Agiles Arbeiten: Das Wichtigste im Überblick

Agiles Arbeiten bedeutet, sich schnell an sich ändernde Umstände anpassen zu können. Es vereint proaktive und reaktive Aspekte mit dem Ziel, sich sowohl auf mögliche Zukunftsszenarien vorzubereiten als auch auf unvorhergesehene Ereignisse schnellstmöglich reagieren zu können. Dies sorgt für bessere Steuerungsmöglichkeiten, Risikominimierung und damit für erhöhte Erfolgschancen. Das Konzept des agilen Arbeitens hat seinen Ursprung in der Softwareentwicklung, findet mittlerweile jedoch in vielen Bereichen Anwendung. 

Agile Teams sind autonom, klein, selbstorganisiert und interdisziplinär besetzt. Sie arbeiten unabhängig von anderen Teams und tragen die volle Verantwortung („Ende-zu-Ende-Verantwortung“) für ein Projekt oder Produkt samt allen dafür anfallenden Aufgaben. 

Der Vorteil eines agilen Teams besteht vor allem darin, dass die Beteiligten mit den jeweiligen Prozessen bis ins Detail vertraut sind und Einsichten teilen, die Aussenstehenden verborgen bleiben. Dies ermöglicht schnelle und praxisnahe Lösungsansätze.

Um selbstorganisiert arbeiten zu können, müssen agile Teams mit sämtlichen dafür notwendigen Befugnissen ausgestattet sein und notwendige Kompetenzen wie Selbstführung, Teamkompetenz, Problemlösungskompetenz oder Delegationsfähigkeit mitbringen. Dies stellt sicher, dass aufkommende Probleme selbstständig gelöst werden können. 

Zahlreiche Studien zeigen, dass agile Teams dann am effektivsten arbeiten, wenn sie aus 5 bis 9 Personen bestehen. Kleine Teams sorgen für ein stärkeres Wir-Gefühl innerhalb der Gruppe. Ausserdem lernen die Teammitglieder ihre individuellen Stärken und Schwächen so besser kennen. Dies sorgt unter anderem dafür, dass Aufgaben besser auf einzelne Mitglieder zugeschnitten werden können, um so Stärken zu fördern und Schwächen gezielt zu verbessern.

So arbeiten Teams erfolgreich zusammen

In dieser Checkliste erhalten Sie einen Überblick zu den Voraussetzungen für gelungenes Teamwork, Tipps zur Umsetzung und Impulse, um Ihre Team-Arbeit langfristig zu verbessern.

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Das klassische Projektmanagement ist in vielen Aspekten das genaue Gegenteil des agilen Projektmanagements. 

Während das agile Projektmanagement auf Flexibilität setzt, um auf aufkommende Probleme bestmöglich reagieren zu können, sind klassische Projekte strikt strukturiert und nicht auf spontane Änderungen ausgelegt. 

Im Gegensatz zum klassischen Ansatz basiert agiles Arbeiten gewöhnlich auf einem flexiblen Arbeitszeitmodell und die Ergebnisse sind weniger vorhersehbar. Dies fördert zwar einerseits die Kreativität und Motivation der Teammitglieder, verringert jedoch die Planungssicherheit.

Selbiges gilt für die Zuteilung von Ressourcen und die Abschätzung von Kosten. Beides ist im klassischen Projektmanagement deutlich präziser. 

Eine Lösung, die die Vorteile beider Ansätze vereint, ist das hybride Arbeiten. Hier werden klare Projektpläne mit kurzen Berichtswegen und flachen Hierarchien verbunden. Ein Projektmanager fungiert als Bindeglied zwischen den Projektteams und dem Auftraggeber. Die hybride Herangehensweise bietet sich vor allem für Grossprojekte an, in denen einzelne Projektbereiche von agilen Teams übernommen werden können. 

• Das Hauptziel beim agilen Arbeiten besteht darin, die Arbeitsweise der Arbeitnehmer:innen zu verändern. 

• Strikte Hierarchien und klare Vorgaben, Prozesse und Methoden sorgen häufig für unzufriedene Arbeitnehmer:innen und einen Mangel an Kreativität. Das agile Arbeiten soll die Kreativität und Ausgeglichenheit der Belegschaft fördern und letztendlich zu besseren Ergebnissen führen.   

• Agiles Arbeiten soll Unternehmen auf die zukünftige Arbeitswelt vorbereiten. In Zeiten von Homeoffice und Remote Working wird es immer wichtiger, Arbeitnehmer:innen zu haben, die selbstständig und in kleinen, autonomen Teams arbeiten können. 

