Was ist Bewerbermanagement? Definition und Praxistipps

Im Fokus des Bewerbermanagements stehen die Verwaltung von Bewerberdokumenten, die Kommunikation mit Bewerbern und interne Abstimmungsprozesse. Ein professionelles Bewerbermanagement deckt somit alle Prozesse rund um den Bewerber ab.

Die Hauptaufgabe des Bewerbermanagements ist, die richtigen Kandidaten für das Unternehmen zu finden. Es kommt nicht nur auf das fachliche an. Auch die Chemie zwischen Unternehmen und Mitarbeiter muss stimmen. Das stellt sicher, dass der Mitarbeiter länger im Unternehmen bleibt und das Unternehmen unterstützt.

Gestalten Sie Ihre strukturierte Interviews mithilfe dieses Leitfadens und steigern Sie Ihre Chance, geeignete Kandidaten zu finden. Zudem legen Sie damit die Basis für einen fundierten Abstimmungsprozess, der sich auf Fakten statt Gefühl konzentriert.

Das Bewerbermanagement verfolgt drei Ziele: Kosten und Zeit sparen, die richtigen Kandidaten finden sowie das Arbeitgeberimage verbessern. Jedes Unternehmen, das neue Mitarbeiter einstellt, hat in irgendeiner Form ein Bewerbermanagement. Doch auf die Qualität kommt es an: Denn nur ein gutes Bewerbermanagement wird Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen.

Bewerber, die wochenlang in der Warteschleife hängen – das hilft weder dem Kandidaten noch Ihrem Team. Eines der größten Ziele von Bewerbermanagement ist es deshalb, Bewerbungen schneller zu bearbeiten. Dabei hilft ein Bewerbermanagement-System, da viele Prozessschritte automatisiert werden können, z. B. das Versenden von Bestätigungs-E-Mails. Dies schafft nicht nur Freiraum für HR, sondern verkürzt auch den gesamten Recruiting-Prozess.

Zudem ermöglicht ein Bewerbermanagement mit Software, mehr Daten zum gesamten Prozess zu sammeln. So können Sie besser analysieren, welche Recruiting-Kanäle am besten funktionieren und an welchem Punkt im Bewerbungsprozess die meisten Bewerber ausscheiden. Die positive Folge: Sie können schneller Maßnahmen zur Optimierung einleiten und Ihre Kosten senken.

Verkürzte Prozesse bedeuten weniger Wartezeiten und Bewerber fühlen sich direkt gut aufgehoben. Das gibt ihnen ein organisiertes Bild von Ihnen als Arbeitgeber. Und schon haben Sie die Candidate Experience verbessert und Ihr Employer Branding auf Erfolgskurs gebracht. Das hinterlässt einen guten Eindruck von Ihnen als Arbeitgeber und steigert Ihre Chancen, dass der Bewerber seine Unterschrift unter den Arbeitsvertrag setzt.

Mit Software verkürzen Sie Ihre Prozesse und können geeigneten Bewerbern schneller ein Angebot machen. Wie Personio Sie unterstützt, erfahren Sie auf dieser Seite.

Welche Bereiche gehören zum Bewerbermanagement und wie gehen Sie am besten vor? In dieser Checkliste finden Sie die wichtigsten Schritte im Überblick.

Nachdem Sie sich mit der Fachabteilung auf benötigte Kompetenzen, Fähigkeiten und Fachwissen geeinigt haben, geht's ans Schreiben der Stellenanzeigen. In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Tipps für Sie zusammengestellt.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass Ihre Karriere-Seite intuitiv ist, um Ihren Kandidaten die Bewerbung so leicht wie möglich zu machen. Wie das bei Persono aussieht, erklärt unser Team Lead Employer Branding, Cassandra Hoermann, in diesem Artikel.

Aber wo? Erstellen Sie Candidate Personas mit dieser Vorlage und verschaffen Sie sich so ein besseres Bild davon, wo Sie Ihre gewünschten Kandidaten erreichen können. Definieren Sie Maßnahmen, z. B. das Social Media Recruiting oder Active Sourcing.

Tipp: Sparen Sie sich Zeit und schalten Sie Stellenanzeigen mit wenigen Klicks. Wie? Über das sogenannte Multiposting. In diesem Artikel finden Sie alles Wissenswerte.

Dies fängt bei der Bestätigungs-E-Mail für die Bewerbung an. Mittlerweile ist es Standard, direkt nach Absenden der Bewerbung eine automatische Bestätigungs-E-Mail zu erhalten.

Verteilen Sie die eingehenden Bewerbungen an die verantwortlichen Führungspersonen und sprechen Sie mit ihnen ab, wer die formalen Kriterien für die Stelle erfüllt.

Koordinieren Sie Bewerbungsgespräche mit dem Kandidaten und den verantwortlichen Personen. Wie Sie doppelt so schnell Bewerbungen planen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Um die richtigen Kandidaten für Ihr Unternehmen zu finden, sollte der Kandidat zum Unternehmen passen, Das finden Sie am besten heraus, indem Sie Fragen zum Cultural Fit stellen. In dieser Vorlage haben wir geeignete Fragen für Sie zusammengestellt.

Egal, ob Telefon-Interview oder persönliches Gespräch: Am Ende muss der Eindruck für alle Beteiligten stimmen. Mit dieser Vorlage zu Evaluationsbögen finden Sie besser heraus, ob der Kandidat für alle Parteien passt.

