Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter – Wer kommt, soll bleiben

Unter einer Einarbeitung versteht man die fachliche und soziale Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen. Während der Einarbeitung werden Neueinsteiger an ihre Aufgabenbereiche, ihr Team sowie die Unternehmenskultur herangeführt und mit den Prozessen in der Organisation vertraut gemacht.

Der Einarbeitungsplan umfasst in der Regel zwei Dimensionen:

• Einen organisatorischen Zeitplan für die Einarbeitungsphase

• Einer strukturieren Auflistung aller Tätigkeiten des Neueinsteigers (WAS?) und wichtiger Inhalte, die bei deren Ausführung helfen (WIE?)

Wie lange dauert die Einarbeitungszeit?

Die Einarbeitungszeit kann von einigen Tagen über Wochen bis hin zu mehreren Monaten dauern. Das kommt ganz auf die Stelle und das Unternehmen an. Doch sollte der Einarbeitungsprozess sich jedoch nicht auf einen Rundgang durch die Abteilungen an Tag eins beschränken. Viel wichtiger ist es, die Einarbeitungszeit systematisch auf mehrere Tage, Wochen oder Monate zu verteilen.

Wer ist für die Einarbeitung zuständig?

An der Einarbeitung eines Mitarbeiters sind mehrere Leute beteiligt. Unterstützt durch die HR-Abteilung, die in der Regel den organisatorischen Part übernimmt, verantwortet der direkte Vorgesetzte das fachliche Onboarding. Im Idealfall arbeitet der scheidende Mitarbeiter den neuen ein. Meist macht es Sinn, auch direkte Kollegen einzubeziehen – vor allem diejenigen, mit denen der Neueinsteiger eng zusammenarbeiten wird

Was kostet die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters?

Einen Mitarbeiter zu ersetzen und dessen Nachfolger einzuarbeiten, kostet Organisationen das sechs- bis neunfache Monatsgehaltdes Mitarbeiters. Hinzu kommt die Zeit, die Vorgesetzte und Kollegen für die Einarbeitung aufbringen.

Eine gute Einarbeitung ist umfassend, strukturiert und sorgt für Motivation: Sie gibt neuen Mitarbeitern alle nötigen Informationen an die Hand, damit sie ihre kommenden Aufgaben erfolgreich erledigen können. Zugleich vermittelt eine gute Einarbeitung Wertschätzung, ganz nach dem Motto "Willkommen im Team! Schön, dass du da bist!”

Die Einarbeitung legt den Grundstein dafür, dass neue Team-Mitglieder produktiv und motiviert arbeiten und ist somit eine Investition in die Zukunft.

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Stellen Sie mit dieser kostenlosen Vorlage sicher, dass alle Aufgaben im Onboarding rechtzeitig erledigt sind und neue Mitarbeiter produktiv starten können.

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In Zeiten des Fachkräftemangels sind Unternehmen darauf bedacht, Mitarbeiter an sich zu binden. Geht ein neuer Kollege schon während der Probezeit wieder oder bald danach, sind nicht nur die hohen Recruiting-Kosten umsonst gewesen. Es dauert erneut Monate, bis ein passender Ersatz gefunden und eingearbeitet ist.Mit einem klar definiertenEinarbeitungsplan tragen Unternehmen dazu bei, dass sich neue Kollegen schnell an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und produktiv arbeiten können.

Ein schlechter erster Eindruck lässt sich zwar korrigieren, doch nur äusserst schwer. Muss sich der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag erst einmal zu seinem Büro durchfragen und wird er dort von überraschten Kollegen misstrauisch beäugt, muss er sich seinen PC-Zugang selbst in der IT-Abteilung besorgen und auf das erste Gespräch mit seinem Chef warten, bis der von der Geschäftsreise zurückkehrt – diese Erlebnisse werden ihm kaum signalisieren, willkommen zu sein. Wahrscheinlich wird er sich ernsthaft fragen, ob die Unterschrift unter diesen Arbeitsvertrag die richtige Entscheidung war.

