Effektive Ferienplanung im Unternehmen – ein umfassender Guide

Eine Ferienplanung dient dazu, die ferienbedingten An- und Abwesenheiten der Mitarbeitenden im Unternehmen zu organisieren und Ferientage zu erfassen. Denn auch während der Ferien müssen die Prozesse und Geschäfte eines Unternehmens erfolgreich und reibungslos weitergeführt werden können. Dies ist nicht so einfach, wenn beispielsweise viele Beschäftigte zur gleichen Zeit von ihren Ferien Gebrauch machen möchten.

Lesetipp: Die Berechnung von Ferientagen ist für die Ferienplanung unerlässlich. 

Die Rechte und Pflichten rund um die Ferien sind im Schweizerischen Obligationenrecht (OR) in Artikel 329 beschrieben. Das sind die wichtigsten Fakten:

• Arbeitnehmenden in Vollzeit ab dem 20. Lebensjahr stehen mindestens vier Wochen bezahlte Ferien im Jahr zu. Arbeitnehmende unter 20 Jahre haben Anspruch auf mindestens fünf Wochen Ferien.

• Bei einer Teilzeitbeschäftigung berechnet sich die Anzahl der Ferientage entsprechend dem Beschäftigungsgrad.

• Eine Schwangerschaft zieht höhere Ferienansprüche nach sich. 

• Häufig gewährt der Arbeitgeber Arbeitnehmenden freiwillig mehr bezahlte Ferientage mit der Zunahme der Dienstjahre.

• Arbeitnehmende müssen mindestens zwei Wochen ihrer Ferien am Stück nehmen können.

• Enthalten die Ferien Feiertage, sind diese als Ferientage zusätzlich gutzuschreiben.

• Es ist verboten, Ferien durch Geldleistungen und Vergünstigungen zu kompensieren. Ausnahme: Bei sehr kurzen Arbeitsverträgen, bei denen Ferien schwer zu berechnen sind. Dies muss im Arbeitsvertrag festgelegt sein und in der Lohnabrechnung nachgewiesen werden.

• Nach einer Kündigung kann der Ferienanspruch verfallen. 

• Kommen Arbeitnehmende verspätet aus den Ferien zurück, sind die Gründe entscheidend für die Lohnfortzahlung: Bei persönlichen Gründen wie Krankheit oder Unfall wird der Lohn weitergezahlt. Bei äusseren Einflüssen wie Verkehrsstaus oder Naturkatastrophen tragen Arbeitnehmende die Konsequenzen, und der Lohn wird nicht gezahlt.

• Tage, an denen der Arbeitgeber ständige Erreichbarkeit verlangt, zählen nicht als Ferien. Freiwilliger Kontakt oder Erreichbarkeit für Notfälle sind Ausnahmen. Diese Regelung gilt auch für Führungskräfte.

• Arbeitnehmende haben Anspruch auf bezahlten Urlaub, um Familienmitglieder oder Lebenspartner bei gesundheitlichen Beeinträchtigungen zu betreuen. Die Ferien dürfen jedoch maximal drei Tage pro Ereignis und höchstens zehn Tage pro Jahr betragen.

• Arbeitnehmende mit schulpflichtigen Kindern haben das Recht, dass der Grossteil ihrer Ferientage in die Schulferien fällt.

• Familiäre Gründe wie Kinder- und Schulferien oder die Erwerbstätigkeit des Ehepartners haben Vorrang vor den Bedürfnissen kinderloser oder unverheirateter Mitarbeitender. Gesundheitliche Gründe haben Vorrang vor Freizeitaktivitäten.

• Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass Mitarbeitende ihre Ferien bis Ende des laufenden Dienstjahres bezogen haben.

• In Ausnahmefällen darf der Arbeitgeber Ferien anordnen, zum Beispiel wenn das Unternehmen zu bestimmten Zeiten Betriebsferien macht.

Das schweizerische Arbeitsrecht sieht eine gemeinsame Verantwortung der Ferienplanung – sowohl vonseiten des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmenden – vor.

In der Regel entscheidet der Arbeitgeber, wann Ferien bezogen werden, aber er hat die Pflicht, Mitarbeitende bei der Ferienplanung anzuhören und deren Wünsche zu berücksichtigen, sofern dies mit den betrieblichen Interessen vereinbar ist. Können Arbeitnehmende nicht zum gewünschten Zeitpunkt Urlaub nehmen, sollte der Arbeitgeber nach dem Grundsatz von Treu und Glauben eventuell unbezahlten Urlaub gewähren, um beispielsweise Familienferien zu ermöglichen.

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber den Ferienantrag ablehnen, etwa wenn dieser zu knapp gestellt wurde oder der Zeitpunkt der Ferien den Betrieb behindert. Arbeitnehmende sollten die Ferienwünsche drei Monate vorher anmelden.

Der Arbeitgeber darf berechtigte Wünsche der Arbeitnehmenden nicht ignorieren.

Ein verantwortungsvoller Arbeitgeber wägt die Interessen aller sorgfältig ab und trifft im folgenden Jahr möglicherweise eine Entscheidung zugunsten des Mitarbeitenden, der im Vorjahr zugunsten von Kolleg:innen auf Ferien verzichtet hat.

Ja, der Arbeitgeber kann eine Frist setzen, zu der alle Beschäftigten ihre Ferienplanung verbindlich abgeschlossen haben müssen. Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers verlangt, eine angemessene Frist zu setzen, sodass die Mitarbeitenden genügend Zeit haben, ihre Ferienwünsche zu planen und abzustimmen.

Wenn Mitarbeitende ihre jährlichen Ferien möglichst frühzeitig eintragen, kann das Unternehmen das Geschäftsjahr besser planen und vermeidet eine Häufung von Urlaub in der zweiten Jahreshälfte. Ziel sollte aber immer eine einvernehmliche Lösung sein.

