich, neue Wege zu betreten. Insbesondere Fachkräfte machen sich damit unentbehrlich. Ein Argument, das sich auch deutlich im Gehalt widerspiegeln kann.

Kompetenzerweiterung: Kolleg:innen, die sich z. B. auf Eigeninitiative für das Unternehmen fortbilden, zeigen ihren Willen zum beruflichen Vorankommen. Auch damit können Fachkräfte gute Argumente für die Gehaltsverhandlung sammeln. Wer seine Kompetenzen erweitert, kommt für zentrale Rollen im Unternehmen in Frage. Und ein hierarchischer Aufstieg zieht in der Regel eine deutliche Gehaltsanpassung nach sich.

Wer mit einer der im folgenden genannten Argumente in das Gehaltsgespräch geht, begibt sich auf Glatteis. Deshalb müssen beide Seiten eine Strategie entwickeln, die nachvollziehbar und der Situation angemessen ist.

Es ist die Frage aller Fragen: Wie viel mehr Gehalt lässt sich in einer Gehaltsverhandlung erzielen? Eine allgemeingültige Antwort darauf kann es nicht geben, weil zu viele unterschiedliche und temporäre Faktoren Einfluss nehmen. Dazu zählen etwa diese:

• Ist das Unternehmen ein im Markt etablierter Player oder ein Start-up?

• Gehört das Unternehmen einer Boom- oder Krisenbranche an?

• Wie lange sind die Mitarbeitenden bereits im Unternehmen?

• Steht das Unternehmen zum Zeitpunkt der Gehaltsverhandlung auf wirtschaftlich stabilen Füßen?

Ist der betreffende Mitarbeitende im Unternehmen befördert worden oder hat sich sein wirtschaftlicher oder hierarchischer Verantwortungsbereich deutlich erweitert, können Gehaltsverhandlungen eine Erhöhung von bis zu 15 Prozent bringen. Dabei nähern sich die Parteien im Rahmen der Gehaltsverhandlung in der Regel einander an – so könnte HR mit 10 Prozent ins Rennen gehen, während der Mitarbeitende mit 20 Prozent einsteigt.

Sind neue Aufgaben dazugekommen? Dann können zwischen 5 und 8 Prozent realistisch sein.

Sind die Aufgaben und die Verantwortungen hingegen gleichgeblieben, reduziert sich der Spielraum deutlich, auf einen Bereich zwischen 3 und 5 Prozent. Auch hier gilt es die vermutlich unterschiedlichen Vorstellungen zusammenzubringen.

HR muss im Rahmen der Gehaltsverhandlungen auch immer das Bruttogehalt als Gesamtpaket im Kopf behalten. Denn es ist die Basis für die Berechnung der anfallenden Lohnkosten im Unternehmen.

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Bei Gehaltsverhandlungen kommt es auf das richtige Timing an. Aber: Kein:e Arbeitnehmer:in hat ein verbrieftes Recht auf eine regelmäßige Gehaltsverhandlung. Jedes Unternehmen hat die freie Entscheidung, ob und wann es in Gehaltsverhandlungen mit den Mitarbeitenden eintritt.

Jein, zumindest gibt es schlechte Zeitpunkte für Gehaltsverhandlungen. Die man kennen sollte. Kaum jemand wird gerne am frühen Montagmorgen in eine möglicherweise harte Gesprächsrunde gehen wollen – weder HR noch Mitarbeitender. Auch der Freitagnachmittag ist nicht der perfekte Zeitpunkt – das Wochenende steht vor der Tür.

Manchmal ergeben sich unerwartete Möglichkeiten. Wenn ein neuer Kunde akquiriert, ein finanziell für das Unternehmen vorteilhafter Vertrag unterschrieben oder ein zentrales Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde, können Führungskraft und Mitarbeitender direkt das Gespräch suchen. Weil es dafür gewichtige Argumente für beide Seiten gibt: Die Führungskraft erkennt den herausragenden Wert des Mitarbeitenden und möchte ihn in diesem Zusammenhang besser entlohnen und langfristig binden, der Mitarbeitende sieht die Chance für eine Gehaltserhöhung gekommen. Eine klassische Win-Win-Situation.

Entscheidender als der eigentliche Zeitpunkt ist die Vorbereitungszeit auf das Gehaltsgespräch. Die sollte ausreichend sein und sinnvoll genutzt werden, indem relevante Zahlen, Fakten, Argumente usw. zusammengestellt werden.