Im Idealfall stellt der zuständige Personaler dem neuen Mitarbeiter und dessen Team vorab alle wichtigen Informationen bereit, sorgt für einen herzlichem Empfang und einen startbereiten Arbeitsplatz. Er organisiert die Einarbeitung und Schulung des Neuen.

Wichtig: Onboarding beginnt nicht erst am Morgen des ersten Arbeitstages und endet am Feierabend desselben Tages.

Tatsächlich zeigen Studien jedoch, dass längst nicht alle Unternehmen die Kunst der guten Einarbeitung beherrschen.Dabei sind die Erwartungen neuer Mitarbeiter gar nicht so hoch. Als wichtigste Kriterien für die Zufriedenheit nannten jeweils knapp 80 Prozent der Befragten, dass der Arbeitsvertrag rechtzeitig vorliegt und bei Fragen Ansprechpartner zur Verfügung standen.

Ein Einarbeitungsplan hat grob drei Phasen:

Diese Phase beginnt ab der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und zielt darauf ab, den zukünftigen Mitarbeiter mit relevanten Informationen zu versorgen. Bei Personio nutzen wir eine eigene Website (mit Google Sites ganz einfach erstellt), die Unternehmensinformationen bereithält, die Teams vorstellt und die Agenda für die ersten Tage vorstellt. Den Link dazu schicken wir neuen Kollegen eine Woche vor Start zu.

Auch interessant für Neuankömmlinge: Informationen zu Geschäftsbereichen oder zum Leitbild. Ein Organigramm des Teams und eine Beschreibung der Position helfen, sich schon auf die kommenden Aufgaben vorzubereiten. In manchen Regionen ist es unter Umständen nötig, einen Mitarbeiter bei der Suche nach einer Wohnung oder einer Kinderbetreuung zu unterstützen.

Nennen Sie dem zukünftigen Mitarbeiter die Kontaktdaten eines Ansprechpartners, an den er sich bei Fragen wenden kann. Damit sich der neue Kollege von Tag eins an das Unternehmen gebunden fühlt, sollten Sie ab der Vertragsunterzeichnung losen Kontakt mit ihm halten.

Bei Personio stellen wir zum Beispiel jedem Neuankömmling einen Onboarding-Buddy zur Seite. Mitarbeiter können sich freiwillig melden, ein “Buddy” zu werden, und bekommen dann von unserer Personalabteilung in einem kurzen Termin alle wichtigen Informationen dazu, was einen Buddy ausmacht.

Einige Unternehmen laden schon vor dem Arbeitsantritt zu einem Teamevent ein oder organisieren ein Treffen mit einem Kollegen, der dem Neuen als Mentor oder Pate zur Seite stehen wird. Auch die internen Formalitäten – Vertrag, Büroschlüssel, Passwörter, Sicherheitsschulungen, etc. sollten geklärt sein, bevor die Einarbeitungszeit beginnt.

Ein freundlicher Empfang, die „Inbetriebnahme” des Arbeitsplatzes und ein Firmenrundgang gehören üblicherweise zu jedem ersten Arbeitstag. Je nach Unternehmensgrösse ist mehr oder weniger Bürokratie zu erledigen: Daten müssen erfasst, Vereinbarungen gelesen und unterzeichnet werden. In den ersten Onboarding-Terminen sollten Sie neuen Mitarbeitern Produkte, Ziele und Werte des Unternehmens vorstellen. Er wird in seine neuen Aufgaben eingewiesen und erhält dafür alle notwendigen Unterlagen und Tools.

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Geben Sie dem Mitarbeiter zu Beginn eine Vorschau, wie der Einarbeitungsplan aussieht und welche Termine ihn während der Woche erwarten. In einem persönlichen Gespräch mit dem Vorgesetzten sollten ausserdem die gegenseitigen Erwartungen für die Einarbeitung geklärt werden. Bei einem gemeinsamen Mittagessen im Team oder einem Feierabendbier können sich die neuen Kollegen kennen lernen und der Neue wird offiziell in die Gemeinschaft aufgenommen. Ein kleines Präsent tut sein übriges.

