Bewerbungsprozess – Wie er perfekt gelingt

Mit dem Begriff Bewerbungsprozess werden übergreifend alle Phasen während des Verlaufs einer Bewerbung auf eine Position beschrieben. Der Bewerbungsprozess zieht sich in der Regel über einen Zeitraum von mehreren Wochen hin und ist in klar gegliederte Phasen aufgeteilt.

Auch wenn die in diesem Beitrag vorgestellte Gliederung des Bewerbungsprozesses als grundsätzliche Blaupause dienen kann, so hat doch jedes Unternehmen, jeder Konzern, jedes KMU seine individuellen Anforderungen und Wege. Dabei sollte HR den Prozess für alle Bewerber:innen vor der Bewerbung etwa auf der Karrierewebsite klar, verständlich und transparent darstellen. Auf dieser Grundlage kann eine Organisation dann den Bewerbungsprozess pflegen, weiterentwickeln und optimieren.

Leitfaden: Bewerbungsgespräche richtig strukturieren

Das Schlüsselelement eines gelungenen Bewerbungsprozesses sind souverän geführte Interviews. Dieser Leitfaden gibt Ihnen die wichtigsten Tools an die Hand.

Leitfaden herunterladen

Grundsätzlich lässt sich der Bewerbungsprozess in folgende vier Phasen gliedern:

• Ausschreibung der Stelle

• Eingang der Bewerbungen

• Auswahl des Stelleninhabers

• Einstellung und Onboarding

Gehen wir diese vier Phasen aus Sicht von HR doch einmal exemplarisch durch – anhand der Bewerbung von Brigitte B. auf die Position als Marketing Managerin in Ihrem Unternehmen.

Ihr Unternehmen hat die Stelle „Marketing Manager (m/w/d)" auf der unternehmenseigenen Karrierewebsite ausgeschrieben und die Position über Social Media und diverse Jobportale ausgespielt.

Das müssen Sie bei diesem Schritt beachten

Gestalten Sie die Stellenanzeige auf Basis der Stellenausschreibung für die offene Position. Damit stellen Sie potenziell Interessierten die wichtigsten Infos auf einen Blick zur Verfügung:

• Um welche Stelle geht es?

• Was sind die zentralen Anforderungen der Position?

• Welche fachlichen Anforderungen müssen Bewerber:innen erfüllen?

• Was bieten Sie den Bewerber:innen?

Vermeiden Sie zu viel Fließtext, nutzen Sie stattdessen Bulletpoints, um die Anzeige klar zu gliedern. Stellen Sie deutlich die Mitarbeiterbenefits heraus.

Stellen per Klick auf die relevantesten Portale bringen

Erstellen und veröffentlichen Sie Jobs per Klick auf bis zu 500 Portalen. Über Personio steuern Sie Jobanzeigen im Anschluss zentral und behalten den Überblick.

Stellen ausschreiben in Personio

Das ist Ihr HR-Benefit im Bewerbungsprozess

Bewerber:innen wissen bereits zu Beginn des Bewerbungsprozesses, auf was sie sich einlassen. Eventuellen Missverständnissen über Inhalte und Aufgaben beugen Sie mit einer stimmigen Stellenausschreibung vor. Die Bewerber:innen fühlen sich gut und transparent informiert. Offenbar auch Brigitte B., denn sie bewirbt sich direkt über das Online-Formular auf Ihrer Karriereseite.

In der Regel treffen Bewerbungen heute auf dem digitalen Weg ein, als E-Mail mit Anhang an die HR oder über ein Online-Formular mit Direkteingabe aller Daten und der Möglichkeit, Anhänge wie CV, Referenzen, Foto etc. hochzuladen. In der HR fließen die Daten zusammen und können – im besten Fall – in einem HR Tool digital und automatisiert verwaltet werden.

Das müssen Sie bei diesem Schritt beachten

Gestalten Sie ein möglichst einfach zu bedienendes und übersichtliches Online-Formular, das alle unnötigen Abfragen vermeidet. Dauert die Online-Bewerbung zu lange, stürzt die Website aufgrund technischer Probleme ab oder gibt es Schwierigkeiten beim Upload der Dokumente, gehen Sie als HR das Risiko ein, dass interessierte Bewerber:innen es in der Regel kein zweites Mal mehr versuchen. Sorgen Sie also dafür, dass Kandidat:innen die digitalen Wege ohne technische Stolperfallen begehen können.

Ihr HR-Benefit im Bewerbungsprozess

Erfolgen Bewerbungen direkt über ein digitales Tool, werden die eingegebenen Daten automatisch in das HR-Bewerbungssystem integriert. Sie können die Informationen dort direkt abrufen und alle Details auf einen Blick erhalten, je nach System auch mehrere Kandidat:innen miteinander vergleichen. Ist im Online-Tool eine CV-Parsing-Software hinterlegt, werden unpassende bzw. fehlerhafte Bewerbungen gleich automatisiert aussortiert.