Wenn neue Kolleg:innen ins Unternehmen eintreten, ist die Gehaltsverhandlung fester Bestandteil des Recruiting-Prozesses. In der Regel sollte das Thema Gehalt direkt von HR angesprochen werden. Und zwar nicht in der ersten Runde der Bewerbung. Sollte es bei den Gehaltsverhandlungen stocken, bietet es sich an, gleich einen festen Termin für eine neue Verhandlungsrunde, etwa nach der Probezeit zu fixieren.

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Wenn damit auch neue Aufgaben verbunden sind oder die Verantwortung wächst, ist das ein gutes Argument für eine gezielte neue Gehaltsverhandlung.

Viele Unternehmen führen Jahresgespräche mit ihren Mitarbeitenden. Dabei werden Leistungen und Ziele überprüft und diskutiert – der perfekte Anlass, ein Gehaltsgespräch anzuschließen, wenn die Leistungen stimmen.

Die Beförderung ist ein perfekter Anlass für ein Gehaltsgespräch zu führen, weil mit dem Aufstieg auf der Karriereleiter normalerweise auch eine Gehaltserhöhung verbunden ist. Die Beförderung kann auch mit einem Abteilungswechsel verbunden sein, auch hier ist eine Gehaltsverhandlung gerechtfertigt. HR sollte hierbei nicht warten, bis der Mitarbeitende von sich aus das Gespräch sucht, sondern vielmehr selbst aktiv werden. Dies vermittelt Wertschätzung für die Leistung und das Erreichte und ist gleichzeitig ein Ansporn für die Zukunft.

Offensichtlich nehmen Mitarbeitende ihre Personaler und auch Führungskräfte rund um das Themengebiet Gehaltsverhandlung eher als Gegenspieler, denn als Verhandlungspartner wahr. Das muss und sollte nicht sein.

Einer der Gründe für diese Dysbalance liegt in der oft mangelhaften und schwierigen Kommunikation beider Gesprächsparteien zum Thema. Wenn erbrachte Leistungen der Mitarbeitenden von HR oder Führungskraft nicht fair beurteilt werden können, liegt das aber nicht in erster Linie an deren mangelndem Willen, sondern vielmehr an dünner Faktenlage. Damit Kommunikation in der Gehaltsverhandlung funktionieren kann, braucht es eine gemeinsame Basis für das Gespräch. Der Schlüssel dazu ist ein regelmäßiger und transparenter Austausch von relevanten Informationen, z.B. der Ergebnisse von Leistungsbeurteilungen.

Gehaltsverhandlungen stellen für eine moderne HR-Abteilung einen zentralen Bestandteil des Performance Managements dar. Und sind damit eine datengetriebene Aufgabe. HR-Software kann hier wirkungsvoll unterstützen. So können z.B. Führungskräfte wie auch Mitarbeitende digital und automatisiert erinnert werden, Beurteilungen zu verfassen, Feedback-Bögen auszufüllen und Feedback-Meetings aufzusetzen. Dann spricht man in der Gehaltsverhandlung auf Augenhöhe miteinander.

Gerechte Leistungsbeurteilungen sind nur dann möglich, wenn die Feedback-Methoden und -Formulare standardisiert sind. Auch das lässt sich perfekt über digitale Tools und Prozessketten abdecken. So können die Vorgesetzten die Fortschritte ihrer Mitarbeitenden direkt anhand erfasster quantitativer wie qualitativer Ziele verfolgen. Das ist die perfekte Grundlage und Vorbereitung für eine optimale und fair verlaufende Gehaltsverhandlung.

Wenn Gehaltsverhandlungen als wichtiger Teil der Unternehmenskultur verstanden werden, lässt sich daraus ein knallharter Wettbewerbsvorteil ableiten. Erfahren Kandidat:innen bereits während der Vorstellungsgespräche, dass ihre Leistungen und Engagement von Beginn an in einem übergreifenden Tool mess- und einsehbar hinterlegt werden, sorgt das für Transparenz. Damit schafft HR die sichere Grundlage für einen vertrauensvollen Umgang mit dem wichtigen Thema Gehalt und Entlohnung, gekoppelt an die Kultur des Unternehmens.

Offenheit und Ehrlichkeit sollten eigentlich selbstverständlich für Gehaltsverhandlungen sein. Psychologische Verhandlungstricks von HR-Seite haben dort nichts zu suchen. Wenn deutlich wird, dass Gehaltsforderungen überzogen sind, helfen konkrete Zielvereinbarungen, die dann mit einer stufenweisen Erhöhung des Gehalts verknüpft sind. Dabei sollten vorher definierte Höchstgrenzen nicht überschritten werden.

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