Digitale Personalakte: Vorteile, Auswahl, Software

Der Begriff sagt es bereits klar und deutlich: Die digitale Personalakte ist die rein digitale oder auch elektronische Version der traditionellen Personalakte in Papierform.

Während die Papiere in einem klassischen Aktenordner abgelegt werden, der dann wiederum in einem stabilen Aktenschrank in den Büros der Personalabteilung steht, speichern Sie in einer digitalen Personalakte die Daten und Dokumente Ihrer Mitarbeitenden an einem zentralen Ort digital ab. Die technische Grundlage dafür bildet eine HR-Software. Den Zugriff auf die Daten in der digitalen Personalakte regeln Sie über ein Rollen- und Rechte-System in der HR-Software sicher und verlässlich.  

Auch wenn es erstaunlich klingt: Erste digitale Personalakten gab es bereits vor 20 Jahren. Dennoch hinken zahlreiche deutsche Unternehmen bei der Einführung und Nutzung digitalisierter und automatisierter Prozesse in der HR immer noch weit hinterher. Dabei liegen die Vorteile der digitalen Personalakte auf der Hand.

Sämtliche personenbezogenen Daten werden in der digitalen Personalakte an einem zentralen Ort gespeichert. Die HR gewinnt damit eine Single Source of Truth. Dieser Begriff aus der Datenverwaltung beschreibt ein Funktionskonzept, in dem ein zentrales Datenrepository im Mittelpunkt steht. Dieses Repository enthält alle genauen, vollständigen und aktuellen Daten einer Organisation.

HR kann in diesem Repository sämtliche Daten zu allen Mitarbeitenden jederzeit über einen einzigen Zugangspunkt abrufen und dort auch direkt bearbeiten. Von jedem Gerät, zu jeder Zeit und von jedem Ort aus. Intelligente Suchfunktionen führen schnell zu den gesuchten Informationen.

Doppelte Datenhaltung mit hoher Fehleranfälligkeit wird vermieden. HR gewinnt dank dieser verlässlichen Daten jede Menge Zeit, die sie für strategische und andere Aufgaben gewinnbringend einsetzen kann.

Dokumente sollten leicht auffindbar sein

Speichern Sie Dokumente wie formale Richtlinien oder Beurteilungen der psychischen Gesundheit in einer digitalen Mitarbeiterakte und stellen Sie sicher, dass alle Daten bei Bedarf zur Hand sind.

Hier mehr erfahren

Papier wird bei einer digitalen Personalakte nicht mehr benötigt. Dementsprechend schonen Sie wichtige Ressourcen, sparen Geld bei Druck- und Papierkosten und schaffen ausserdem jede Menge Platz in Ihren Büros.

Von der digitalen Personalakte profitiert nicht nur die Personalabteilung, sondern alle Bereiche – auch alle Mitarbeitende. Personalprozesse lassen sich abteilungsübergreifend abbilden, z. B. bei Urlaubsanträgen, die digital vom Mitarbeitenden eingereicht und digital von der Führungskraft freigegeben werden.

In der digitalen Personalakte von Personio können Mitarbeitende ihre persönlichen Daten über den Employee Self Service auch selbst eingeben, pflegen und damit immer aktuell halten. Für HR ist das eine erhebliche Arbeitserleichterung und für die Mitarbeitenden ein erheblicher Vertrauensvorschuss in das eigene Tun.

In digitalen Zeiten spielt das Thema Datenschutz eine immer wichtigere Rolle. Die digitale Personalakte kann hierbei besonders punkten. Denn implementierte Sicherheitsmechanismen garantieren den Unternehmen ein gesetzes- und vorschriftskonformes Arbeiten mit personenbezogenen Daten. 

Alles Wichtige zum Arbeitnehmerdatenschutz finden Sie in diesem Artikel.

Nochmal zum Kostenvorteil. Wenn Sie die digitale Personalakte in einer Cloud-Lösung nutzen, spart Ihr Unternehmen nicht nur relevante Stromkosten im eigenen Rechenzentrum, sondern muss auch mit keinen unvorhergesehenen grösseren Kostenüberraschungen rechnen.

In der digitalen Personalakte führender Anbieter können Sie die Benutzeroberfläche für Ihre HR-Bedürfnisse individualisieren. Je benutzerfreundlicher das Dashboard aussieht, desto klarer und übersichtlicher erkennen die HR-Mitarbeitenden wichtige Aufgaben, offenstehende Todos und wichtige Reportings.

Warum eine HR-Software benutzerfreundlich sein sollte.

