Arbeitsplan: Vorlage, Inhalte, 4 smarte Tipps zur Erstellung

Der Arbeitsplan ist ein zentrales Instrument der arbeitsplatzorientierten Fertigung, zum Beispiel im Maschinenbau. Er gibt einen Überblick, welche Mittel und Arbeitsschritte in welcher Reihenfolge nötig sind, um ein Produkt herzustellen oder eine Dienstleistung zu erbringen. Mithilfe des Arbeitsplans können Betriebe Abläufe besser strukturieren und festlegen.

In diesem Kontext ist auch oft von einem Fertigungsplan die Rede. Dieser ist eine Unterform des Arbeitsplans. Beide beschreiben den Produktionsprozess, mit einem wichtigen Unterschied.

Arbeitsplan: Fachkräfte oder Auszubildende erstellen den Plan individuell und eigenständig, meist auf Basis einer technischen Zeichnung.

Fertigungsplan: Das Unternehmen gibt den Arbeitsablauf zentral vor.

Nehmen wir das Beispiel eines Motorkolbens. Mit einem Arbeitsplan lässt sich die Produktion des Kolbens planen und steuern. Das Instrument unterstützt ausserdem dabei, die Arbeitsunterlagen für den Kolben zu erstellen und die nötigen Kapazitäten und Termine zu planen. Ausserdem können Fachmitarbeiter:innen mithilfe des Arbeitsplans kalkulieren, wie hoch die Fertigungskosten und -zeit für die Herstellung des Motorkolbens sein werden. Zudem ist er eine Grundlage für Akkordlohn. Hier wird nicht nach der Arbeitszeit, sondern nach Arbeitsergebnis entlohnt.

Ein gut durchdachter und strukturierter Arbeitsplan bringt Unternehmen einige Vorteile. Beispielsweise können sie so Prozesse optimieren, die effizienteste Herangehensweise an den Arbeits- oder Herstellungsvorgang identifizieren und Produktionsdauer und -kosten reduzieren.

→ So schafft der Arbeitsplan eine Grundlage für unternehmerische Erfolge.

Arbeitsplan erstellen leicht gemacht

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Vielleicht fragen Sie sich an dieser Stelle, inwiefern der Arbeitsplan für HR relevant ist. Der Plan nennt die Arbeitsschritte und Produktionszeit und spielt somit in der Personaleinsatzplanung eine Rolle: Wie viel Personal und welche Kompetenzen benötigt das Unternehmen für einzelne Teilschritte? Wie viele Arbeitskräfte muss es insgesamt für den Arbeits- oder Produktionsprozess einplanen? Diese Antworten ergeben sich aus dem Arbeitsplan. Auf dieser Basis ermittelt HR, wie sie die bestehenden Mitarbeitenden für die Produktion am besten einsetzen und ob das Unternehmen ggf. zusätzliche Ressourcen braucht. All diese Prozesse laufen in der HR-Abteilung zusammen.

Damit ein Arbeitsplan auch wie beschrieben ein hilfreiches Instrument wird, muss er detaillierte Informationen zu bestimmten Fragen enthalten:

Kernstück des Arbeitsplans sind die verschiedenen Arbeitsvorgänge – denn diese zu definieren ist eines der Hauptziele. Die Person, die den Arbeitsplan erstellt, kann diese Teilschritte auch mit weiteren Informationen anreichern, z.B. auf welche Kostenstelle die Produktionskosten laufen oder welche Material-Stückzahlen nötig sind.

Sie müssen einen Arbeits- oder Fertigungsplan erstellen und wissen nicht genau, wie Sie das angehen sollen? Das sind unsere vier Tipps:

• Gehen Sie zielgerichtet vor: Bevor Sie loslegen, machen Sie sich noch einmal klar, was das Ziel des Plans ist – wollen Sie herausfinden, wo sich Prozesse optimieren lassen? Wollen Sie die nötigen Kapazitäten, die ein Arbeits- oder Herstellungsprozess benötigt, abschätzen? Genau für diese Fragestellung sollte Ihr Plan Ergebnisse liefern.

• Je konkreter desto besser: Der Arbeitsplan muss alle notwendigen Informationen zu den einzelnen Arbeitsschritten enthalten. Beschreiben Sie möglichst genau, wie diese aussehen sollen.

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• Achten Sie auf Verständlichkeit: Sie sollten den Plan so schreiben und aufbauen, dass der Inhalt auch für andere Personen verständlich ist.

• Machen Sie einen Realitäts-Check: Überprüfen Sie, während Sie den Arbeitsplan schreiben, ob Ihre Angaben bspw. zur Produktionszeit realistisch sind. Schliesslich müssen diese Arbeitsschritte anschliessend auch so ausgeführt werden können. Ausserdem können Arbeitspläne die Basis für wichtige unternehmerische Entscheidungen sein.

Viele Software-Hersteller bieten eigene Programme, die Sie dabei unterstützen, einen Arbeitsplans anzulegen. Sie haben keinen Zugang zu speziellen Tools? Kein Problem – Sie können den Plan auch problemlos mit Microsoft Word oder Excel erstellen.