Weiterhin können Sie im System nach Eingangsschluss eine Vorauswahl der Kandidat:innen treffen. Brigitte B. hat es zusammen mit fünf anderen Bewerber:innen in die Interviewphase geschafft.

In dieser Phase des Bewerbungsprozesses gilt es, aus den Kandidat:innen der engeren Wahl die oder den perfekten Kandidaten für die Position auszuwählen. Jedes Unternehmen gestaltet diese Phase anders. So führen KMUs häufig nur ein einziges Vorstellungsgespräch mit der fachlichen Leitung und der HR, während internationalen Konzerne oder auch ambitionierte Start-ups mehrere Bewerbungsrunden mit verschiedenen Gesprächspartnern absolvieren.

Oft beginnt die Auswahl mit einem Telefon- oder Videointerview. Brigitte B. ist eine beeindruckende digitale Selbstpräsentation gelungen. Sie wird zum persönlichen Gespräch mit dem Fachvorgesetzten und der Personalleitung eingeladen. Auch in diesem macht sie eine gute Figur und steht nun vor der letzten Hürde – sie lernt ihr zukünftiges Team in einem Meeting vor Ort kennen.

Für das Auswahlverfahren gilt ein ungeschriebenes Gesetz: Je wichtiger die Position für das Unternehmen ist, desto komplexer und herausfordernder verläuft die Auswahl.

Das müssen Sie bei diesem Schritt beachten

HR muss den Auswahlprozess in seinen Einzelschritten für die Bewerber:innen offenlegen. Damit steigt bei diesen das Gefühl der Wertschätzung. Überlassen Sie nichts dem Zufall – dazu gehört auch, dass Sie Absagen zeitnah verschicken und allen Bewerber:innen ein detailliertes Feedback geben, das nicht nur aus den üblichen Floskeln besteht.

Ihr Benefit im Bewerbungsprozess

Ein sorgfältig strukturierter und auf die jeweilige Stelle abgestimmter Auswahlprozess vermittelt den Bewerber:innen einen professionellen Eindruck. Sie als Arbeitgeber präsentieren sich potenziellen Kandidat:innen von ihrer besten Seite. Nicht nur der am Ende des Prozesses ausgewählte, sondern alle Bewerber:innen sollten den Eindruck gewonnen haben, dass sich eine erneute Bewerbung in der Zukunft durchaus lohnen kann.

Brigitte B. hat es geschafft – der Bewerbungsprozess ist durchlaufen, sie hat alle Gesprächspartner und auch die Teamkolleg:innen voll überzeugt und erhält ein Vertragsangebot als Marketing Managerin. In einem letzten Gespräch mit der Personalleitung werden Gehalts- und Vertragsdetails geklärt. Jetzt geht darum, ihr zu einem guten Start zu verhelfen.

HR-Tipp: Hat Ihr Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeiter:innen einen Betriebsrat, muss dieser vorab umfassend über geplante Neueinstellungen informiert und beteiligt werden.

Was Sie bei diesem Schritt beachten müssen

Geben Sie Ihrem Onboarding eine Struktur. Denn die neue Kollegin Brigitte B. soll sich vom ersten Tag an gut und verlässlich betreut fühlen. Dazu können Sie ihr einen erfahrenen Mentor aus dem Team an die Seite stellen, der in fachlichen aber auch unternehmenskulturellen Fragen als Ansprechpartner dient. Einarbeitungs-Checklisten geben inhaltliche Orientierung. Organisieren Sie einen Kennenlerntermin für die Abteilung, bei dem es nicht nur die zukünftigen Aufgaben, sondern auch um die Art der Zusammenarbeit im Unternehmen geht. Entwickeln Sie eine Gesprächskultur mit der neuen Kollegin, geben Sie ihr darin die Möglichkeit zu regelmäßigem Feedback.

Onboarding-Checkliste: So verhelfen Sie zum perfekten Start

In dieser Checkliste haben wir die wichtigsten To-Dos für HR Manager:innen gebündelt – damit Team-Mitglieder sofort loslegen können.

Checkliste herunterladen

Ihr Benefit im Bewerbungsprozess

Wenn es Ihnen als HR gelingt, neue Mitarbeiter:innen im Rahmen des Onboardings jenen guten Eindruck fortzuführen, den Sie bereits während des Bewerbungsprozesses vermittelt haben, profitieren beide Seiten. Denn ein strukturiertes Onboarding ist der erste Schritt im Rahmen einer langfristig angelegten, effizienten Mitarbeiterbindung.

