Ablauforganisation: Definition, Aufgaben und Ziele

Die Ablauforganisation beschreibt alle Arbeitsabläufe (Prozesse) innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation: wann, wo, womit und in welcher Abfolge die einzelnen Arbeitsschritte erledigt werden müssen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Dadurch soll die Zusammenarbeit aller Beteiligten effizient organisiert und immer weiter optimiert werden. Ziele der Ablauforganisation sind, die Zeitdauer und die Kosten für die Arbeitsabläufe zu senken und gleichzeitig die Qualität der Ergebnisse zu sichern.

Den Begriff der Ablauforganisation hört man in der betrieblichen Praxis nur noch selten: Mittlerweile sind die Bezeichnungen Prozessmanagement oder Workflow-Management geläufiger.

Die Prozesse eines Unternehmens werden in Ablaufdiagrammen visualisiert – auch der englische Begriff Flow-Charts ist gängig. Einzelne Arbeitsschritte werden durch Kästchen dargestellt und durch Pfeile verkettet, das heißt, in eine zeitliche Abfolge oder Abhängigkeiten miteinander gesetzt:

Während solcher Prozessketten müssen immer wieder Entscheidungen getroffen oder die Arbeitsergebnisse geprüft werden. An solchen Stellen verzweigen sich die Abfolgen: Je nachdem, wie die Entscheidung oder Prüfung ausfällt, wird der Prozess auf unterschiedliche Weise fortgesetzt.

Bei langen, komplexen Prozessen können solche Flow-Charts groß und unübersichtlich werden. Durch verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten lassen sie sich leichter lesen.

Formen: Für unterschiedliche Typen von Arbeitsschritten werden unterschiedliche Formen verwendet, etwa Rechtecke für „normale" Arbeitsschritte und Rauten für Entscheidungen oder Prüfungen.

Farben: Durch Farben lässt sich darstellen, welche Abteilung oder welche Person für welche Teile der Prozesse verantwortlich sind, oder an welchem Ort ein Schritt ausgeführt wird.

Projektmanagement-Software bieten oftmals die Möglichkeit, solche Flow-Charts zu erstellen. Miro, ein Tool für virtuelle Whiteboards, bietet eine Reihe von kostenlosen Flowchart-Templates, die Sie nutzen können.

Aufbauorganisation und Ablauforganisation sind keine Alternativen; sie betrachten ein Unternehmen aus unterschiedlichen Perspektiven und ergänzen sich.

In der Aufbauorganisation wird festgelegt, wer im Unternehmen welche Funktion und Verantwortung hat, und wer wem gegenüber weisungsbefugt oder berichtspflichtig ist (Hierarchie). Die Aufbauorganisation wird meistens über ein Organigramm dargestellt. Aus der Aufbauorganisation geht jedoch nicht hervor, wie die einzelnen Stellen konkret zusammenarbeiten. Deshalb braucht es die Ablauforganisation.

Die Ablauforganisation hat zur Aufgabe, vier wesentliche Bestandteile der Zusammenarbeit zu regeln. Diese vier Bereiche sind:

Die Arbeitsinhalte: Was genau muss womit gemacht werden?

Beispiel: Ein Lenkrad muss mit einem Werkzeug in das Cockpit eines Pkw montiert werden.

Die Arbeitszeit: Wann genau muss der Arbeitsschritt durchgeführt werden – nach welchen vorherigen Arbeitsschritten? Wie lange darf der Arbeitsschritt dauern und bis wann muss er abgeschlossen sein?

Beispiel: Das Lenkrad darf erst nach Einbau des Armaturenbretts montiert werden. Der Vorgang darf 60 Sekunden dauern.

Der Arbeitsraum: Wo wird der jeweilige Arbeitsschritt durchgeführt? Wie werden die einzelnen Arbeitsstationen zueinander angeordnet?

Beispiel: Das Lenkrad wird an einem Fließband montiert; die Arbeitsstation befindet sich zwischen denen der vor- und nachgelagerten Arbeitsschritte. Die Zulieferung der Lenkräder erfolgt von hinten.

Die Arbeitszuordnung: Wer führt den jeweiligen Arbeitsschritt aus – Einzelpersonen oder Gruppen?