Nicht vergessen: Fragen Sie Mitarbeiter nach der ersten Arbeitswoche nach Feedback zur Einarbeitung, wie sie sich fühlen, welche positiven Erlebnisse sie hatten und womit sie vielleicht Schwierigkeiten haben. Das gibt Ihnen die Gelegenheit, mögliche Versäumnisse schnell wieder gut zu machen und weitere Hilfe zu geben. Ausserdem können Sie das Feedback nutzen, um Ihren Einarbeitungsplan zu verbessern.

Vielleicht fragen Sie sich jetzt: Wie lange dauert die Einarbeitungszeit? Wie viel Zeit sie für die Umsetzung Ihres Einarbeitungsplans aufwenden, unterscheidet sich stark von Unternehmen zu Unternehmen. Während die besondere Betreuung bei den einen schon nach einer oder wenigen Wochen endet, bieten andere bis zu einem Jahr lang spezielle Integrationsprogramme an, mit regelmässigen Schulungen oder persönlichen Trainings.

Bleiben Sie während der ersten Monate auf jeden Fall in engem Austausch mit dem Mitarbeiter. Planen Sie regelmässige Feedback-Gespräche zwischen ihm und seinem Vorgesetzten ein und haben Sie ein Ohr für die Bedürfnisse des neuen Kollegen. Helfen Sie ihm, die nötigen Kontakte innerhalb des Unternehmens zu knüpfen, sich an die Kultur und die Abläufe zu gewöhnen. Ein fester Pate oder Mentor kann diese Aufgaben verantwortlich übernehmen und bei Bedarf weitere Ansprechpartner mit einbeziehen.

So sind neue Mitarbeitende schneller startklar

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Onboarding-Funktion kennenlernen

Es gibt nicht den einen optimalen Prozess. Natürlich dürfen einige feste Bestandteile niemals fehlen. Doch sollte jedes Unternehmen die Onboarding-Phase passend zu seiner Kultur und auch seiner Unternehmensgrösse gestalten. Viel wichtiger als die genaue Ausgestaltung ist: Arbeiten Sie einen standardisierten Einarbeitungsplan aus und sorgen Sie dafür, dass er bei jeder Neueinstellung von Anfang bis Ende eingehalten wird.

Onboarding erfordert die Zusammenarbeit und Abstimmung vieler verschiedener Abteilungen und Ansprechpartner. Es fordert allen Beteiligten zusätzliche Arbeit neben dem Tagesgeschäft ab. Das beste Konzept nützt nichts, wenn es nicht angewandt wird.Sie alle kennen die Fälle, in denen der Laufzettel mit dem Einarbeitungsplan nach drei Tagen spurlos verschwindet oder Schulungen ausfallen, weil die Zuständigen dafür im Urlaub sind. Beim Mitarbeiter bleibt dann hängen: So wichtig bin ich wohl nicht.

Eine zentrale IT-gestützte Plattform für die Einarbeitung erleichtert vieles. Sie können dort alle wichtigen Informationen zentral bereitstellen. Folgen Sie bei einer Neueinstellungen einem automatisierten Einarbeitungsplan, werden alle Beteiligten über ihre Aufgaben informiert. Fast noch wichtiger ist, Sie sehen jederzeit, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche nicht. Sie behalten die Kontrolle und stellen sicher, dass jeder neue Mitarbeiter denselben positiven ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen erhält.

Vom guten Start eines neuen Mitarbeiters profitieren alle, Mitarbeiter wie Unternehmen. Gerade Personaler sollten hohes Interesse daran haben. Nicht nur, weil das in ihr Aufgabengebiet fällt, sondern auch, weil gescheiterte Neubesetzungen im Zweifelsfall auf einen unpassenden Kandidaten geschoben und damit der Personalabteilung angelastet werden.

Im Recruiting wird hoher Aufwand betrieben, fachlich passende Kandidaten mit „Cultural Fit” zu finden. Es wäre geradezu fahrlässig, danach die Integration und Einarbeitung der neuen Mitarbeiter dem Zufall zu überlassen. Setzen Sie einen sinnvollen Einarbeitungsplan auf und kontrollieren Sie dessen Durchführung. Damit schliessen Sie einen Recruiting-Prozess erfolgreich ab und legen gleichzeitig die Basis für eine lange und erfolgreiche Beziehung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter.