FTE: So berechen sie das Vollzeitäquivalent

Deutschland ist auf dem Weg in die Teilzeitrepublik. Denn die alte Acht-Stunden-Norm ist keineswegs mehr Normalität. Im Gegenteil. Immer mehr Menschen arbeiten in Teilzeit, um genau zu sein: vier von zehn. In harten Fakten: 9,1 Millionen Arbeitnehmer sind in Teilzeit beschäftigt. Das heisst für Sie als Personaler: Sie müssen Teilzeitkräfte in Vollzeitkräfte umrechnen. Nur wenn Sie FTE berechnen, können Sie aus den unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen in Ihrem Unternehmen aussagekräftige Personalkennzahlen kalkulieren. Die Basis für strategische Entscheidungen.

Hinter dem Begriff FTE (Full Time Equivalent, zu Deutsch: Vollzeitäquivalent) verbirgt sich eine rechnerische Grösse zur Messung von Arbeitszeit. FTE bezieht sich nicht auf die Anzahl realer Mitarbeiter oder Stellen in einem Unternehmen, sondern drückt nur den Zeitwert aus, den eine Vollzeit-Arbeitskraft erbringt. Personalabteilungen verwenden die Vergleichsgrösse FTE, um die Gesamtarbeitszeit im Unternehmen – unabhängig von (Teil-) Zeitmodellen – auf fiktive Vollzeitstellen aufzurechnen.

Merke: Ein FTE entspricht der Arbeitszeit eines Mitarbeiters in Vollzeit. Die FTEs ergeben für eine Anzahl real existierender Stellen mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen die Anzahl fiktiver Vollzeitstellen mit der gleichen Arbeitskapazität. Um ein FTE in Arbeitszeit umzurechnen wird die durchschnittliche Arbeitszeit pro Werktag als Standard genommen.

FTEs automatisch berechnen lassen

Der FTE-Bericht von Personio bietet bei der Berechnung der FTE zahlreiche Filtermöglichkeiten wie z. B. Zeitraum und Abteilungen. FTEs berechnen wird so zum Kinderspiel!

Jetzt testen

Full Time Equivalents berechnen Sie, um die von Teilzeitmitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden in die Arbeitskapazität fiktiver Vollzeitmitarbeiter konvertieren zu können. Wenn Ihr Unternehmen viele Teilzeitmitarbeiter beschäftigt,ist es notwendig und sinnvoll, deren Arbeitsstunden in FTEs umzurechnen. Damit schaffen Sie die Grundlage für weitere Analysen, etwa der Ermittlung des Personalbedarfs bei Umstrukturierungen oder geplanten Kapazitätsauf- bzw. -abbau.

Um die FTEs zu berechnen, müssen Sie kein Mathegenie sein. Als jährliche Basis für ein FTE werden 2080 Arbeitsstunden zugrunde gelegt. Die Zahl 2080 ergibt sich aus folgenden Annahmen.

Eine Vollzeitkraft arbeitet:

• 8 Stunden pro Tag

• x 5 Tage pro Woche (8*5 = 40 Stunden)

• x 52 Wochen pro Jahr (40*52 = 2080 Stunden)

Diese 2080 Stunden als Grundlage für die FTE Berechnung sind natürlich nicht in Stein gemeißelt, fehlen in diesem Rechenmodell doch Urlaubstage, Feiertage, Krankheiten oder ähnliches. Als Basis können Sie mit dieser Zahl aber sicher und verlässlich hantieren.

Grundannahme für die Berechnung ist die Basis von 2080 Arbeitsstunden für ein FTE.

Um eine die Arbeitsleistung einer Teilzeitkraft in die einer Vollzeitkraft umrechnen zu können, bestimmen Sie zuerst die Anzahl der Stunden, die von Teilzeit-Mitarbeitern geleistet werden.

Beispiel:

• 3 Teilzeit-Mitarbeiter haben jeweils 15 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von 30 Wochen gearbeitet. 3*15*30 = 1350 Stunden

• 2 Teilzeit-Mitarbeiter haben jeweils 20 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von 40 Wochen gearbeitet. 2*20*40 = 1600 StundenTeilzeitstunden: 2950 Stunden

Bestimmen Sie die Anzahl der Stunden, die von Vollzeit-Mitarbeitern geleistet wurden.