Ihr Unternehmen wächst rasant oder Sie müssen Personal abbauen? In beiden Fällen sind sie mit der digitalen Personalakte (insbesondere bei Cloud-Lösungen) gut aufgestellt. Denn Sie können beliebig nach oben wie nach unten skalieren. Diese Flexibilität ist gerade in Krisenzeiten ein Pfund, mit dem Sie wuchern können.

Das Funktionsprinzip der digitalen Personalakte ist so simpel wie genial. Die personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden und die dazugehörigen relevanten Personaldokumente werden in die Akte digital eingepflegt und dann im weiteren Verlauf an diesem einen zentralen Ort gespeichert und verwaltet.

Unternehmen, die bisher ausschliesslich mit analogen Personalakten gearbeitet haben, müssen die auf Papier vorliegenden Informationen zunächst digitalisieren, etwa durch das Scannen der Dokumente, das Vergeben von Tags oder Schlagworten und den Einsatz von Texterkennungssoftware. Hierfür bieten sich in der Regel spezialisierte externe Dienstleister an, die strenge Datenschutzvereinbarungen einhalten müssen.

Ersetzendes Scannen – das sind die technischen Richtlinien als PDF zum Download

Der Zugriff auf die digitale Personalakte wird über ein Rollen- und Rechtesystem vergeben. Damit lassen sich bestimmte Bereiche der Akte nur von dafür autorisierten Personen öffnen und nutzen. Die digitale Akte kann orts- und zeitunabhängig genutzt werden. Das bedeutet, berechtigte Personen können von jedem Endgerät (Rechner, Laptop, Tablet, Smartphone) und zu jeder beliebigen Zeit auf all jene Bereiche der digitalen Personalakte zugreifen, für die sie berechtigt sind.

Jeder Mitarbeitende hat das Recht auf Einsicht in seine Personalakte. Das müssen Sie beachten!

Das gehört in die (digitale) Personalakte

Mit dieser Checkliste organisieren Sie Mitarbeiterdaten übersichtlich, identifizieren alle fehlenden Dokumente oder Daten und erhalten Best Practices für die Datenpflege.

Hier Checkliste herunterladen

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass alle Inhalte, die Sie bisher in klassischen Personalakten auf Papier abgelegt haben, auch in die digitale Personalakte gehören. Gesetzliche Vorgaben, welche Informationen Unternehmen der freien Wirtschaft hier speichern müssen, gibt es nicht. Sie als HR bestimmen selbst, welche Unterlagen Sie aufnehmen möchten.

Die digitale Personalakte sollte nur Daten enthalten, die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind. Dazu zählen zum Beispiel

• Stammdaten des Mitarbeitenden

• Bewerbungsunterlagen

• individueller Arbeitsvertrag

• Gehaltsdaten

• Arbeitszeiten

• eventuelle Abmahnungen

Die digitale Personalakte von Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, individuelle Mitarbeiterattribute festzulegen, die Sie in Sektionen zusammenfassen können. So geht’s.

Weiterhin können etwa folgende Infos aufgenommen werden:

• Infos zur Sozialversicherung und Steuer

• Leistungsbeurteilungen

• Protokolle von Jahresgesprächen

• Zeugnisse

• Personalfragebögen

• Infos zu Fortbildungsmassnahmen

• Urlaubsanträge und Urlaubsgenehmigungen

• Mögliches Amt als Betriebsrat

• Kündigungsschreiben

Erfahren Sie hier, welche Informationen Sie nicht in die digitale Personalakte aufnehmen dürfen.

Momentan gibt es für Unternehmen der freien Wirtschaft keine gesetzliche Verpflichtung, digitale Personalakten zu führen. Es bleibt ihnen daher freigestellt, ob sie sich für die traditionelle Form der Personalakte auf Papier oder für eine digitale Variante entscheiden.

Beim Blick auf die Kosten der digitalen Personalakte müssen Sie sowohl die Ausgaben für Vorabinvestitionen als auch die laufenden Betriebskosten berücksichtigen.

Welche Kosten entstehen bei der Einführung der digitalen Personalakte? Sie müssen vor allem initiale Kosten kalkulieren, die für die Einführung und die technische Implementierung einer HR-Software anfallen, die als zentralen Bestandteil eine digitale Personalakte beinhaltet. Sie zahlen dabei in der Regel

• Lizenzkosten für die Nutzung der Software

• Kosten für die Schulung Ihrer HR-Mitarbeitenden

• IT-Implementierungskosten

• Kosten für die einmalige Digitalisierung vorhandener Personalakten auf Papier

Die Höhe der genannten Kosten hängt u.a. von der Grösse Ihres Unternehmens und der Anzahl der Mitarbeitenden, aber auch von der Branche ab. 

