Das Eisenhower-Prinzip: Definition mit Beispiel und Vorlage

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Haben Sie das Gefühl, Sie und Ihre Teammitglieder könnten Ihre Zeit besser nutzen? Zeitmanagement-Methoden wie das Eisenhower-Prinzip können Ihnen dabei helfen, Ihre Effektivität zu steigern. Wie Sie die Eisenhower-Methode anwenden und welche Alternativen es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Das Wichtigste zusammengefasst:

  • Im Mittelpunkt der Eisenhower-Methode stehen die Dringlichkeit und die Wichtigkeit einer Aufgabe.

  • In der Eisenhower-Matrix werden anfallende Aufgaben in vier Kategorien unterteilt: Erledigen, Terminieren, Delegieren und Entfernen.

  • In der Theorie hat das Eisenhower-Prinzip viele Vorteile, in der Praxis ist es oftmals nicht so einfach umzusetzen.

  • Zeitmanagement-Alternativen sind die Pomodoro-Technik, Getting Things Done (GTD) und die ABC-Methode.

Fördern Sie mit dieser Checkliste eine erfolgreiche Team-Arbeit.

Eisenhower-Prinzip: Definition

Mit dem Eisenhower-Prinzip werden Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert. Es entstehen vier Kategorien: Erledigen(do), Terminieren(decide), Delegieren(delegate) und Entfernen (delete). Dadurch liegt der Fokus auf den wichtigsten To-dos. Der Begriff  Eisenhower-Prinzip bezieht sich auf den ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight D. Eisenhower. Er soll die Methode zwar selbst nicht praktiziert oder gelehrt haben, doch legte er 1954 den Grundstein, indem er in einer Rede einen früheren Hochschulpräsidenten zitierte: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent“ („Ich habe zwei Arten von Problemen: dringende und wichtige. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nie dringend“).

So funktioniert das Eisenhower-Prinzip 

Bei der Eisenhower-Methode kategorisieren Sie zunächst Ihre To-dos. Für die Erledigung der Aufgaben gibt es für jede Kategorie eine feste Vorgehensweise.

Die 4 Quadrate der Eisenhower-Matrix 

Zuerst erstellen Sie – digital oder analog – vier Quadrate. Jedes dieser Quadrate repräsentiert eine Kategorie (Erledigen, Terminieren, Delegieren und Entsorgen). Ordnen Sie nun Ihre Aufgaben den entsprechenden Kategorien zu.

Quadrat 1: dringende und wichtige Aufgaben – Erledigen

Diese Kategorie hat höchste Priorität, darum sollten Sie diese zuerst bearbeiten. Erledigen Sie Aufgaben der Kategorie 1 zu der Tageszeit, zu der Sie sich am besten konzentrieren können.

Quadrat 2: wichtige Aufgaben – Terminieren

Alle Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, landen in der Kategorie 2. Diese Aufgaben erfordern keinen sofortigen Handlungsbedarf und sind häufig langfristig ausgelegt. Ein gutes Indiz dafür, dass Ihre Aufgabe in diese Kategorie gehört, ist das Bejahen folgender Fragen:

  • Ist der Abschluss dieser Aufgabe für die Erreichung des Ziels notwendig?

  • Ist eine andere Person auf die Erledigung dieser Aufgabe angewiesen?

Sie können jeden Tag oder jede Woche ein Zeitfenster in Ihrem Kalender für Aufgaben der Kategorie 2 einplanen, damit Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen verlieren. Durch zu langes Aufschieben besteht die Gefahr, dass Aufgaben der Kategorie 2 in die Kategorie 1 rutschen – auf diesen Stress möchten Sie sicherlich gerne verzichten.

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Quadrat 3: dringende Aufgaben – Delegieren

Wenn Sie eine kurzfristige Deadline einhalten müssen, handelt es sich um eine dringende Aufgabe. Ist die Aufgabe aber nicht wichtig, fällt sie in Kategorie 3. Es kann schwierig sein, an diesem Punkt zwischen dringend und wichtig zu unterscheiden, denn was dringend ist, wirkt oft automatisch wichtig. Fragen Sie sich deshalb:

  • Ist die Aufgabe für Sie persönlich wichtig?