Bewerbungsprozesse folgen zwar grundsätzlich einer ähnlichen inhaltlichen Ausrichtung, können sich aber in der Dauer stark unterscheiden. Diese 5 Faktoren beeinflussen den zeitlichen Verlauf des Bewerbungsprozesses.

• Die Position

Grundsätzlich gilt: Je höher die zu besetzende Stelle in der Unternehmenshierarchie angesiedelt ist, desto länger und komplexer ist der Bewerbungsprozess aufgebaut. Kein Wunder, die Fehlbesetzung eines Vorstands wird deutlicher teurer als bei einer Stelle in der Linie.

• Die Größe des Unternehmens

Auch hier gilt eine ungeschriebene Regel: Je kleiner das Unternehmen, desto schneller wird der Bewerbungsprozess verlaufen – weil nur wenige Personen mitreden und die Personalentscheidung in der Regel deshalb schnell fällt.

• Die Art des Unternehmens

Bei global aufgestellten Konzernen gehen zahlreiche Bewerbungen auf eine Stelle ein. Sie müssen von HR gesichtet werden, gehen dann durch mehrere Entscheidungsebenen, müssen eventuell noch mit der Geschäftsleitung final abgestimmt werden. Hier sind Bewerbungsprozesse mit einer Dauer von acht bis zehn Wochen keine Seltenheit.

• Die Personalabteilung

Die Dauer des Bewerbungsprozesses wird auch von der Qualität der HR beeinflusst. Gibt es Recruiter, die mit einem Blick die berühmte Nadel im Heuhaufen finden, kann alles ganz schnell gehen. Hierbei spielen Berufserfahrung, Branchen- und Menschenkenntnis eine wesentliche Rolle.

• Die Verwaltung des Bewerbungsprozesses

Unternehmen, die digitale HR-Tools nutzen, sind in der Lage, den Bewerbungsprozess kurz und effektiv zu gestalten. Die dabei gewonnene Zeit kann von den HR-Mitarbeiter:innen dann für die eigentliche Auswahl der Bewerber:innen genutzt werden.

Auch wenn es die HR vielleicht nicht gerne hört: Von der IT lernen, heißt optimieren lernen. Mit diesem Grundgedanken im gedanklichen Gepäck sollten Sie Ihren Bewerbungsprozess immer wieder aufs Neue betrachten und kontinuierlich verbessern.

1. Verbessern Sie die Candidate Experience

Lernen Sie vor allem von den Kandidat:innen, die den Job nicht bekommen haben. Diese werden ihre Eindrücke aus dem Bewerbungsprozesse auf Bewertungsportalen wie Glassdoor oder Kununu teilen. Nutzen Sie diese Chance, um sich in die Lage der Bewerber:innen hineinzuversetzen und dann die Candidate Experience zu verbessern. Negative Äußerungen über das Online-Bewerbungsformular oder die mangelhafte mobile Darstellung der Stellenanzeige – gehen Sie in medias res und beheben Sie diese Fehler.

2. Sparen Sie Zeit mit automatisierten HR-Prozessen

Mit digitalen Prozessen sparen Personaler:innen Zeit, die sie wiederum sinnvoll in die Arbeit mit Menschen oder strategische Initiativen stecken kann. Gleichzeitig verbessern sie die Candidate Experience, denn digitale Tools und Abläufe machen den gesamten Bewerbungsprozess schneller und effizienter. Das wirkt professionell und sorgt für weniger Wartezeiten bei Bewerber:innen.

In Personio könnte das so aussehen:

• Nach der Stellenausschreibung verwalten Sie Bewerberprofile zentral und sehen auf einem Dashboard immer, in welcher Phase sich Bewerber befinden.

• Planen Sie Bewerbungsgespräche problemlos mithilfe der Kalenderfunktion in Personio.

• Priorisieren Sie Bewerbungen, lassen Sie involvierte Kolleg:innen automatisch an ausstehendes Feedback erinnern.

• Hat ein:e Kandidat:in überzeugt, erstellen Sie mithilfe einer Vorlage ein Angebot, das automatisch mit allen wichtigen Informationen der Bewerbenden ausgefüllt wird.

• Verschicken Sie Ihr Angebot über die elektronische Signatur-Funktion automatisch an alle Unterzeichner – in genau der richtigen Reihenfolge.

• Sobald das Angebot von allen unterzeichnet ist, stellen Sie Ihre:n Kandidat:in mit einem Klick ein und Personio erstellt ein neues Mitarbeiterprofil mit allen relevanten Personaldaten.

• Wenn der Starttermin Ihre:r neuen Mitarbeiter:in näher rückt, wird automatisch die Onboarding-Phase eingeleitet, damit Dinge wie die Bestellung von Arbeitsutensilien rechtzeitig erledigt sind.