Mit Business Continuity Management Krisen meistern

Business Continuity Management (BCM) unterstützt Unternehmen bei der präventiven Identifizierung und konkreten Abwehr potenzieller Risiken und Bedrohungen für das eigene Geschäftsmodell. BCM setzt sich aus technischen, organisatorischen und personellen Konzepten, Planungen und Maßnahmen zusammen.

Somit bildet Business Continuity Management einen abgestimmten und individuellen Schutzschild in einer globalen, zunehmend volatilen Wirtschaftswelt.

Gerade im global vernetzten, immer stärker digitalisierten Wettbewerbsumfeld müssen Unternehmen widerstandsfähiger werden, ganz gleich, ob die Krisen kurzfristig sind oder länger andauern. Das Stärken der eigenen Resilienz ist unverzichtbar, weil komplexe und anfällige Vernetzungen die volle Kontrolle über das eigene Business immer mehr erschweren.

Mithilfe von Business Continuity Management können Sie schnell und punktgenau auf mögliche Störungen Ihrer Kernprozesse und daraus resultierende Schäden bei Image und Finanzen reagieren. Mit BCM handeln Sie nicht kopflos, sondern geplant. Und sollte es tatsächlich zu Ausfällen Ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse kommen, sorgt BCM für einen möglichst raschen Neustart und erhöht damit die eigene Wettbewerbsfähigkeit.

BCM können Sie in einem Business Continuity Management System (BCMS) abbilden, das auf die sich wandelnden Bedarfe Ihres Unternehmens permanent und flexibel reagieren kann.

So gehen Sie gestärkt aus Krisen hervor – und was HR beitragen kann

In 4 Schritten zum resilienten Unternehmen

Acht Unternehmen erzählen in diesem Leitfaden, wie sie agile Prozesse aufgesetzt haben, zukunftsfähige Teams entwickeln und Entscheidungen datenbasiert treffen.

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Business Continuity Management ist in globalen Krisenzeiten also kein Nice to have, sondern eine Grundanforderung an jene Unternehmen, die langfristig, nachhaltig, strategisch und überlegt handeln möchten. In der Tat treten globale Krisen seit Anfang des 21. Jahrhundert nicht mehr isoliert auf, sie sind zunehmend eng miteinander verzahnt. Der Krisenstatus ist Normalität geworden. Business Continuity Management greift wie eine Art „Katastrophenschutz“ für Unternehmen und Organisationen.

BCM bietet Ihnen klar umrissene Nutzen:

• Dank BCM sind Sie präventiv auf Krisensituationen vorbereitet bzw. können hier antizipieren

• Dank BCM kennen Sie Ihre kritischen Kernprozesse und Ressourcen – und können diese schützen

• Dank BCM sichern und erhalten Sie Ihren Wettbewerbsvorteil – und zwar langfristig

• Dank BCM agieren Sie bei Krisen oder Notfällen nicht planlos – weil Sie eine Plan haben

• Dank BCM senken Sie entstehende Kosten bei Unterbrechungen oder dem Ausfall des Betriebs – weil Sie Backup-Szenarien definiert haben

• Dank BCM sind Sie in der Lage, Ihren Betrieb so schnell wie möglich wieder zu starten – weil Sie die Prozesse priorisiert haben

• Dank BCM erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen für Ihre Branche

• Dank BCM stärken Sie die Resilienz Ihres Unternehmens

1. Sorgen Sie dafür, dass Ihr BCM die offiziellen Standards und gesetzlichen Vorgaben – auch für Ihre Branche – erfüllt. Wichtige Infos zum modernisierten BSI-Standard 200-4 Business Continuity Management finden Sie hier.

2. Führen Sie ein präventives, organisiertes Krisenmanagement im Unternehmen ein, definieren Sie Rollen und besetzen Sie diese. Legen Sie grundsätzliche Anforderungen der Krisenkommunikation fest.

3. Analysieren Sie Ihre Geschäftsprozesse. Beschreiben Sie Zusammenhänge, Schnittstellen und Abhängigkeiten. Definieren Sie nun jene Prozesse, die unternehmensrelevant sind, und beschreiben Sie möglichst konkret Zeiträume, in denen Ausfälle dieser Prozesse vom Unternehmen verkraftet werden können.

4. Erstellen Sie Notfallpläne für die Ausfallszenarien. Wie muss wer in welchem Fall konkret aktiv werden? Dokumentieren Sie effektive Sofortmaßnahmen aber auch die Rückkehr zum normalen Betrieb.

5. Halten Sie Übungen ab. Nur wenn Sie Ihre Notfallpläne in der Berufspraxis überprüfen, wissen Sie, ob diese – und auch die betroffenen Mitarbeitenden! – den Herausforderungen standhalten.

