Digitales Onboarding: Einarbeitung effizient gestalten

Mitarbeiter:innen einzuarbeiten, ist immer ein komplexer Prozess. Schließlich geht es nicht nur darum, sie mit ihren neuen Aufgaben vertraut zu machen. Die Neueinsteiger:innen müssen auch in die Unternehmenskultur, Teams und Prozesse im Unternehmen eingeführt werden. 

Doch mittlerweile können HR Manager:innen auf digitale Tools setzen, die den Onboarding-Prozess erleichtern und effizienter machen. Hier spricht man dann vom digitalen Onboarding. Beim digitalen Onboarding ist der Einarbeitungsprozess komplett digital abgebildet und läuft teilweise auch automatisiert ab. Offline-Elemente wie gedruckte Checklisten und Co. sind nicht mehr notwendig. Das gleiche gilt allerdings auch für das Offboarding.

Beim digitalen Onboarding können HR Manager:innen den Onboarding-Prozess im Backend des Tools leicht managen. Sie können sowohl standardisierte Onboarding-Abläufe als auch individuelle Pläne für bestimmte Mitarbeitende erstellen. Die Benutzeroberfläche können sie oft entsprechend der Corporate Identity des Unternehmens gestalten. 

Loggen sich die Bewerber:innen im Tool ein, finden sie dort ihren persönlichen Fahrplan für die Einarbeitung inklusive aller Trainings und Schritte. Diese können sie dann innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens absolvieren. Das Tool ist außerdem ihr „One-stop-shop“, wo sie alle wichtigen Informationen und Unterlagen zum Start immer parat haben.

Im Vergleich zum Remote-Onboarding heißt digitales Onboarding aber nicht, dass die Einarbeitung rein digital von zu Hause aus erfolgt. Die neuen Mitarbeiter:innen können auch im Büro anwesend sein und mit ihrem digitalen Onboarding Tool arbeiten. Das digitale Onboarding stellt also eine Alternative zu einem Präsenz- oder Remote-Onboarding dar.

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Das digitale Onboarding bringt für Unternehmen und Mitarbeiter:innen einige Vorteile mit sich:

• Hohe Flexibilität: Die Inhalte stehen beim digitalen Onboarding zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung. New Joiner können ihre Einarbeitung also flexibel gestalten und immer wieder auf Inhalte zurückgreifen. Onboarding hört zudem nicht mit nach der ersten Woche auf, sondern läuft idealerweise über mehrere Monate. Beim digitalen Onboarding können Mitarbeiter:innen die Lerninhalte auch gut in ihren neuen Arbeitsalltag integrieren.

• Immer up-to-date: Sind Dokumente wie Willkommens-Präsentationen oder Einarbeitungsmaterialien zentral an einem Ort gespeichert, können sie schnell übergreifend aktualisiert werden. Das stellt also sicher, dass alle Informationen, die Neueinsteiger:innen bekommen immer up-to-date und konsistent sind und dass nicht auf einem Abteilungslaufwerk noch veraltete Dokumente schlummern.

• Gesteigerte Effizienz: Durch digitale Onboarding-Tools stehen alle notwendigen Informationen sofort zur Verfügung und müssen nicht immer wieder neu zusammengestellt werden. Das sorgt für Entlastung im HR Team. Außerdem sind beim digitalen Onboarding keine persönlichen Schulungen mehr nötig. Das spart Kosten und personelle Ressourcen, die normalerweise fürs Training geblockt werden müssen.

• Weniger Fluktuation: Ein schlechtes Onboarding kann dazu führen, dass sich neue Mitarbeiter:innen schnell überfordert fühlen oder das Gefühl haben, nicht richtig angekommen zu sein. Und das kann eine frühe Kündigung zur Folge haben. Ein professionell gestalteter und transparenter Prozess im digitalen Onboarding stellt sicher, dass neue Teammitglieder optimal eingearbeitet sind. Das wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterbindung aus. 

Sie spielen mit dem Gedanken, das Onboarding in Ihrem Unternehmen digital zu gestalten? Dann stellen Sie sich wahrscheinlich zwei Fragen: Welche digitale Lösung eignet sich dafür und was gehört in eine digitale Onboarding Journey?

Auf die Frage nach den Tools gehen wir gleich genauer ein. Lassen Sie uns einmal anschauen, was idealerweise inhaltlich Teil des digitalen Onboardings ist:

• Vorstellung des Unternehmens: Am besten startet das Onboarding mit wichtigen Informationen zum Unternehmen: Wie sieht die Firmenhistorie aus? In welchen Ländern ist das Unternehmen vertreten? Wie funktioniert das Geschäftsmodell? Wer hat die Unternehmensleitung inne? Welche Strategie verfolgt das Unternehmen? Was sind die gemeinsamen Werte?

• Überblick über Prozesse: Die neuen Mitarbeiter:innen sollten einen Überblick über zentrale unternehmensweite und abteilungsinterne Prozesse bekommen.

• Trainings: Jede:r Mitarbeiter:in muss beim Jobeinstieg bestimmte Pflichttrainings zu Themen wie Datenschutz absolvieren. Diese sind idealerweise Teil des digitalen Onboardings und werden ergänzt durch E-Trainings, die für die jeweilige Rolle oder Abteilung sinnvoll sind. Interne Schulungen können Sie zentral und übersichtlich in Personio verwalten.

• Wichtige Dokumente: Kein Gesuche nach den passenden Formularen und Dokumenten im Intranet mehr. Im digitalen Onboarding-Tool finden New Joiner auf einen Klick alle wichtigen Dokumente.

