Arbeitszeiterfassung: Pflichten, Ausnahmen und Tipps

Das Arbeitsgesetz gibt vor, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten der Arbeitnehmenden dokumentieren müssen (Art. 46 ArG). Die Dokumentationen sind fünf Jahre aufzubewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV1).

Unter dem Begriff Arbeitszeiterfassung sind sämtliche Möglichkeiten zu verstehen, mit denen die täglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden aufgezeichnet werden. Arbeitgeber stehen laut Gesetz in dieser Pflicht (Art. 46 ArG). 

Hinweis: Ruhezeiten und unbezahlte Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit.

In Branchen mit Gesamtarbeitsvertrag (GAV) können individuelle Regelungen zur Arbeitszeiterfassung erlassen werden. Unternehmen, die einem GAV unterstehen, haben die Möglichkeit, das System der vereinfachten Arbeitszeiterfassung zu wählen oder darauf zu verzichten.

Beispiel: Für die Gastgewerbebranche werden im Landes-Gesamtarbeitsvertrag eigene Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung aufgestellt (Art. 21 L-GAV). Demnach müssen Arbeitspläne jeweils zwei Wochen im Voraus erstellt werden. Zudem ist der Arbeitgeber für die korrekte Erfassung verantwortlich. 

Grundsätzlich liegt die Verantwortung für die korrekte Arbeitszeiterfassung beim Arbeitgeber. Meistens wird diese Pflicht jedoch an die Arbeitnehmenden übertragen.

Die kantonalen Arbeitsinspektorate können Einsicht in die Dokumentationen nehmen und kontrollieren, ob die Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden korrekt erfasst worden sind. 

Im Kanton Zürich ist das zum Beispiel das Amt für Wirtschaft und Arbeit.

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Das Schweizer Gesetz sieht Ausnahmen für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor. Diese betreffen zum einen Handelsreisende und zum anderen Führungskräfte.

• Handelsreisende sind Arbeitnehmende, die überwiegend im Aussendienst tätig sind.

• Führungskräfte sind Personen der Geschäftsleitung oder des oberen Managements. Gemeint sind Personen mit weitreichenden Entscheidungsbefugnissen in Unternehmen.

Für diese beiden Kategorien von Arbeitnehmenden gelten die Vorschriften über die Zeiterfassung nicht.

Arbeitgeber, die die Arbeitszeiten nicht korrekt erfassen, droht eine Abmahnung durch das kantonale Arbeitsinspektorat. Wird der Abmahnung nicht Folge geleistet, drohen Strafen in Form von Bussen. 

Hinweis: Die Folgen einer Verletzung der Arbeitszeiterfassung sind kantonal geregelt.

Die Pflicht der Arbeitszeiterfassung besteht zum Schutz der Arbeitnehmenden. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, auf die Gesundheit der Arbeitnehmenden achtzugeben. Dazu gehört, dass die gesetzliche Wochenarbeitszeit nicht überschritten werden darf und Arbeitnehmende die ihnen zustehenden Pausen beziehen. Zudem wird durch eine korrekte Arbeitszeiterfassung die Übersicht darüber gewahrt, ob und wie viele Überstunden geleistet werden.

 Das Gesetz legt fest, welche Daten erfasst werden müssen (Art. 73 ArGV1):

• die geleistete Arbeitszeit (täglich und wöchentlich), inklusive Überzeitarbeit;

• die gewährten Ruhetage;

• die Lage und Dauer der Pausen, sofern diese mindestens eine halbe Stunde betragen;

• die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge.

Es gibt die systematische und die vereinfachte Arbeitszeiterfassung. Das grundsätzliche Modell zur Zeiterfassung ist die systematische Arbeitszeiterfassung. Liegt keine andere Vereinbarung vor, muss sich ein Unternehmen somit an diese Form halten. 

Ausnahmen: Eine Ausnahme der systematischen Arbeitszeiterfassung ist die vereinfachte Arbeitszeiterfassung. In bestimmten Fällen kann auf diese komplett verzichtet werden.

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Bei der systematischen Arbeitszeiterfassung müssen der Beginn und das Ende jeder Arbeitsperiode, Pausen und deren Dauer sowie Ruhetage erfasst werden. 

Gut zu wissen: Die systematische Zeiterfassung gilt für die meisten Arbeitnehmenden – für alle Arbeitnehmenden, für die vertraglich keine andere Vereinbarung getroffen wurde oder für die keine Ausnahme gilt.

Bei der vereinfachten Arbeitszeiterfassung werden nur die insgesamt täglich geleisteten Stunden aufgezeichnet. Pausen müssen nicht erfasst werden. In welcher Form die Zeiterfassung erfolgen soll, also digital oder manuell, wird vom Gesetz nicht geregelt. 

Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung wird bei Arbeitnehmenden angewandt, die ihre Arbeitszeit mehrheitlich selbst bestimmen können. Dazu bedarf es einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Voraussetzung ist, dass Arbeitnehmende ihre Arbeitszeit zu mindestens 25 % selbst festsetzen können. 

Hinweis: Gleitarbeitszeit allein reicht nicht aus. Es muss mindestens über ein Viertel der Arbeitszeit frei verfügt werden können.

Mehr zu den unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen in der Schweiz erfahren Sie hier:

Arbeitszeitmodelle.

Ein teilweiser oder vollständiger Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung kann nur mittels Gesamtarbeitsvertrag (GAV) zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmerorganisation vereinbart werden (Art. 73a ArGV 1).

Die Voraussetzungen im Überblick:

• Es muss ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) vorliegen

• Bruttojahreseinkommen von mehr als 120'000 CHF

• Gestaltungs- und Arbeitszeitautonomie des Arbeitnehmenden

• Einverständnis der Arbeitnehmenden

Hinweis: Ein entsprechender Verzicht kann nur für Arbeitnehmende vereinbart werden, die ihre Arbeitszeit zu mindestens 50 % selbst festsetzen können. 

Erfolgt ein Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung, ist ein Verzeichnis mit Lohnangaben der Arbeitnehmenden zu erstellen, die auf die Erfassung verzichten. Zusätzlich muss eine individuelle Verzichtserklärung jedes betroffenen Arbeitnehmenden vorliegen. 

Die Arbeitszeiterfassung kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Gesetzlich ist nicht vorgeschrieben, wie diese erfasst werden muss. Welches System das passende ist, hängt von der Unternehmensgrösse, vom Digitalisierungsgrad, von der Branche und von Arbeitszeitmodellen ab.

Bedarf Ihr Unternehmen einer Digitalisierung? In diesem Artikel erfahren Sie mehr zu Digitalisierungsstrategien.

Die dargestellten digitalen Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung erfordern eine vertiefte Auseinandersetzung mit dem Thema Datenschutz. Schweizer Unternehmen sollten die Regelungen der DSGVO im Blick behalten, da diese unter Umständen auch sie betreffen.

Im Hinblick auf die Einführung des neuen Datenschutzgesetzes in der Schweiz sind ausserdem Massnahmen zum besseren Datenschutz zu ergreifen: Alles, was Sie zum neuen Datenschutzgesetz wissen müssen.

Hinweis: Die digitale Arbeitszeiterfassung von Arbeitnehmenden beinhaltet die Bearbeitung personenbezogener Daten, welche besonders schützenswert sind. 

Verschiedene Kontrollprinzipien verhindern den Missbrauch oder die unerlaubte Weitergabe folgender Daten:

• Nur befugte Personen sollen Zugang zu den Systemen der Zeiterfassung erhalten, wie z. B. das für die Zeiterfassung verantwortliche Human Resources (Zugangskontrolle).

• Die Daten müssen vor dem Lesen, Kopieren oder Entfernen bei ihrer Übertragung gesichert werden (Weitergabekontrolle).

• Die Veränderung von Daten muss nachvollziehbar sein (Eingabekontrolle).

• Die Daten müssen vor Verlust oder Zerstörung geschützt werden (Verfügbarkeitskontrolle).

• Die Daten zur Arbeitszeiterfassung müssen getrennt von anderen Daten verarbeitet werden. Sie dürfen zudem nur für den Zweck verwendet werden, für den sie gedacht sind.

Fazit: Unabhängig vom verwendeten System für die Arbeitszeiterfassung darf die Datenbearbeitung nicht zur Überwachung der Arbeitnehmenden führen.

• Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit detailliert. Dies tun Sie zu Ihrem Schutz, damit Sie nicht unbezahlt Überstunden leisten und Pausen in Anspruch nehmen können.

• Arbeiten Sie noch mit einem manuellen System, lohnt sich eventuell der Blick auf eine digitalisierte Lösung. Damit wird die Zeiterfassung massgeblich erleichtert. Schlagen Sie diese Möglichkeit Ihrem Arbeitgeber vor.

• Beachten Sie den Datenschutz und nehmen Sie die erforderlichen Massnahmen zur Datensicherheit vor. 

Die korrekte Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – bei Verletzung drohen Bussen. Zeiterfassungssysteme wie Stempeluhren und Excel-Tabellen sind nicht mehr zeitgemäss. Welches System nutzen Sie? Behalten Sie die Zeiten im Blick und lassen Sie sich von Personio zur Arbeitszeiterfassung beraten.

Arbeitgeber. Diese können die Erfassung der Arbeitszeit an Arbeitnehmende übertragen, was im Regelfall auch so gehandhabt wird.

Erfasst werden müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Ruhetage sowie Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr.

Es erfolgt eine Abmahnung durch das kantonale Arbeitsinspektorat. Bei Nichtbefolgung können Bussen drohen.