• Komplex wirkende Projekte sollen in kleinere Teile zerlegt und so für jedes Teammitglied verständlich gemacht werden. Dies sorgt dafür, dass sich alle Mitarbeiter:innen darüber bewusst werden, wie sie dem Team am besten helfen können. Fixer Bestandteil sind daher auch regelmässige Planungs- und Feedbackrunden. 

Die agilen Werte bilden das Fundament für agiles Arbeiten. Diese sollen dafür sorgen, dass Agilität in einem Unternehmen von jedem Arbeitnehmenden gelebt wird. 

Die agilen Prinzipien sind die Handlungsgrundsätze, auf denen dieser agile Arbeits- und Lebensstil basiert. 

Die agilen Techniken wiederum sind grundlegende Verfahren, mit deren Hilfe die agilen Prinzipien umgesetzt werden. 

Zu guter Letzt dienen die agilen Methoden dazu, den agilen Techniken eine Struktur zu verschaffen. Mehr zu den Techniken und Methoden erfahren Sie im unteren Kapitel.

Das agile Arbeiten hat seinen Ursprung zwar im Softwarebereich, doch die Methode  fand auch in anderen Bereichen schnell grossen Anklang. Dies hatte vor allem den Grund, dass die Softwareentwicklung auch in anderen Arealen als hochkomplex und dementsprechend als gutes Beispiel angesehen wurde. 

Die Grundlage des agilen Manifests besteht aus vier Grundwerten: 

1. Menschen und die Interaktionen zwischen ihnen haben mehr Bedeutung als Prozesse und die verwendeten Tools.

2. Die Funktionalität des Produkts ist wichtiger als die Dokumentation.

3. Eine gute Zusammenarbeit mit Kunden ist wichtiger als das perfekte Ergebnis bei Vertragsverhandlungen.

4. Eine flexible Reaktion auf Veränderungen ist wichtiger als das Befolgen eines vorgefertigten Plans.

Auf diesen vier Grundwerten basieren die zwölf Prinzipien des agilen Arbeitens. Die agilen Prinzipien sind weniger abstrakt und deutlich konkreter als die agilen Werte. Deshalb bilden sie den Handlungsrahmen für viele agile Teams. In abgewandelter Form besagen die zwölf Prinzipien Folgendes:

1. Die Kunden sollen direkt am Projekt teilhaben, Feedback geben und so schnellstmöglich ein zufriedenstellendes Ergebnis erhalten. Dazu müssen ständig Zwischenergebnisse präsentiert werden. 

2. Das Kundenfeedback ist zu jedem Zeitpunkt wertvoll und sollte immer ernst genommen werden. Darin sehen agile Unternehmen sogar einen Wettbewerbsvorteil, da selbst spätes Feedback noch für wichtige Verbesserungen genutzt werden kann.

3. Kurze Zeitspannen sind ein elementarer Bestandteil des agilen Arbeitens, da diese die Wahrscheinlichkeit von Fehlentwicklungen gering halten und für ein eher verwertbares Endergebnis sorgen.

4. Agile Teams zeichnen sich durch Interdisziplinarität aus. Fachexperten und -expertinnen aller Bereiche müssen in einem Team eng zusammenarbeiten.

5. Motivierte Arbeitnehmer:innen sind ein Eckpfeiler des agilen Arbeitens, da nur diese die notwendige Kreativität und Autonomie mitbringen. Alles im Unternehmen muss auf die Unterstützung des Personals ausgelegt sein.

6. Direkte Kommunikation ist in agilen Unternehmen noch wichtiger als in klassischen Unternehmen, um die Arbeit verschiedener Teams zu synchronisieren und Fehler frühzeitig zu erkennen.

7. Konkrete Ergebnisse sind die wichtigsten Indikatoren für den Projektfortschritt. Sogar falsche Entscheidungen und Fehler generell sind vorzeigbare, konkrete Ergebnisse, da auch diese Aufschluss über den Fortschritt eines Projekts geben können. 

8. Kontinuität bedeutet, regelmässig vorzeigbare Ergebnisse zu erzielen, dieses Tempo halten zu können und damit eine nachhaltige Entwicklung des Projekts zu fördern.

9. Ein hoher Anspruch an die eigene Arbeit und an die eigenen Ergebnisse verhindert die Notwendigkeit ständiger Nacharbeit und sorgt für einen agilen Workflow.

10. Die Menge getaner Arbeit ist beim agilen Arbeiten zweitrangig. Stattdessen hat der geschaffene Wert oberste Priorität.

11. Ein hohes Mass an Vertrauen sorgt in interdisziplinären Teams für die besten Ergebnisse. 

12. Regelmässige Retrospektiven innerhalb eines agilen Teams sorgen für einen fruchtbaren Ideenaustausch und damit für ständige Verbesserungen.  