Des Weiteren spielt auch die Software selbst eine Rolle. Dabei können Sie zwischen sog. On-Premise- und Cloud-Lösungen wählen. Während die Software bei der Cloud-Variante über das Internet abgerufen wird, kaufen Sie beim On-Premise-Modell die Software und installieren Sie auf Ihren eigenen Servern.

Die Entscheidung für eine digitale Personalakte bedeutet im gleichen Schritt eine Entscheidung pro Datenschutz. Während Sie eine analoge Personalakte lediglich in einem Aktenschrank verschliessen können, erreichen Sie bei der digitalen Personalakte dank eines ausgeklügelten Rechtesystems ein ungleich höheres Mass an Sicherheit in puncto Daten. Unbefugte haben damit keinen Zugriff auf sensible personenbezogene Daten in Ihrem System. Und wenn Mitarbeitende aus dem Unternehmen ausscheiden, können Sie ihre digitale Personalakte per Mausklick sperren, um einen unbefugten Zugriff wirkungsvoll und sofort zu verhindern.

Eine ganzheitliche HR-Lösung wie Personio unterstützt Sie, compliant zu bleiben. Mitarbeitende können bei Personio die Berechtigung erhalten, auf bestimmte Bereiche ihrer digitalen Personalakte zuzugreifen, um veraltete Daten (z.B. die Anschrift oder ein neues Gehaltskonto) selbst zu aktualisieren oder falsche Daten zu korrigieren. Das Rechtesystem lässt nur die Bearbeitung ausgewählter Abschnitte zu.

Erfahren Sie mehr zu Compliance und Datenschutz im Personio Trust Center.

Dank automatisierter Erinnerungen und Warnungen werden wichtige Fristen zu ablaufenden Dokumenten oder Zertifikaten nicht mehr vergessen. Personios digitale Personalakte enthält eine leistungsstarke Kalenderfunktion, mit der keine wichtigen Dinge mehr unter den Tisch fallen

Sie möchten schnellere, schlankere und digitalisierte Arbeitsprozesse in HR pushen? Dann ist die digitale Personalakte ein Schritt mit Siebenmeilenstiefeln in die richtige Richtung. So führen Sie die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen reibungslos und effizient ein.

Ok, leichter gesagt als getan. Aber mit einer intensiven Vorbereitung und Recherche, an der neben HR auch die IT beteiligt sein sollte, werden Sie rasch einen passenden Anbieter finden. Achten Sie vor allem darauf, dass die HR-Software einfach und möglichst intuitiv bedienbar ist, sämtliche Datenschutzanforderungen erfüllt und mit ihren aktuell vorhandenen IT-Landschaften korrespondiert.

Nach der Entscheidung für einen Anbieter müssen Sie alle HR-Prozesse identifizieren, festlegen und definieren, die Sie in der HR-Software für die digitale Personalakte abbilden und umsetzen möchten. Dazu gehört natürlich auch, wer welche Zugriffsrechte auf welche Bereiche in der Software erhält. 

Erstellen Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Anbieter ein konzises Rechte- und Rollensystem. Hierbei spielen interne Befugnisse, aber auch Datenschutz- und Compliance-Vorgaben, eine zentrale Rolle. Klären Sie, welche Dokumente Sie in der digitalen Personalakte speichern und verwalten möchten.

Sind grosse Mengen an analogen Aktenbeständen zu digitalisieren, sollten Sie unbedingt externe Unterstützung einholen. Hierbei entstehen Kosten, die sich innerhalb weniger Monate komplett amortisieren. Scandienstleister müssen datenschutzrechtliche Vorgaben einhalten und sollten dafür sorgen, dass z. B. digitalisierte Textdokumente in der Datenbank voll durchsuchbar und damit für Ihre HR-Teams nutzbar sind.

Entsorgen Sie nach dem Digitalisieren nur jene Dokumente, für die keine Aufbewahrungsfristen bestehen! Andere Dokumente heben Sie unbedingt im Original auf.

Welche Dokumente Sie in der Personalakte wie und wie lange aufbewahren müssen und dürfen

Nach Abschluss der Digitalisierung werden die nun digitalisierten Daten in die Software importiert und zugeordnet. Bei neu eingestellten Mitarbeitenden werden die relevanten Daten gleich digital eingegeben.

Informieren Sie die komplette Belegschaft rechtzeitig darüber, dass Sie die Einführung einer digitalen Personalakte planen. Geben Sie ruhig Zwischenstände bekannt, machen Sie die Mitarbeitenden neugierig auf die digitale Zukunft. Und planen Sie rechtzeitig eine transparente und detaillierte Schulung nicht nur für HR-Teams, sondern alle Mitarbeitenden. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt digitale Personalakte ein Erfolg wird.