  • Kann die Aufgabe nur von Ihnen erledigt werden?

Können Sie beide Fragen bejahen? Dann handelt es sich in der Tat um eine Aufgabe der Kategorie 1. Andernfalls können Sie dringende Aufgaben Ihren Teammitgliedern zuteilen.

Quadrat 4: weder dringende noch wichtige Aufgaben – Entfernen

Hierzu gehören alle Aufgaben, die keine wesentlich positiven oder negativen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Das Eisenhower-Prinzip besagt, dass Sie die Kategorie 4 – unwichtige und nicht dringende Aufgaben – direkt von Ihrer To-do-Liste löschen sollten. 

Eisenhower-Prinzip: Beispiel 

Nehmen wir an, Sie möchten mit Ihrem HR-Team ein Karriere-Event planen, um studentische Fachkräfte zu gewinnen. Sie entscheiden sich dafür, das Eisenhower-Prinzip anzuwenden und listen zunächst alle To-dos auf:

  • Zeitraum/Datum festlegen

  • Motto festlegen

  • Karrieremesse bestimmen

  • Veranstalter kontaktieren

  • Werbematerial erstellen

  • Teilnahme bekannt geben/bewerben

  • Werbegeschenke festlegen

  • Messestand bestimmen

  • Team-Meeting bezüglich des Messestandpersonals ansetzen

Nun können Sie die einzelnen Punkte nach dem Eisenhower-Prinzip kategorisieren. Das könnte so aussehen:

Wichtig und dringend

Zeitraum/Datum festlegen

Karrieremesse bestimmen

Motto festlegen

Begründung: 

Diese Aufgaben sind für die Erreichung des Ziels wichtig. Ohne die Erledigung dieser Punkte können Sie nicht mit der Planung beginnen.

Wichtig

Werbematerial erstellen

Werbegeschenke festlegen

Begründung: 

Diese Aufgaben müssen nicht sofort erledigt werden, doch Sie müssen sie rechtzeitig planen, damit sie nicht dringend werden.

Dringend:

Veranstalter kontaktieren

Teilnahme bekannt geben/bewerben

Messestandpersonal festlegen

Begründung: 

Diese Aufgaben sind dringend und können von Ihnen an jemanden delegiert werden.

Weder wichtig noch dringend:

Team-Meeting bezüglich des Messestandpersonals ansetzen

Begründung: 

Sie könnten sich auch dafür entscheiden, kein Meeting diesbezüglich festzulegen. Stattdessen löschen Sie diesen Punkt und setzen „Messestandpersonal festlegen“ auf Ihre eigene To-do-Liste in „Dringend“.

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Vor- und Nachteile der Eisenhower-Matrix in der Berufswelt

Wie jede andere Zeitmanagement-Methode hat auch die Eisenhower-Methode Stärken und Schwächen. Ob es die richtige Methode für Sie ist, hängt von Ihrer individuellen Situation ab.

Vorteile der Eisenhower-Matrix in der Berufswelt

Einige Gründe sprechen für den Einsatz des Eisenhower-Prinzips am Arbeitsplatz. Schließlich ist es einfach aufgebaut und bietet daher einige Vorteile für Mitarbeitende:

  • Einfachheit: einfach zu verstehen

  • Fokus setzen: Loslösen vom Diktat des Dringenden

  • Klarheit: klare Anweisungen zur Aufgabenerledigung für jede Kategorie

  • Entlastung: Löschung irrelevanter Aufgaben (unnötige Zeitfresser)

  • Medium-Unabhängigkeit: digital und analog möglich

Nachteile und Kritik an der Eisenhower-Matrix in der Berufswelt

Dennoch ist das Eisenhower-Prinzip sehr theoretisch, wodurch es in der Praxis einige Herausforderungen für Mitarbeitende mit sich bringt:

  • Unklarheit: teils schwierige Einteilung (z. B. durch schwammige Definitionen und unterschiedliche Prioritätensetzung)

  • Realitätsferne: keine Berücksichtigung von Faktoren wie Arbeitsumgebung und Menschen