Neben agilem Arbeiten helfen insbesondere auch die richtigen Tools dabei, Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Mit der People Workflow Automation von Personio kann die Zusammenarbeit im Team verbessert werden, Verzögerungen können beseitigt und Arbeitsabläufe durch Automatisierung deutlich effizienter gestaltet werden.

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Mittlerweile haben sich viele agile Techniken und Methoden entwickelt. Beispiele für agile Techniken sind etwa:

• Task Boards: Tafeln, die in Spalten wie „To-do“, „Work in Progress“ und „Erledigt“ aufgeteilt werden, um so Arbeitsabläufe abzubilden. Task Boards helfen dabei, individuelle Arbeitsabläufe klar zu strukturieren und auf Ziele auszurichten.

• Daily Standup Meetings: Tägliche Meetings, in denen jedes Teammitglied seine Fortschritte präsentiert. Ziel ist es, die Arbeitsschritte der Teammitglieder für den Tag zu strukturieren. Das Meeting soll dabei nicht länger als 15 Minuten dauern. 

• User Storys: User Storys sind kurze Anwendungsfälle, die beschreiben sollen, was genau ein Kunde bzw. eine Kundin vom Endergebnis eines Features erwartet. Im Idealfall sollten User-Storys nur aus wenigen Sätzen bestehen und dementsprechend präzise formuliert sein. User Storys sollen während Meetings zu Fragen aus den Reihen der Mitarbeiter:innen führen und so Gespräche anregen. 

• Use Cases: Use Cases sind spezifische Anforderungen und Anwendungsbeispiele aus Kundensicht. Beschrieben werden dabei beteiligte Akteure, z. B. Endnutzer und die Beziehung zwischen den verschiedenen Akteuren.

Auch konkrete Methoden können dabei helfen, agiles Arbeiten im Unternehmen zu etablieren. Einige davon sind:

• Extreme Programming: Extreme Programming ist ein sehr spezifisches Konzept, das viele Charakteristika anderer Herangehensweisen in sich vereint, um so ein perfektes System zu schaffen. Es basiert auf fünf Grundprinzipien: Kommunikation, Einfachheit, Feedback  Mut und Respekt.

• Rapid Application Development (RAD): Prototypen sollen schnell entwickelt und dem Kunden bzw. der Kundin vorgeführt werden. So kann schnellstmöglich auf direktes Kundenfeedback zurückgegriffen werden.

• Feature Driven Development (FDD): Die Planung und das Design werden auf einzelne Funktionen statt auf das gesamte Produkt ausgerichtet. So können alle Funktionen nutzerspezifisch perfektioniert werden.

Besonders relevant in diesem Bereich ist die Scrum-Methode. Dabei liegt der Fokus auf einer auf wachsender Erfahrung basierenden, selbstständigen Problemlösung. Gibt es Erfolge oder Misserfolge, werden diese genauestens analysiert und die Erkenntnisse im nächsten Projekt angewandt. 

Der Scrum-Prozess besteht aus mehreren sogenannten Sprints. Vor jedem Sprint werden einige klar formulierte Anforderungen festgelegt, die dann als Sprint-Ziele festgelegt werden. Wird ein Sprint abgeschlossen, werden die Ergebnisse in einer Sprint Review evaluiert. Dabei wird geprüft, ob das Produkt in seinem Ist-Zustand auslieferbar wäre. An der Sprint Review nehmen sämtliche Teammitglieder sowie optional die Stakeholder teil.

Anschliessend findet eine Sprint-Retrospektive statt, die dazu dient, Probleme aufzuzeigen und Lösungen zu erörtern. Auch Dinge, die gut liefen, kommen hier auf den Tisch und werden genau analysiert. Nach der Sprint-Retrospektive setzt das Scrum Team zum nächsten Sprint an.

Agiles Arbeiten konzentriert sich viel stärker auf vorzeigbare Ergebnisse als auf die Schritte, die zu diesen führen. Dies bringt viele Vorteile gegenüber dem klassischen Arbeiten.

• Steuermöglichkeiten und Risikominimierung durch frühzeitiges Feedback und Eingreifen.

• Beschäftigte bekommen die Möglichkeit, ihre eigenen Ideen einfliessen zu lassen und ihre Projekte so mitzugestalten.

• Ergebnisorientiertes Arbeiten führt zu mehr Innovation und Produktivität.

• Gesteigerte Erfolgschancen und ständige Verbesserung durch eine kontinuierliche Lernschleife.

• Agiles Arbeiten wirkt sich positiv auf die Arbeitgebermarke aus.

• Höhere Kundenorientierung durch flexibles Eingehen auf veränderte Kundenbedürfnisse.