6. Optimieren Sie auf Basis der Praxisübungen und der dort gewonnenen Erkenntnisse. Nur ein aktueller Plan ist ein guter Plan.

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Resilienz beginnt im HR

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Der Begriff Business Continuity stammt aus der Betriebswirtschaftslehre, wird aber heute ganzheitlich betrachtet. Deshalb ist es sinnvoll, ein Business Continuity Management System als unternehmensweites System einzuführen.

Das ausgewählte BCMS sollte in der Lage sein, die o.g. Tipps zur Einführung von BCM voll abzudecken und die beiden zentralen Fragestellungen zu beantworten:

• Was sind meine zentralen Geschäftsprozesse, die ich im Fall einer Krise aufrechterhalten muss?

• Mit welchen Maßnahmen kann ich dies garantieren?

Dementsprechend sollten im BCMS folgende Komponenten implementiert sein:

• Risikoanalyse

• Business Impact Analyse

• Business Continuity Plan

• Notfallübungen

• Optimierung des BCM

In diesem Dokument halten Sie alle Maßnahmen fest, die als Reaktion auf eine eingetretene Krisensituation zu veranlassen sind. Es muss sorgfältig an wechselnde Bedingungen und eventuell neu eingeführte Abläufe angepasst werden. Für einen BCP gibt es keine vernünftige Blaupause, da jeder Plan extrem individuell ist. Der Business Continuity Plan beschreibt grundsätzlich alle Aspekte des betroffenen Unternehmens.

Wenn das Thema Business Continuity Management auf den Tisch kommt, dreht sich vieles zunächst um die IT-Infrastruktur, um Lieferketten, um Cyber-Sicherheit und um die Auswirkungen bei Ausfällen oder Nicht-Verfügbarkeit. Doch was ist, wenn das Personal ausfällt? Diesen Aspekt müssen Sie als zentralen Risikobaustein in Ihr BCM integrieren.

HR kommt hierbei im Unternehmen eine entscheidende Rolle als „Resilienztreiber“ zu. In strategischer Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und der Führungsebene Ihrer Organisation muss im Rahmen der Risikoanalyse zum Beispiel festgestellt werden, welches Personal für den Betrieb der unternehmenskritischen Geschäftsprozesse unbedingt benötigt wird – und zwar quantitativ wie qualitativ. Im Rahmen des Notfallplans gilt es dann Modelle zu erstellen, wie diese Prozesse in Krisenzeiten mit einem geringeren Personalaufwand aufrechterhalten werden können.

Damit Krisen abgefedert werden können, müssen Führungs- und Fachkräfte präventiv auf diese Krisen vorbereitet werden. Dazu benötigen Sie ein strukturiertes und durchdachtes Weiterbildungs- und Trainingsprogramm, mit dem auch die persönliche Resilienz der Mitarbeitenden gesteigert wird. Wie bereits erwähnt, werden die Krisenzyklen immer kürzer, und verlangen nach passgenauen Antworten. Sie als HR schlagen hier zwei Fliegen mit einer Klappe: Einerseits binden Sie Ihre wichtigsten Mitarbeitenden durch passendes Coaching und Training an das Unternehmen und stützen andererseits dessen Widerstandsfähigkeit.

Denken Sie weiterhin unbedingt darüber nach, Ihre Mitarbeitenden außerhalb des eigenen Fachbereichs zu fördern und auf diesem Weg die relevanten Rollen innerhalb eines Systems mehrfach zu besetzen. Je breiter Ihre Mitarbeitenden fachlich und inhaltlich aufgestellt sind, desto stärker sinkt das Risiko, in Krisenzeiten schlagartig nicht mehr handlungsfähig zu sein.

Daten und der automatisierte Umgang damit helfen Ihnen als HR bei der Bewertung von Rollen und Profilen und den dazugehörigen Skills. Wenn Sie beim Onboarding auf eine Rolle die dafür relevanten Skills im HR-Tool hinterlegt haben, können Sie nicht nur auf einen Blick erkennen, welche Fähigkeiten in Notfällen gefragt sind, sondern auch welche Kollegen über diese Skills bereits verfügen. Das Ergebnis: Sie können mit hohem Tempo für passenden Ersatz sorgen und damit die Risiken minimieren. Business Continuity Management und HR-Prozesse gehen dann Hand in Hand.

Digitalisierte und automatisierte HR-Prozesse sind ein hervorragendes Beispiel für präventive Krisenbewältigung. Nicht nur die Effizienz der HR-Verwaltung steigt, sondern auch die Produktivität der Mitarbeitenden. Wer digitalisiert, senkt Verwaltungskosten, wird flexibler und damit weniger anfällig für neue Bedrohungen und – last but not least – macht seine Mitarbeitenden zufriedener.