Der Kandidat hat überzeugt? Dann informieren Sie Ihn am besten per Telefon und machen Sie ihm ein Angebot. Anschließend wird der Arbeitsvertrag verschickt.

Der Kandidat hat kein grünes Licht bekommen? Dann geht’s ans Absagen. Wie Sie das rechtssicher und freundlich hinkriegen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wichtige Faktoren für ein erfolgreiches Bewerbermanagement sind Schnelligkeit, eine kontinuierliche Bewerber-Kommunikation und eine gute interne Abstimmung.

Das ist alles eine Sache von sauberen Prozessen, die sich mit Software optimieren lassen. Große Unternehmen arbeiten bereits erfolgreich mit Bewerbermanagement-Systemen. Laut einer Studie von Personio und Bitkom Research aus gutem Grund: Unternehmen mit Software-gestützten Bewerbungsprozessen sind erfolgreicher. Sie verarbeiten mehr Bewerber, führen mehr Bewerbungsgespräche und stellen mehr Mitarbeiter ein – bei gleicher Anzahl an Personalern.

Anhand von Personio haben wir fünf Punkte für Sie zusammengestellt, damit auch Ihr Bewerbermanagement-Prozess reibungslos läuft.

Welcher Kollege hat schon mit dem Kandidaten gesprochen, wie fand er ihn und wie geht es weiter? Auch wenn HR den Bewerbungsprozess steuert, wirken in der Regel auch Mitarbeiter aus den Fachabteilungen mit: Sie nehmen an Bewerbungsgesprächen teil oder bewerten Kandidaten. Doch weil die mit ihrem Tagesgeschäft viel zu tun haben, verzögert sich ihre Reaktion oftmals, was den ganzen Bewerbungsprozess bremst. Abgesehen davon, dass HR in der undankbaren Rolle ist/war, immer nachzuhaken.

Decken Sie interne Kommunikationsprozesse über eine Software ab und gewinnen Sie Zeit: Sie verschicken manuell keine Mails mehr, denn die gehen automatisch raus, ebenso Kalendereinladungen oder Evaluationsbögen. An Aufgaben, die noch zu erledigen sind, erinnern nicht Sie, sondern die Software.

Damit jeder weiß, was er zu tun hat, vergeben Sie Rollen (z. B. Hiring Manager, Recruiter, Interviewer etc.). Die bringen unterschiedliche Ansichts- und Bearbeitungsrechte für zugewiesene Stellen und Bewerber mit sich und ordnen Aufgaben zu.

Feedback zu Bewerbern erhalten Sie über Evaluationsbögen, die Sie individuell gestalten (fachliche/ persönliche Kenntnisse; Gesamteindruck usw.) und mit Skalen versehen können. Für qualitatives Feedback gibt es Textfelder. Die Bögen schicken Sie einfach mit, wenn Sie Kollegen zu Interviews einladen; die Software erinnert dann ans Ausfüllen.

Auf diesem Weg können Sie aggregierte Bewertungen einsehen, Kandidaten vergleichen und am Ende fundierte Entscheidungen treffen.

Wo war nochmal der CV, und wie lautete die Adresse des Bewerbers? Ist ein Kandidat einmal im System, werden seine Daten – DSGVO konform – gespeichert und im Fall einer Übernahme später als Mitarbeiter angelegt; im Fall einer Absage wird er datenschutzkonform aus dem System gelöscht.

Falls Sie ein Schreiben – etwa einen Arbeitsvertrag oder ein Zwischenzeugnis – für den Bewerber bzw. Mitarbeiter brauchen, dann nehmen Sie eine Vorlage, in die alle Infos einfließen. Fehlende Daten können Sie oder kann der Mitarbeiter selbst ergänzen.

Viele Bewerber bedeuten viele E-Mails und viel Schreibaufwand. Es geht auch anders, nämlich indem Sie Vorlagen verwenden. In Personio können Sie für sämtliche Belange (Eingangsbestätigung, Einladung zum Gespräch, Absage etc.) eine Vorlage anfertigen und immer wieder darauf zurückgreifen. Sollten Sie einmal im Urlaub sein, können autorisierte Kollegen auf die Vorlagen zugreifen und diese terminiert verschicken.

Pro Bewerberphase können Sie E-Mail-Vorlagen anfertigen, die automatisch mit den Bewerberdaten befüllt werden.

Damit die gesamte Bewerberkommunikation transparent ist und zentralisiert abläuft, können Sie ein Recruiting-Postfach einrichten, über das Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen Mails verschicken können.

Oft hat ein Bewerbungsprozess mehrere Interviewphasen: ein Kennenlerngespräch am Telefon, ein fachliches Interview per Skype, ein persönliches Treffen, ein Assessment usw. All diese Phasen können Sie mit Personio im Vorfeld festlegen und dafür Mitarbeiter samt To Dos zuordnen. Auf diesem Weg verhindern Sie, dass sich ein Prozess unnötig in die Länge zieht und den Kandidaten mürbe macht.

Sollte ein Prozess nicht weitergehen, etwa weil der Kandidat eine schlechte Beurteilung erhalten hat, dann können Sie und Kollegen das anhand der zentral abgelegten Evaluationen nachvollziehen.

Für die Kommunikation mit dem Bewerber nutzen Sie Vorlagen, sodass dieser nie zu lange auf Rückmeldung oder eine Einladung warten muss. Erst wenn ein Kandidat einem Termin zugesagt hat, erhalten Ihre Kollegen einen automatischen Kalendereintrag.

Einen Leitfaden zu strukturierten Interviews finden Sie auf dieser Seite.

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