Einsicht in die Personalakte: Das müssen Personaler wissen

Wenn Ihr Team Einsicht in die Personalakte fordert, werden 4 grundlegende W-Fragen wichtig: Wer, was, wann, warum. Los geht's.

• Allem voran steht dem Arbeitnehmer die uneingeschränkte Einsicht in seine Personalakte zu. Dieser Anspruch besteht auch dann, wenn es keinen Betriebsrat oder keine Betriebsratsfähigkeit des Arbeitgeberbetriebes gibt.

• Der Betriebsrat, falls vorhanden, darf nicht eigenständig in die Personalakte schauen. Ein einzelnes Mitglied darf laut § 83 Abs. 1 S. 2 BetrVG bei der Einsicht dabei sein, sofern der Arbeitnehmer ihn darum bittet. Das Betriebsrat-Mitglied unterliegt einer Schweigepflicht, sofern der Arbeitnehmer ihn hiervon nicht entbindet.

• Aus dem Unternehmen bzw. dem Betrieb sollten nur Mitarbeiter, die Personalentscheidungen zu fällen haben, Einblick in die Personalakte haben.

• Dritte Personen außerhalb des Unternehmens oder Betriebs, z. B. Anwälte, können die Personalakte nur unter engen Voraussetzungen einsehen.

Der Arbeitnehmer hat uneingeschränkte Einsichtsrechte in seine Personalakte. Diese Regelung unterstreicht die Bedeutung des Datenschutzes am Arbeitsplatz, indem sie transparente und faire Umgangsweisen mit Mitarbeiterdaten fördert. Dazu gehören auch die hoch sensiblen Personaldaten und Dokumente, die sich nicht direkt in der Personalakte befinden, z. B. die BEM-Akte. 

Kurz gesagt: zu jeder Zeit und ohne Angabe von Gründen. Der Arbeitgeber muss ihm gewähren, dies während seiner Arbeitszeit und bei fortlaufender Entgeltzahlung tun zu dürfen. Der Arbeitnehmer sollte aber aus Rücksicht vermeiden, zu Stoß-/Unzeiten und zu oft in die Akte blicken zu wollen.

Da der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet ist, den Mitarbeiter über hinzugefügte Dokumente, Vermerke oder Änderungen zu informieren, ist der Wunsch eines Mitarbeiters nach Akteneinsicht nachvollziehbar. Die Personalakte umfasst alle Informationen und Unterlagen, die der Arbeitgeber über den Mitarbeiter hat. Dabei kommen aber nur solche Daten in die Akte, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Sehr sensible Daten, z. B. zu Krankheiten oder Fehltritten, dürfen nicht in der formellen Akte stehen, sondern müssen außerhalb aufbewahrt werden. Trotzdem darf der Arbeitnehmer diese Unterlagen bei Bedarf einsehen.

Häufig besteht ein konkreter Anlass dafür, die Personalakte einsehen zu wollen. Das kann zum Beispiel die Befürchtung sein, die Akte könne fehlerhafte Angaben enthalten. Meist reicht aber ein Gespräch dazu aus, falsche Informationen zu berichtigen oder dem Mitarbeiter die Einträge nachvollziehbar zu erklären.

Bei Personalakten ist das Einsichtsrecht in § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Demnach hat der Mitarbeiter eines Unternehmens das Recht, ohne Angabe von Gründen jederzeit seine Personalakte einzusehen.

Im äußersten Fall hat der Arbeitnehmer das Recht, dass der Arbeitgeber bestimmte Inhalte der Akte entfernt oder eine Gegendarstellung hinzufügt. Kommt das Unternehmen diesem Wunsch nicht nach, kann er die Forderung vor Gericht geltend machen.

Ihr Mitarbeiter darf seinem Anwalt nicht explizit erlauben, Kopien von den Dokumenten zu machen. In diesem Fall dürfen Sie als Arbeitgeber eine Einsicht des Anwalts in die Personalakte verweigern. Hinweis: Der Mitarbeiter selbst darf hingegen Kopien von den Unterlagen und Notizen machen.

Zudem darf der Arbeitnehmer seine Personalakte nicht mit nach Hause nehmen bzw. aus dem Büro entfernen. Auch die Einsicht selbst muss im Unternehmen bzw. Betrieb geschehen. Dies gilt laut § 83 BetrVG auch für Betriebe ohne einen Betriebsrat.

Grundsätzlich kann eine Betriebsvereinbarung, ein Tarifvertrag oder andere Sonderregelungen regeln, wie die Modalitäten für die Einsicht in die Personalakte aussehen. Die Ausarbeitung solcher Betriebsvereinbarungen und die Definition von Modalitäten für die Einsichtnahme sind essenzielle Bestandteile des Compliance Managements, um sicherzustellen, dass alle Prozesse im Einklang mit gesetzlichen Bestimmungen und internen Richtlinien stehen.

Diese bestimmen dann zum Beispiel Häufigkeit, Ort oder genaue Durchführung der Einsichtnahme. Die Option einer solchen Betriebsvereinbarung ist wie das allgemeine Recht auf Einsicht in die Personalakte durch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) festgelegt.

Auch wenn es manchmal nur eine neue Adresse ist: Änderungen in der Personalakte kosten HR viel Zeit und Nerven – vor allem bei hunderten von Mitarbeitern und Excel als "Stauraum”.

Sie verwalten die Daten Ihrer Mitarbeiter nicht mehr auf Papier, sondern in online in einer Software. Hier bekommt jeder Mitarbeiter eine eigene “Seite”, in der alle beschäftigungsrelevanten Daten und Dokumente gespeichert sind.

In Personio gestalten Sie digitale Personalakten ganz nach Ihren Wünschen. Dazu können Sie unterschiedliche Mitarbeiterinformationen als Pflicht- und Wunschfelder integrieren und diese jederzeit ändern (lassen).

• HR wird entlastet: Denn Mitarbeiter ändern ihre Daten selbst und können sie zu jeder Zeit einsehen.

• Alle Mitarbeiterdaten an einem Ort: Und Sie sparen Zeit, weil Papierberge wegfallen.

• Sicherer Zugriff: Durch unser Rechtemanagement entscheidet HR, wer was sehen und ändern darf, schützt somit die Daten der Arbeitnehmenden, durch Identity Access Management

• Zufriedenere Mitarbeiter: Denn HR stellt durch den Employee Self Service mehr Transparenz her.

Lesetipp: Alles rund um Datenschutz in der HR lesen Sie hier.