  • bedingte Eignung für Nicht-Führungskräfte: Delegation ist nicht für jeden möglich

Das Eisenhower Prinzip: Vorlage 

Verwenden Sie gerne unsere kostenlose Eisenhower-Prinzip-Vorlage für Ihr Zeitmanagement:

Dringend

Nicht dringend

Wichtig

Nicht wichtig

Alternativen zum Eisenhower-Prinzip: 3 weitere effektive Zeitmanagement-Methoden 

Falls Sie noch nicht ganz von der Eisenhower-Matrix überzeugt sind, sollten Sie sich unbedingt ein paar Alternativen anschauen. Drei empfehlenswerte Zeitmanagement-Methoden sind die Pomodoro-Technik, Getting Things Done (GTD) und die ABC-Methode. Mithilfe von Zeitmanagement-Methoden können wichtige Soft Skills trainiert werden.

Die Pomodoro-Technik 

Bei der Pomodoro-Technik zerteilen Sie Ihre Arbeitsschritte wie eine Pizza in gleich große Stücke. Diese Zeitmanagement-Methode sieht eine fünfminütige Pause nach jedem 25-minütigen Arbeitsschritt vor.

Getting Things Done (GTD)

Bei der Zeitmanagement-Methode Getting Things Done halten Sie sowohl Ihre beruflichen als auch privaten Aufgaben in einer Liste fest. Dann werden diese Aufgaben in fünf Schritten intelligent verwaltet und abgearbeitet: Sammeln, Bearbeiten, Organisieren, Durchsehen, Erledigen. Ziel des Konzepts ist es, das Kurzzeitgedächtnis regelmäßig zu leeren, um die Konzentrationsfähigkeit zu steigern.

Die ABC-Methode 

Bei der ABC-Methode evaluieren Sie ganz genau, wie wichtig eine Aufgabe für Ihr Ziel ist und wie viel Zeit Sie in verschiedene Aufgaben investieren möchten oder können. Die investierbare Zeit halten Sie in Stunden fest. Die Aufgaben kategorisieren Sie wie folgt:

  • A: Unbedingt notwendig und sehr wichtig für die eigenen Ziele

  • B: Relevant für die eigenen Ziele, aber keine hohe Priorität

  • C: Routineaufgaben, die keinen Fortschritt bringen

Fazit 

Das Eisenhower-Prinzip hat wie jede andere Zeitmanagement-Methode seine Stärken und Schwächen. Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, ein Tool hilft Ihnen durch die digitale Erfassung Ihrer To-dos. Per Drag-and-drop können Sie diese in eine gewünschte Kategorie – oder in den Papierkorb – verschieben. Außerdem können Sie Aufgaben digital terminieren, delegieren und ablegen. Insbesondere wenn (komplexe) Workflows und die Zusammenarbeit mit internen sowie externen Geschäftspartner:innen Ihren Arbeitsalltag bestimmen, sollten Sie nicht auf Tools wie die HR-Lösung von Personio verzichten.

FAQ Eisenhower-Prinzip

Was sagt das Eisenhower-Prinzip aus? 

Das Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen beim Zeitmanagement durch die Kategorisierung Ihrer Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Dadurch entstehen die Kategorien Erledigen(do), Terminieren(decide), Delegieren(delegate) und Entfernen(delete).

Welche Schwächen und Stärken hat das Eisenhower-Prinzip? 

Das Eisenhower-Prinzip ist einfach aufgebaut und bietet daher einige Vorteile wie eine einfache Anwendung, klare Anweisungen und die Eliminierung irrelevanter Aufgaben. Dennoch ist es sehr theoretisch und zieht in der Praxis einige Herausforderungen mit sich wie die schwierige Einteilung und die fehlende Berücksichtigung wichtiger Faktoren.

Was passiert mit wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben beim Eisenhower-Prinzip? 

Wichtige Aufgaben, die nicht dringend sind, erfordern keinen sofortigen Handlungsbedarf. Sie sollten regelmäßig (z. B. täglich oder wöchentlich) ein Zeitfenster dafür freihalten, denn durch ständiges Aufschieben rutschen die Aufgaben der Kategorie 2 in die Kategorie 1.

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