• FAQ: Wohin schicke ich meine Krankmeldung? Wo finde ich meinen HR-Ansprechpartner? Wie reiche ich Urlaub ein? All diese Fragen kommen während der ersten Zeit im Unternehmen auf. In einer FAQ-Sektion im Onboarding-Tool können neue Mitarbeiter:innen schnell Antworten finden. 

• Soziale Plattform: Austausch ist gerade während der Anfangszeit im neuen Job A und O. Über eine soziale Plattform können sich New Joiner mit ihren neuen Kolleg:innen unterhalten oder verabreden.

Immer mehr Unternehmen in vielen Branchen setzen inzwischen auf digitales Onboarding. Die Corona-Pandemie war hier wie bei so vielem Katalysator. Doch gerade bei Tech-Unternehmen ist digitales Onboarding schon länger nichts Neues mehr. Die Mehrheit der Tech-Größen wie Twitter, Soundcloud und Google verwenden digitale Onboarding-Ansätze.

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Damit die Einarbeitung erfolgreich ist, sollte sie vier Anforderungen erfüllen, die im Englischen auch die 4Cs des Onboarding genannt werden: Compliance, Clarification, Culture und Connection – also Compliance, Klärung, Kultur und Verbindung. 

Gerade unsere heutigen hybriden und dezentralen Arbeitsmodelle können es schwierig machen, diese Punkte beim Onboarding zu erfüllen. Wer digitales Onboarding erfolgreich einsetzen möchte, sollte sie deswegen genau im Blick haben:

Compliance: In Bezug auf Compliance ist es wichtig, dass alle nötigen Formulare ausgefüllt werden und die neuen Mitarbeiter:innen alle zentralen Prozesse und Regeln im Unternehmen kennenlernen. Technologie hilft dabei, diesen Teil des Onboardings zu vereinfachen. Indem digitale Dokumentenmanager verwendet werden, können neue Teammitglieder zum Beispiel einfach mit einer digitalen Unterschrift bestätigen, dass sie Trainings absolviert oder Videomaterial gesehen haben, in denen die Regeln des Unternehmens erläutert werden.

Klärung: In dieser Phase muss sichergestellt werden, dass die neuen Mitarbeiter:innen ihre Zuständigkeiten sowie die Projekte und Aufgaben, an denen sie arbeiten werden, verstehen. Neben digitalen Trainings oder Webinaren im Onboarding Tool können dafür auch Videokonferenzen mit dem Team oder der Führungskraft zum Einsatz kommen.

Kultur: Das Management und das HR Team erläutern in der Regel die Arbeitsweise des Unternehmens und stellen die Werte des Unternehmens vor. Diese Aspekte lassen sich im Rahmen einer Unternehmenspräsentation vermitteln. Aber gerade die Werte und Kultur eines Unternehmens müssen auch im Alltag vorgelebt werden. Deswegen kann ein Mentoren- oder Buddy-Programm sinnvoll sein: Ihre Buddys helfen neuen Kolleg:innen dann dabei, die Kultur zu verstehen.

Verbindung: Ein Gefühl der Verbindung ist digital wahrscheinlich am schwierigsten zu vermitteln bzw. herzustellen. Beim traditionellen Onboarding, bei dem neue Mitarbeiter:innen immer physisch im Büro anwesend ist, können sie leicht Beziehungen innerhalb des Unternehmens aufbauen. In einer digitalen Umgebung kann das schwieriger sein. Hier ist ein wenig kreatives Denken notwendig, um Mitarbeiter zu ermutigen, Arbeitsbeziehungen zu knüpfen. Social Media, Kollaborations- und Messagingtools können dabei helfen. Aber: Das digitale Onboarding schließt nicht aus, dass die Mitarbeiter:innen nicht auch im Büro anwesend sind. Persönliche Kennenlerntermine oder Kaffee- oder Lunch-Treffen sind also trotzdem möglich!

Digitales Onboarding sollte idealerweise nicht nur in das Unternehmen, seine Arbeitsweisen und Kultur einführen, sondern auch für die künftige Aufgabe fit machen und sicherstellen, dass die neuen Mitarbeitenden Kontakte zu ihren neuen Kolleg:innen aufbauen. Eine ganze Menge!

Aber keine Sorge: Mittlerweile gibt es Tools, die genau das mitbringen und das Onboarding nicht nur digitalisieren, sondern auch automatisieren – und HR Manager:innen so entlasten. 

Unsere Personio Onboarding-Software sorgt zum Beispiel für ein strukturiertes und professionelles Onboarding: 

• Im Tool finden HR Manager:innen viele Vorlagen für einen standardisierten Einarbeitungsprozess. 

• HR Manager:innen können auch automatisierte E-Mails versenden – zum Beispiel eine Willkommens-E-Mail am ersten Arbeitstag.

• Alle administrativen Aufgaben laufen in der Onboarding Software automatisiert ab.

• Von Tag 1 an finden neue Mitarbeiter:innen alle wichtigen Informationen, Dokumente und Ansprechpartner in ihrem Onboarding-Tool.

Im Tool haben HR Manager:innen steht’s einen Überblick, wie der Einarbeitungsfortschritt der einzelnen Kolleg:innen aussieht. Und wenn Trainings noch nicht absolviert wurden, müssen sie nicht selbst aktiv werden: Unsere Personio-Software verschickt automatisch Erinnerungen bis die Schulung abgeschlossen ist.