Feedbackgespräche und was sie nicht sein sollen

Dieser Leitfaden für Feedbackgespräche soll Human Resource Managern und Führungskräften dabei helfen, entspannter in die nächste Feedbackrunde zu starten.

Ein Feedbackgespräch ist die Rückmeldung des Vorgesetzten über das Verhalten und die Leistung eines Mitarbeiters.

Obwohl jeder Feedback wichtig findet, wissen nur wenige, wie man gute und konstruktive Feedbackgespräche führt. Besonders unbeliebt ist in Unternehmen der große Feedbackgespräch-Marathon gegen Ende des Jahres. Plötzlich arbeiten Kollegen nicht mehr nur einfach gut zusammen und reden miteinander, sondern der Einzelne muss entweder ganz in seine Rolle als starke Führungskraft oder als "kleiner Mitarbeiter" schlüpfen und bereit sein zu urteilen oder beurteilt zu werden.

Verkrampfte Gespräche und unangenehme Situationen sind oft die Folge. Was es braucht sind Plan und Ziel auf dem Weg zum richtigen Feedback.

Feedbackgespräche leiden häufig unter diesen typischen Fehlern:

Unklarheit – Den Beteiligten ist oft das Ziel des Gesprächs nicht bewusst. Geht es um eine Beförderung, eine Gehaltsanpassung oder die fachliche Entwicklung?

Kritikverständnis – Feedback wird in Deutschland noch zu oft als Kritik verstanden. Viele konzentrieren sich zu stark auf Fehler und Defizite, wobei es genauso wichtig ist, die Kompetenzen der Mitarbeiter anzusprechen und zu besprechen, wie man diese weiterentwickelt.

Mangelnde Struktur – Das Feedbackgespräch hat keinen festen Ablauf und die einzige Richtlinie ist die Sandwich-Struktur: Erst loben, dann Kritik üben und danach wieder positiv abschließen. Problem: Das Sandwich ist mittlerweile allgemein bekannt. Wenn ein Gespräch also mit einem Lob anfängt, fragt sich der Gelobte sofort, welche Kritik wohl gleich folgt.

Fehlende Vorbereitung – Feedback-Talks werden von beiden Beteiligten oft unzureichend vorbereitet und sind dementsprechend unproduktiv.

Dr. Matthias Hofmuth hat im Unternehmen FlixBus einen neuen Feedbackprozess aufgesetzt. Wie er vorgegangen ist und auf was Sie achten sollten, erfahren Sie im Video. Im zweiten Teil der Interview Reihe spricht Hofmuth über Feedbackbögen und wie man damit am besten umgeht. Im dritten und letzten Teil erfahren Sie, was Hofmuth aus den früheren Fehlern im Feedbackprozess gelernt hat.

Weg zum optimalen Feedbackprozess - Interview mit Matthias Hofmuth

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Wenn es um ein Feedbackgespräch geht, sollte beiden klar sein, dass offen und frei über Inhalte und Zusammenarbeit geredet wird, ganz nach den konstruktiven Feedbackregeln. Die Themen Gehalt und Beförderung sollten getrennt und mit zeitlichem Abstand besprochen werden. Wenn es hingegen um den Stand der Zielerreichung des Mitarbeiters geht, sollte das vorab klar kommuniziert werden.

Es klingt banal, aber alle Teilnehmer des Gesprächs müssen sich wirklich im klaren sein, dass das Gespräch konstruktiv sein soll. Wenn das nicht so ist, kann aus einem Feedback- schnell ein Konfliktgespräch werden. Konfliktgespräche sind manchmal angebracht und wertvoll, sollten aber keinesfalls in einem Feedback-Rahmen geführt werden.

Es die Aufgabe des Feedback-Gebers, aufmerksam zu sein, auf die Reaktionen des Feedback-Nehmers zu achten und sich zu vergewissern, dass das Gespräch in die richtige Richtung verläuft.

Digging for Diamonds – nachsehen, wo die Person etwas gut gemacht hat und wie sie das wiederholen und ausbauen kann ist eine der Aufgaben des Feedback-Gebers. Die Stärken sollten stets im Vordergrund stehen, denn Menschen entwickeln sich vor allem durch positives Feedback. Das Herumreiten auf Fehlern fördert beim Gegenüber meist eher ein Vermeidungsverhalten als die angestrebte Weiterentwicklung.

Zusätzlich sollte man bedenken, dass manche Eigenschaften Menschen die Erreichung bestimmter Ziele unmöglich machen. Dann ist es die Aufgabe des Feedback-Gebers, dies anzusprechen, um den Feedback-Nehmer vor Illusionen und unrealistischen Erwartungshaltungen zu bewahren.

Eine einfach Regel für konkretes Feedback ist die Vermeidung von Formulierungen wie “du bist”. Der Fokus sollte immer auf beobachtbares Verhalten gerichtet sein. Also bitte eher “du machst” oder “mir ist aufgefallen” als “du bist” benutzen. Der Grund dafür ist, dass Eigenschaften sich nicht verändern lassen – Verhalten jedoch schon.

Strukturierte Gespräche führen

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Machen wir uns nichts vor, niemand übt gerne Kritik und niemand wird gerne kritisiert. Um das richtige und relevante negative Feedback zu üben, muss man sich auf beobachtetes Verhalten konzentrieren und auf klare, spezifische Situationen beziehen sowie konkrete Aussagen treffen. Es gilt, niemals die Person kritisieren, sondern immer nur Verhaltensweisen. Nur dann funktioniert der angestaubte Satz “Die Kritik ist nicht persönlich gemeint”.

Negatives Feedback ist wichtig und richtig. Dies gilt im besonderen, wenn ein bestimmtes Verhalten nicht wiederholt werden soll. Im Idealfall wartet man hiermit allerdings nicht bis zum Feedbackgespräch am Jahresende.

Um integer zu sein, sollte der Feedback-Geber nur über Sachverhalte Rückmeldung geben, die er auch selbst vertreten kann. Die Meinungen anderer hat in Feedbackgesprächen nichts verloren. Ausweichendes Feedback wirkt im schlimmsten Fall sogar entwertend, denn spezifische Kritik ist für den Feedback-Nehmer leichter zu verarbeiten als unspezifische.

Der Termin für den Feedback-Talk sollte so liegen, dass beide Zeit für das Gespräch und die Vorbereitung haben. Ein unvorbereitetes Gespräch zwischen Tür und Angel ist reine Zeitverschwendung. Natürlich sollten Feedback-Termine nicht beliebig im Kalender herumgeschoben werden, aber lieber den Termin nicht um jeden Preis einhalten als dem Gegenüber unmotiviert und mit Zeitdruck zu begegnen.

Dieser Leitfaden für Feedbackgespräche soll HR Managern und Führungskräften einen Anstoß geben, das Thema Feedback stets im Blickfeld zu halten. Dies hilft dabei, ein Umfeld der produktiven und konstruktiven Zusammenarbeit zu erschaffen und aufrecht zu erhalten. Dabei ist es wichtig, sich auf den Gegenüber einzulassen, Zeit und Raum für persönliche Rückmeldungen zu geben und das Ganze nicht als notwendiges Übel abzutun. Die nächste Feedbackrunde steht schon bald wieder an. Gerade deswegen lohnt es sich, aktiv Zeit zu investieren, damit die wichtigen Feedbackgespräche kein unbeliebtes Schattendasein mehr fristen müssen.