Zu digital? Wann es für Ihr Team zum Problem wird

An manchen Tagen fühlt es sich so an, als würde man Zoom starten und bis zum Abend nicht wieder abschalten. Zwischen morgendlichen Updates, virtuellen Kaffeepausen, Präsentationen bis hin zum virtuellen Absacker mit Kollegen am Abend – wir verbringen mehr Zeit online als je zuvor.

Mit dem Begriff “Online-Müdigkeit” hat das Phänomen jetzt einen Namen – und ja, es kann sich nachteilig auf Ihre Belegschaft auswirken. Wie können Sie das verhindern?

• Planen Sie insgesamt weniger Meetings ein.

• Planen Sie kurze Pausen zwischen den Meetings ein

• Ermöglichen Sie Wellness-Programme für die Mitarbeitende

• Gestalten Sie Prozesse möglichst reibungslos

Jeder dieser Tipps hätte einen eigenen Artikel verdient. Doch heute möchte ich mich auf den letzten Punkt konzentrieren. Wie können wir Prozesse so gestalten, dass sie optimal ablaufen? Meiner Meinung nach können wir uns nicht über reibungslose Workflows unterhalten, ohne zuerst über die Fragmentierung von Aufmerksamkeit nachzudenken.

Fragmentierte Aufmerksamkeit bedeutet, dass eine Unterbrechung, und sei sie auch noch so winzig, eine Kumulation von Ablenkungen erzeugt. Diese spaltet Ihre zuvor gebündelte Aufmerksamkeit in mehrere Teile auf. Es dauert lange, um wieder in den Arbeitsfluss hineinzufinden.

In einem Umfeld, in dem das “reale” Arbeitsleben und das Online-Leben verschwimmen, ist unsere Aufmerksamkeit nicht nur extrem wertvoll, sondern auch immer stärker bedroht. Wir brauchen Zeit, um uns auf unsere Arbeit zu konzentrieren, doch gleichzeitig gab es noch nie so viele Ablenkungen und Unterbrechungen.

Aufmerksamkeit ist jedoch enorm wichtig. Sie beeinflusst, wie wir unsere Zeit einsetzen, um produktiv zu arbeiten. Ein Verlust an Aufmerksamkeit hat sowohl psychologische als auch finanzielle und unternehmerische Konsequenzen. Am Anfang dessen steht etwas, das ich als “Mikro-Verzögerungen” bezeichnen möchte.

Studie: Die Folgen der Pandemie

Im vergangenen Jahr befanden sich viele Unternehmen durchgängig im Krisenmodus. Unsere Umfrage unter 2.000 Mitarbeiter:innen und 500 HR-Entscheider:innen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zeigt, dass Unternehmen dringend umsteuern müssen.

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Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sitzen an Ihrem Computer, versunken in eine Aufgabe, und auf Ihrem Bildschirm erscheint eine Benachrichtigung. Sie sollen Feedback zu einer wichtigen Präsentation geben. Als nächstes erhalten Sie eine E-Mail, dass Sie eine Leistungsbeurteilung ausfüllen müssen. Dann summt Ihr Telefon – da waren doch noch Urlaubsanträge zu überprüfen!

Von allen Seiten werden Sie abgelenkt und jede dieser Ablenkungen stellt eine Mikro-Verzögerung dar. Sie sind für sich genommen klein, ja, aber in Summe haben sie eine kumulative Wirkung auf das gesamte Unternehmen.Wussten Sie, dass Mikro-Verzögerungen quantifiziert werden können? Jede Mikro-Verzögerung kostet Sie etwa 20 Minuten Zeit (wenn man nicht nur ihre eigentliche Dauer berücksichtigt, sondern auch die Zeit, die sie Sie von anderen Aufgaben abhält).

So verlieren Sie bei drei kleinen Mikro-Verzögerungen plötzlich eine ganze Stunde an Arbeit. Bei zwölf Mikro-Verzögerungen ist Ihr ganzer Morgen gelaufen.

Technologien sind wichtig. Ihr Technologie-Ökosystem und Ihre Arbeitsweisen müssen aber allem vorweg die Mitarbeitenden ins Zentrum stellen. Frustration, Stress und Burnout sind nur einige der negativen Konsequenzen von Technologien, die das produktive Potenzial Ihres Teams beeinträchtigen. Kurz, Technologie kann in fast jedem Arbeitsbereich Sinn stiften, aber “zu viel” Technologie kann auch einen gegenteiligen Effekt haben. Generelle Probleme sind …

• Zu viele verschiedene Lösungen

• Zu viele Log-ins

• Zu viel Zeit für den Wechsel zwischen den Lösungen

All das lenkt ab. Tatsächlich hilft es, sich den Wechsel zwischen den Plattformen als eine Mikro-Verzögerung an sich vorzustellen. Es kostet Sie 20 Minuten, um zwischen zwei Lösungen zu wechseln und eine kleine Aufgabe zu erledigen – etwas zu genehmigen oder zu kommentieren.

Wenn wir uns an diese fragmentierte, unterbrochene Aufmerksamkeit gewöhnen, wird es noch schlimmer. Dann tauchen wir nämlich überhaupt nicht mehr richtig in unsere eigentliche Arbeit ein und erreichen gar nicht mehr die Tiefe, die für echte Problemlösungen erforderlich ist.

Denken Sie einmal über die verschiedenen Software-Lösungen nach, mit denen durchschnittliche Mitarbeitende pro Tag in Ihrem Unternehmen arbeiten. Zeiterfassung, Recruiting-Tools, Online-Schulungen, Performance-Review-Tools, Spesenabrechnung.

Das ist nur die Spitze des Eisbergs. Wenn wir Fragmentierung verringern wollen, müssen wir sowohl über die Zentralisierung als auch über die Optimierung von Tools und Workflows nachdenken. Nur so lassen sich Unterbrechungen minimieren.

Bevor Sie eine neue Software kaufen, sollten Sie sich ein paar Fragen stellen:

• Ist diese Technologie ein Silo, ein weiteres Tool, für das man sich anmelden muss, oder hat es eine andere Benutzeroberfläche?

• Lenkt die Software ab, weil sie Mitarbeitenden ständig Benachrichtigungen schickt (was zu Mikro-Verzögerungen führt)?

• Zwingt sie die Mitarbeitenden dazu, auf eine bestimmte Art und Weise zu arbeiten?

• Ist sie irrelevant oder wertschöpfend für die Mitarbeitenden, die sie nutzen?

Wenn Sie wollen, dass eine neue Lösung von Ihrem Team angenommen wird, müssen Sie den persönlichen Mehrwert für jedes Team-Mitglied klar herausarbeiten – etwa die Zeitersparnis. So fangen Mitarbeitende an, eine Lösung nicht nur zu nutzen, weil es vorgeschrieben wurde, sondern weil es sie in ihrer Arbeit tatsächlich unterstützt.

Zu viele Lösungen können also zu mehr Ablenkungen, weniger Fokus und mehr Mikro-Verzögerungen führen, die Ihr Team davon abhalten, exzellente Arbeit zu leisten.

Es geht also nicht nur darum, Arbeit zu digitalisieren, sondern dies auf eine Art und Weise zu tun, die den Menschen in den Vordergrund stellt. Damit das funktioniert, müssen Sie sinnvolle Arbeitsabläufe gestalten, die sich auf Menschen konzentrieren.

Dann sind Ihre Lösungen genau das, was sie sein sollen: Lösungen. Sie halten Ihre Mitarbeiter nicht auf, sondern helfen ihnen, ihr volles Potenzial zu entfalten.