Wurden die Ferien bereits festgelegt und zugesichert, darf der Arbeitgeber diese nur bei dringlichen und unvorhergesehenen betrieblichen Gründen verschieben, absagen oder sogar aus den Ferien zurückrufen. In solchen Notfällen müssen Arbeitnehmende dies akzeptieren, haben jedoch Anspruch auf Ersatz des entstandenen Schadens durch die Verschiebung. Fehler in der Ferienplanung sind beispielsweise keine akzeptablen Gründe für eine Ferienänderung.

Eine Ferienkürzung ist in bestimmten Fällen, wie etwa länger andauernde Arbeitsverhinderung durch Krankheit oder Unfall, möglich.

Mitarbeitende müssen ihre Ferien immer auf dem im Unternehmen festgelegten Weg beantragen. Erst wenn der Arbeitgeber diese genehmigt hat, dürfen sie in die Ferien gehen. Eine „Selbstbeurlaubung“ kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben wie Abmahnungen oder – im Wiederholungsfall – sogar eine Kündigung.

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Nicht in Anspruch genommene Ferien werden normalerweise ohne Einschränkungen auf die folgenden Jahre übertragen, wodurch sich das Ferienguthaben in den darauffolgenden Jahren erhöht. Nicht genommene Ferientage verfallen erst nach fünf Jahren. Diese Verjährungsfrist beginnt ab dem Zeitpunkt, bei dem Mitarbeitende explizit darüber informiert wurden.

Nehmen Arbeitnehmende zu viele Ferientage, wird der Überschuss meist im Folgejahr verrechnet.

Erkranken Arbeitnehmende in den Ferien oder haben einen Unfall, ist der Erholungszweck dadurch verhindert. Deswegen gelten die Ferientage dann als nicht bezogen. Viele Arbeitgeber zeigen sich auch hier oft grosszügig und gewähren neue Ferientage bei Vorlage eines Krankheitszeugnisses.

1. Frühzeitig kommunizieren und verbindliche Absprachen treffen

Animieren Sie die Teammitglieder, ihre Ferienpläne möglichst frühzeitig zu kommunizieren, idealerweise schon zu Beginn des Jahres. Damit können Sie wesentliche Termine, wie z. B. Betriebsferien oder Feiertage, einplanen, potenzielle Überschneidungen erkennen und diese auflösen, beispielsweise durch den Einsatz einer Stellvertretung.

2. Zentralen Ferienplan erstellen

Machen Sie in einem zentralen Ferienplan die Abwesenheiten aller Teammitglieder einsehbar. Dadurch erhalten alle einen Überblick über die Verfügbarkeit ihrer Kolleg:innen und können die Ferienzeiten im Team besser koordinieren.

3. Aufgaben priorisieren

Klären Sie im Team darüber auf, welche Projekte oder Aufgaben während der Urlaubszeiten besonders wichtig sind. Gibt es kritische Termine oder Projekte? Gibt es Zeiten, in denen bestimmte Mitarbeitende unverzichtbar sind? Erstellen Sie eine Prognose der Arbeitsbelastung, identifizieren Sie kritische Phasen und planen Sie Personalressourcen, um Engpässe zu vermeiden.

4. Vertretungen fair regeln

Legen Sie klare Regeln und Verantwortlichkeiten für die Vertretung von Kolleg:innen während derer Ferien fest. Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder wissen, wen sie kontaktieren müssen, um aufkommende Fragen zu klären oder Probleme zu lösen. Dokumentieren Sie die Arbeitsabläufe und teilen Sie Zugangsdaten zu wichtigen Systemen.

5. Flexibel und kompromissbereit sein

Bei der Ferienplanung kann es passieren, dass nicht alle Wünsche erfüllt werden können. Deshalb müssen die Betroffenen flexibel und kompromissbereit sein. Nur dann kann sichergestellt werden, dass die Bedürfnisse aller Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Eine offene Kommunikation und der Wille zur Zusammenarbeit sind dabei entscheidend.

Führen Sie eventuell Teilzeit, Homeoffice oder flexible Arbeitszeiten ein, denn flexibles Arbeiten bietet in der Ferienzeit Vorteile.

Vor allem in Zeiten von flexiblem Arbeiten zeigt sich der Vorteil einer digitalen Ferienplanung. Ein Wandkalender bietet zwar eine gute Übersicht, hilft aber nur bedingt, falls sich Teams lediglich sporadisch im Büro aufhalten.

Auch eine simple Excel-Tabelle mit An- und Abwesenheiten kann bei der Ferienplanung helfen. Allerdings birgt diese viele Tücken und die Darstellung wird schnell unübersichtlich.

Eine Alternative sind digitale Ferienplaner, in denen HR und Mitarbeitende die Ferien im Unternehmen übersichtlich planen können. Darüber werden auch Ferien beantragt und von der verantwortlichen Führungskraft digital genehmigt. Diese Ferienplaner sind fester Bestandteil von All-in-One HR-Software-Lösungen wie Personio.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Wünsche der Arbeitnehmenden zu berücksichtigen, soweit es den betrieblichen Interessen nicht schadet. Eine genaue Anzahl von gleichzeitig abwesenden Mitarbeitenden kann nicht genannt werden, weil es von der Grösse des Unternehmens und den jeweiligen betrieblichen Anforderungen abhängt.

Ja, die Anzahl der Ferientage bei einer Teilzeitbeschäftigung wird proportional zum Vollzeitpensum berechnet. Das bedeutet, dass Teilzeitbeschäftigte entsprechend ihrer Arbeitszeit weniger Ferientage haben als Vollzeitbeschäftigte.