So wird HR vom Personalverwalter zum Potenzialentfalter

Offensichtlich klaffen heute bei vielen Personalern zwischen beruflichem Wunschdenken und alltäglicher Realität gewaltige Lücken. Eine aktuelle Studie von Bitkom Research im Auftrag von Personio belegt dies eindrucksvoll: Fast 40 Prozent der HR sind mit ihrem Berufsalltag „unzufrieden“. Der Traumberuf HR entwickelt sich bei ihnen langsam, aber sicher zum Trauma.

Das gilt auch für Sie? Sie fühlen sich als analoge Copy-Paste-Maschine, als händischer Excel-Bestücker, als Lordsiegel-Bewahrer des Status quo? Dabei möchten Sie – wie 80 Prozent der befragten Personaler – viel lieber mit und für die Menschen im Unternehmen arbeiten?

Das geht durchaus – mit einer modernen und vor allem effizienten HR-Arbeit. Die verlangt beides – operative Routinen und strategisches Denken. Wir verraten, welche Stellschrauben Sie justieren können, um das Potenzial Ihrer HR-Abteilung voll auszuschöpfen. Und wie Sie zum Vorreiter moderner Personalarbeit werden.

Um aus Ihrer HR-Arbeit einen Traumjob zu machen, müssen Sie bei Ihren Arbeitsinhalten ansetzen. Denn laut der Zwei-Faktoren-Theorie von Frederick Herzberg trägt Ihr Arbeitsinhalt entscheidend dazu bei, Ihre Zufriedenheit und gleichzeitig auch die eigene Leistungsfähigkeit zu fördern. Soweit die Theorie. Woran hakt es in der Praxis am meisten?

Das Problem: Sie haben keine Zeit für spannende Arbeitsinhalte, denn Ihr Schreibtisch quillt vor Anträgen und Verwaltungsarbeiten über.

Die Lösung: Schaufeln Sie sich mit digitalen Helfern Zeit frei.

Wenn Ihr Arbeitsinhalt überwiegend aus Verwaltungsaufgaben und standardisierten Routineaufgaben besteht, müssen Sie diese nicht zwangsläufig beseitigen – Sie müssen sie nur den richtigen „digitalen Kollegen“ übertragen. Digitale Prozesse nehmen Ihnen zeitraubende und fehleranfällige Arbeitsschritte ab – etwa das händische Einpflegen von Mitarbeiterdaten in eine Tabelle.

Beispiele gefällig? Sie pflegen immer noch sensible Mitarbeiterdaten händisch in eine Excel-Tabelle ein. Dieser Prozess ist nicht nur eintönig, sondern auch höchst fehleranfällig. Was hier hilft sind digitale Prozesse, die Ihnen Arbeitsschritte abnehmen und Zeit für die wichtigen Themen schaffen.

Welches Potenzial sich hinter digitalen Workflows verbirgt, zeigt auch eine Umfrage von Oxford Economics von 2019. Demnach erwarten neun von zehn befragten CIOs in Deutschland, dass in den kommenden drei Jahren mindestens 60 Prozent der Arbeitsabläufe ihres Unternehmens digitalisiert werden.

Aktuelle Studien des US-amerikanischen Plattform-Anbieters ServiceNow belegen außerdem, dass für acht von zehn Mitarbeitern aus hochautomatisierten Unternehmen die Automatisierung die Arbeitsprozesse vereinfacht, die Effizienz verbessert und die Produktivität steigert. Sieben von zehn Mitarbeiter sind durch die Digitalisierung zufriedener und sagen, dass die verfügbare Zeit für Kreativität als auch die Aufstiegsmöglichkeiten erhöht.

Sie sehen schon: Das wahre Potenzial von HR liegt in einer tiefgreifenden digitalen Transformation. Einzelne Tools und Workflows sind ganz nett, sie sparen hier und da ein Quäntchen Zeit. Aber machen Sie auch auf Dauer nicht zu einer modernen, strategisch arbeitenden HR-Abteilung. Dagegen kann eine umfangreiche digitale Lösung Ihnen nicht nur Routinearbeiten abnehme und Zeit für strategisches Arbeiten schenken. Sie kann auch das strategische Arbeiten unterstützen – mit Reports und Auswertungen von Mitarbeiterdaten.