Beispiel: Ein Team aus drei Personen ist für den gesamten Einbau des Pkw-Cockpits zuständig; sie wechseln stündlich die einzelnen Arbeitsstationen.

In der Ablauforganisation dürfen nicht nur die jeweiligen Prozessketten einzeln betrachtet werden. Es gehört auch zu den Aufgaben, die Zusammenhänge zwischen allen Prozessen zu analysieren.

Damit, wie in unserem Beispiel, die Montage eines Pkws reibungslos klappt, müssen viele einzelne Prozesse zusammenspielen – wahrscheinlich zigtausende: von der Anlieferung der kleinsten Schraube bis zur Endpolitur der Karosserie.

Im Rahmen der Ablauforganisation müssen daher auch folgende Fragen geklärt werden:

Welche Arbeitsmittel, Materialien oder Informationen werden wo und wann zur Ausführung eines Arbeitsschritts benötigt?

Beispiel: Es müssen jederzeit genügend Lenkräder für den Einbau zur Verfügung stehen, sowie die erforderlichen Werkzeuge.

Welche unterstützenden Arbeiten sind wann und wo nötig, damit die Prozessschritte durchgeführt werden können?

Beispiel: Ein Wartungstechniker muss das Fließband und die Werkzeuge einmal wöchentlich prüfen und reparieren, wenn nötig – und zwar nachts, während die Produktion ruht.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der oft vergessen wird: Was passiert bei Störungen?

Beispiel: Es liegen Ersatzwerkzeuge bereit und ein Wartungstechniker ist immer in Bereitschaft, wenn Maschinen ausfallen. Durch einen kleinen Reservebestand an Lenkrädern kann die Montage weiterlaufen, auch wenn die Nachschublieferung kurzfristig stockt.

Abläufe optimieren, um die Kosten zu senken und die Ergebnisse zu verbessern: So lassen sich die Ziele der Ablauforganisation kurz zusammenfassen. Wodurch können Sie diese erreichen?

Modellierung: Die Ablauforganisation macht es möglich, die vielen und komplexen Abläufe in Ihrem Unternehmen zu überblicken und zu verstehen – sowohl durch visuelle Darstellungen in einem Flow-Chart, aber auch durch genaue Dokumentationen. Nur durch solche Methoden können Sie neue Prozesse effizient gestalten, oder aber bestehende analysieren und verbessern. Die Gestaltung von Prozessen und Prozessketten wird Modellierung genannt.

Standardisierung: Auf dem Papier nützen Ihnen die Prozesse nicht viel. Sie müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse auch in der täglichen Arbeit umgesetzt werden und dass jeder Arbeitsschritt auf die effizient möglichste Weise durchgeführt wird, nämlich nach Ihrem definierten Standardprozess.

Automatisierung: Durch die technologischen Entwicklungen der letzten Jahre ist es möglich geworden, Arbeitsschritte und ganze Prozesse immer stärker zu automatisieren – also sie komplett durch Software oder Roboter durchführen zu lassen. Auch für die Automatisierung bildet die Ablauforganisation die Basis. Nur effiziente Standardprozesse lassen sich sinnvoll automatisieren.

Durch die ständige Analyse der Prozesse und der Arbeitsergebnisse, sowie der wiederholten Optimierung und Automatisierung, können Sie im Einzelnen folgende Ziele erreichen:

• Kapazität: Mitarbeitende, Maschinen und andere Einrichtungen sind optimal ausgelastet; es gibt so wenig Leerlauf oder Leerstand wie möglich.

• Abläufe: Arbeitsschritte können schneller ausgeführt werden.

• Transporte und Wege: Transporte und Wege zwischen den Arbeitsstationen werden verkürzt oder ganz vermieden.

• Kosten: Die Kosten für Arbeitsschritte werden gesenkt.

• Qualität: Produkte oder andere Arbeitsergebnisse werden besser, es passieren weniger Fehler, es gibt weniger Ausschuss.

• Arbeitsbedingungen: Die Arbeit wird für die Mitarbeitenden leichter und angenehmer.

• Störungen: Es treten seltener Störungen auf, es kann schneller und flexibler auf Störungen reagiert werden.

• Termintreue: Liefertermine können eingehalten werden.