• Selbstorganisiertes Arbeiten sorgt für ein entspannteres und motivierteres Personal.

• Verstärkte Arbeitgeberattraktivität unter jungen Bewerber:innen, die beim Arbeiten zunehmend Autonomie und mehr Freiheiten geniessen wollen. 

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Agiles Arbeiten ist insbesondere in komplexen, schnelllebigen Bereichen, zum Beispiel in der Software-Entwicklung, sinnvoll. Jene Branchen sind von einem starken Fokus auf Innovationen und ein sich ständig veränderndes Umfeld geprägt, in dem starre Methoden und Techniken keinen Platz haben. 

Agiles Arbeiten wird in Unternehmen, die bisher auf klassische Art und Weise gearbeitet haben, häufig im Rahmen einer Digitalisierungs-Strategie etabliert. Ein digitales Arbeitsumfeld vereinfacht agiles Arbeiten deutlich, da so viel schneller auf Änderungen reagiert werden kann. 

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Eine der wichtigsten Voraussetzungen für mehr Agilität ist eine auf Vertrauen und Transparenz basierende Unternehmenskultur. Ist diese nicht vorhanden, wird es Arbeitnehmer:innen höchstwahrscheinlich schwer fallen, sich auf neue Arbeitsmethoden einzulassen. 

Schaffen Sie mit diesem Leitfaden eine Unternehmenskultur, die von Vertrauen und Transparenz geprägt ist. 

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Weitere Voraussetzungen sind:

• die Zustimmung und Unterstützung aller Managementebenen und Führungspersonen im Unternehmen

• ein Change-Management-Prozess, der den Übergang ins agile Arbeiten weich gestaltet

• eine progressive Unternehmenskultur, die auf Ergebnisse statt auf Arbeitszeit fokussiert ist

• HR-Initiativen, die Transparenz und Verantwortung fördern

Sind diese Faktoren vorhanden und implementiert, steht dem Übergang zu agilerem Arbeiten nichts mehr im Wege.

In unserem Blogartikel erfahren Sie mehr darüber, wie Agilität in der Personalarbeit funktioniert.

Eine wichtige Voraussetzung, um den Übergang von klassischem zu agilem Arbeiten zu meistern und Herausforderungen zu überwinden, ist der Change-Management-Prozess. Dabei sollte der Übergang als langfristiges Projekt gesehen werden.

Häufige Herausforderungen, auf die Unternehmen stossen, sind folgende:

• ein Management, das nicht genug an agiles Arbeiten glaubt

• eine Belegschaft, die nicht glaubt, dass man ihr agiles Arbeiten zutraut

• das Aufzwingen angeblich bewährter Methoden auf ein unpassendes Umfeld

• unzureichende Kommunikation mit der Belegschaft

Mit Personio behalten Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter:innen im Blick!

Eine agile Arbeitsweise stellt die Personalverwaltung vor die Herausforderung, Mitarbeiter:innen mit den entsprechenden Kompetenzen zu finden. Also Personen, die auf ihrem Gebiet ausreichend Fachkompetenz, eine ausgeprägte Bereitschaft zur flexiblen Selbstorganisation und die soziale Gabe mitbringen, sich auf eine enge und konstruktive Zusammenarbeit mit ihren Teammitgliedern einzulassen. 

Ein agiles Team ist so zusammenzusetzen, dass sich die jeweiligen Schwerpunkte der Einzelnen zu einem grossen Ganzen zusammenfügen. HR-ler:innen müssen also nicht nur in der Lage sein, zu erkennen, wer welche Fachkenntnisse mitbringt, sondern darüber hinaus feststellen, wie diese untereinander harmonieren. 

Damit geeignete Mitarbeiter:innen gefunden und kompetent betreut werden können, ist es sinnvoll, auch die HR-Abteilung agiler zu gestalten. Somit geht die Personalverwaltung einerseits als gutes Beispiel voran und sammelt gleichzeitig am eigenen Leib wertvolle Einblicke in der agilen Arbeitswelt.

Der Personio-Leitfaden zum Thema Change Management dient Personaler:innen als Stütze auf dem Weg zu einer erfolgreichen Veränderung. 

Das Ziel agilen Arbeitens ist eine gesteigerte Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens an veränderte Bedingungen. Durch selbstständig und interdisziplinär arbeitende Teams sowie regelmässige Feedbackschleifen soll eine stetige Verbesserung im Laufe eines Projekts erreicht, Risiken minimiert und Erfolgschancen erhöht werden.

Ein ideales agiles Team besteht aus 5 bis 9 Personen. In kleinen Teams kann mehr auf individuelle Stärken und Schwächen eingegangen und Aufgaben können besser auf einzelne Mitglieder zugeschnitten werden.