Wie strategisches Arbeiten mit der Analyse von Mitarbeiterdaten zusammenhängt? Ganz einfach: Wenn Sie Mitarbeiterdaten grundlegend analysieren, können Sie mögliche Baustellen im Unternehmen erkennen und Ihren Fokus gezielt auf die wichtigen HR-Themen lenken.

Beispiel 1: Die Fluktuation hat in wichtigen Fachabteilungen zugenommen? Dann muss dringend eine Strategie für das brachliegende Retention Management auf die Beine gestellt werden.

Beispiel 2: Die Anzahl der Bewerbungen auf die offenen Stellen hat sich in den letzten Monaten drastisch reduziert? Zeit, Ihre internen Auswahlprozesse zu prüfen oder Ihr Employer Brandings zu überarbeiten.

Schlüpfen Sie in Ihre Forscherrolle und nehmen Sie Zahlen und Daten im Unternehmen unter die Lupe. Wo hakt's? Wo gibt es Optimierungspotenzial? Das hilft nicht nur Ihrem Unternehmen, sondern auch der Stellung der HR-Abteilung im Unternehmen. Wenn Sie anfangen, strategisch vorzugehen, nimmt die Geschäftsführung HR nämlich nicht mehr als Sachbearbeiter wahr, sondern als das, was Sie wirklich sind: ein strategischer Partner, der die Zukunft des Unternehmens mitgestaltet.

Der Weg vom Sachbearbeiter zum geschätzten Sparringspartner der Unternehmensleitung führt primär über die digitale Transformation, einfacher gesagt über einen simplen Dreischritt im Rahmen eines Change-Prozesses:

1. Analyse Status quo → 2. Zieldefinition → 3. Digitalisierung und Automatisierung

Analysieren Sie zu Beginn Ihren Status quo und klären Sie u.a. diese Fragen:

• Wo stehen Sie?

• Welche Probleme gilt es zu lösen?

• Welche Investitionen warten?

• Welche Einsparungen ergeben sich langfristig?

Im Zentrum Ihrer Zieldefinition sollte diese Frage stehen:

• Welche manuellen und analogen HR-Prozesse können und wollen Sie digitalisieren und in Folge auch automatisieren?

Die Digitalisierung von Prozessen gelingt nur in den wenigsten Fällen komplettinhouse. Holen Sie sich mit dem Einsatz einer professionellen HR-Software unbedingt einen strategischen Partner an Bord. Achten Sie darauf, dass Sie keine Silolösungen nutzen, sondern abteilungsübergreifend denken. Informieren Sie die Belegschaft, dass ein Change ansteht.

Während der Digitalisierungsphase müssen Sie von Beginn an alle betroffenen Mitarbeiter mit ins Boot holen – informieren Sie transparent und eindeutig über die Zwecke und Ziele der Digitalisierung. Holen Sie sich von Führungskräften und Mitarbeitern regelmäßig Feedback ein, etwa über Online-Kurzbefragungen. Scheuen Sie sich nicht, eventuell auftretende Probleme und Bedenken ernst zu nehmen.

Am Ende des 3-Schritt-Prozesses steht in jedem Fall ein Erfolgserlebnis: Mitarbeiter in HR und im gesamten Unternehmen profitieren von der Digitalisierung vor allem administrativer Standardaufgaben. Die Routinen übernimmt die HR Software, die höherwertigen, strategischen Aufgaben bleiben bei den Menschen.

Wie wär’s? Betrachten Sie die Workflows, mit denen Ihnen die HR Software Ihre Arbeit deutlich erleichtert, doch einfach wie einen digitalen Obstkorb, von dem Sie jeden Tag die frischen Früchte naschen dürfen. Um dann gestärkt an die wirklich wichtigen Personalaufgaben gehen zu können. Traumjob HR – das geht.