Beispiel:

• 6 Vollzeit-Mitarbeiter haben 40 Stunden über einen Zeitraum von 52 Wochen gearbeitet. 6*40*52 = 12480 StundenVollzeitstunden: 12480 Stunden

Addieren Sie die Teilzeitstunden und die Vollzeitstunden. Sie erhalten die Gesamt-Stundenzahl.

Gesamtstunden: 15430 Stunden

Um die jährliche FTE Ihres Unternehmens zu bestimmen, teilen Sie die Gesamt-Stunden durch die Anzahl der Vollzeit-Stunden einer FTE.

In unserem Beispiel: 15.430 : 2080 = 7,418 FTE jährlich

A) Im Monat Mai gibt es 168 Arbeitsstunden. Die Beschäftigten der Firma Mustermax haben in diesem Zeitraum 7056 Arbeitsstunden geleistet.Daraus ergeben sich 42 FTE (7056/168 = 42).

B) Der Dienstag hat 8 Arbeitsstunden. Die Programmierer der Firma COOLIT haben an diesem Tag 136 Stunden gearbeitet. Es ergeben sich 17 FTE (136/8 = 17).

FTE oder VZÄ sind keine realen Mitarbeiter bzw. „Köpfe", wie sie sich aus dem typischen Headcount ergeben. Also keine Full Time Employees, sondern das rechnerische Äquivalent, der Zeitwert der Arbeitsleistung einer Vollzeitarbeitskraft.

Merke: Sie rechnen also ihre Teilzeitkräfte in die Arbeitsleistung einer Vollzeitkraft um.

Damit ist der Wert eines FTE zeitlich solange konstant, bis Sie im Unternehmen die aktuellen Arbeitszeiten anpassen und somit die Berechnungsgrundlage ändern.

Aktuelle FTEs immer einsehbar

Mit Personio können Sie per Klick auf Ihre FTE-Anzahl zugreifen und so datenbasierte Entscheidungen treffen.

Berichte-Funktion kennenlernen

1. Die FTEs sind die Grundlage Ihrer strategischen Personalplanung – durch die FTE-Berechnung ermitteln Sie, welche Arbeitsleistung Ihrem Unternehmen tatsächlich zur Verfügung steht. Die Anzahl der Mitarbeiterköpfe spielt hierbei keine Rolle.

2. Anhand des Vollzeitäquivalents können Sie die Mitarbeiterkapazität verschiedener Unternehmen oder Unternehmensteile vergleichen, die Arbeitnehmer mit unterschiedlich strukturierten Vollzeit- und Teilmodellen beschäftigen.

3. FTEs zählen zu den wichtigsten Personalkennzahlen überhaupt. Sie helfen Ihnen im HR-Bereich, zukünftige Entwicklungen im Unternehmen besser einzuschätzen, zu beurteilen und zu steuern. Insbesondere durch den starken Zuwachs an Teilzeitkräften auf dem Arbeitsmarkt wird Ihre Personalplanung mit der Berechnung von FTEs durchschaubarer.

4. FTEs helfen bei der Leistungsberechnung Ihres Unternehmens. Denn über FTEs lassen sich die Normierung von Aufgaben und deren Einteilung in Zeiteinheiten sinnvoll feststellen und bewerten. Über FTEs können Sie rasch und einfach feststellen, wie viele Aufgaben ein Mitarbeiter – egal ob Teil- oder Vollzeit in einem bestimmten Zeitraum abarbeiten kann. Gerade bei der Projektplanung ist dies eine grosse Hilfe. Umsatz, Produktivität und Gewinn pro Mitarbeiter lassen sich mit FTE einfacher berechnen.

5. Für Sie als HR-Manager sind fundierte Analysen und die daraus resultierenden Kenntnisse zu Ihren Vollzeitäquivalenten extrem relevant, weil anhand des FTE-Zählwertes von Bund und Ländern überprüft wird, welche Arbeitsgesetze für Ihr Unternehmen anzuwenden sind und welche nicht, etwa bei der Freistellung von Betriebsratsmitgliedern.