Wie Sie mit People Analytics einfach bessere Entscheidungen treffen

Lieber Daniel, in einem Satz: Was ist People Analytics?

People Analytics ist Daten gestütztes ‒ nicht getriebenes! ‒ Personalmanagement und hilft (eben durch die Nutzung und Analyse von Daten), bessere Entscheidungen zu treffen.

Wichtig ist: People Analytics ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug zur Problemlösung. Es ermöglicht "smart HR choices".

Was brauche ich für People Analytics?

Daten. Die hat jeder!Personalverantwortliche denken manchmal, dass ihr Unternehmen noch nicht reif sei für People Analytics, weil Daten fehlen. Dem muss ich widersprechen, denn in jeder Firma fallen mittlerweile Daten an: von Stammdaten über Gehälter bis hin zu Abwesenheiten. Überall dort, wo ein Mindestmaß an Reporting da ist, gibt es Daten. Das Problem, das viele Unternehmen teilen: Diese Daten liegen in unterschiedlichen Quellsystemen.

Was ist zu tun, wenn Daten verstreut vorliegen?

Wenn Informationen in unterschiedlichen Datenbanken liegen, müssen sie exportiert – etwa in Form von Excel, das erlaubt fast jedes System – und integriert werden. Dabei hilft z. B. functionHR. Wer Daten zentral verwaltet, kann sofort in die Analyse gehen.

Inwiefern unterscheidet sich People Analytics von HR Controlling?

HR Controlling ist ein beschreibender Prozess, bei dem regelmäßig mit Daten und KPIs reportet wird. Dabei geht es i. d. R. um die Steuerung von KPIs. HR will wissen: Was ist passiert: Wie ist meine Time To Hire, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben an Weiterbildungen teilgenommen etc.?

Das ist rein deskriptiv. People Analytics hingegen stellt Zusammenhänge her, geht über die Beschreibung hinaus und fragt: Was treibt die KPIs? Mit Daten aus dem HR-Controlling kann man People Analytics machen.

HR-Controlling fragt: Was ist passiert? People Analytics fragt: Warum ist es passiert? Predictive Analytics fragt: Was wird passieren?

Wie starte ich mit People Analytics?

Am Anfang sollte die Frage nach dem zentralen Problem, das HR lösen will, stehen. Das kann sein: die Fluktuation verringern, die Produktivität erhöhen etc. Die Probleme fallen immer in eine von drei Kategorien: finding talent, growing talent, keeping talent.

Wenn ich weiß, welches Problem ich habe, stelle ich als nächstes die Frage: Welche Daten habe ich und welche brauche ich?

Woher weiß ich, welche Daten ich brauche, um ein Problem zu lösen?

Das ergibt sich zum einen aus dem Problem, zum anderen aus den Daten, die im HR grundsätzlich vorhanden sind: Stammdaten, die in der digitalen Personalakte liegen; Prozessdaten (wie lange hat eine Bewerbung gedauert / wer bekommt wann eine Weiterbildung etc.); Befragungsdaten (aus Mitarbeiter-Umfragen); Performance Management Daten und HR Controlling Daten.

Wie mache ich die Daten nutzbar?

Indem ich Zusammenhänge herstelle und Thesen ableite, die bei der Problemlösung helfen. Es reicht z. B. nicht aus, festzustellen, wer ein höheres Gehalt hat. Herauszufinden gilt, ob Mitarbeiter, die ein höheres Gehalt haben, mehr Leistung bringen. Dafür bilde ich Hypothesen, die ich dann anhand vorhandener Daten überprüfe.

Da HR-Verantwortliche viel Erfahrung und Kenntnisse über ihre Mitarbeiter haben, fällt es ihnen nicht schwer, solche Hypothesen zu bilden. Übrigens ein Grund, warum Maschinen HR Manager nicht arbeitslos machen werden. Bei kreativen Ideen, in dynamischen Umfeldern, braucht es Menschen.

Welche Skills brauche ich für People Analytics?

Analytics ist eine Herangehensweise. Und ein „Mindset“. Wer sich einer Frage analytisch nähern kann, wird auch Analytics beherrschen. Dafür brauche ich keine tiefgehenden mathematischen oder programmierenden Fähigkeiten. Menschen sollen Hypothesen formulieren, Analytics-Software wird sie überprüfen. Obgleich ein analytisches Verständnis notwendig ist, führt die Software die Analysen durch.

Ich habe schon viele HR-Verantwortliche getroffen, die allein anhand ihrer analytischen Herangehensweise kluge Fragen formuliert haben, die dann mittels Software analysiert wurden.

Kannst du ein konkretes Problem nennen, das People Analytics lösen kann?

Klar, ein Beispiel aus dem Recruiting (Kategorie ‘finding talents'): Angenommen, ich möchte herausfinden, über welche Kanäle die Mitarbeiter kommen, die am besten passen. Dann nehme ich die Bewerbermanagement-Daten (wer ist über welchen Kanal gekommen?) und lege sie zusammen mit den Performance-Daten (wie erfolgreich waren diese Mitarbeiter?) als auch mit den Befragungsdaten (wie zufrieden sind diese Mitarbeiter?) und den Daten zur Fluktuation (wie lange bleiben diese Mitarbeiter?).

Danach weiß der Recruiter, welche Kanäle nichts bringen, und er kann seine Ressourcen zielgerichteter einsetzen. Wenn der Vorgesetzte nachfragt, kann HR die Entscheidung mit Zahlen begründen.

Welche Daten interessieren Vorgesetzte?

Solche, die seine Business-Fragen tangieren. Das können in den drei Kategorien sein:

Find: Talente zielsicher und effizient auswählenEngage: Talente motivieren und engagierenKeep: Ausscheiden wichtiger Talente proaktiv vermeiden

Um an das Beispiel von oben anzuknüpfen: HR-Manager können aus dem Bauch sagen, welche Faktoren das Engagement der Mitarbeiter hoch hält. Was HR-Manager aber nicht aus dem Bauch sagen können: Wo sie Geld investieren sollen, um die Geschäftsziele durch verbessertes Engagement zu unterstützen. Dabei hilft People Analytics. HR-Verantwortliche werden (bessere) Entscheider und nehmen ihre Rolle als HR Business Partner wahr.

Was, wenn Vorgesetzte HR-Verantwortliche durch Maschinen ersetzen wollen?

Das wäre unklug. Denn HR Tech und HR Touch gehören zusammen. People Analytics ist ein Werkzeug, es soll und kann kein Bauchgefühl ersetzen. Wir brauchen beides: Menschen und Maschinen – sie müssen zusammenarbeiten.

Analytics ist eine Lösung für etwas, für das HR-Verantwortliche keine Zeit haben bzw. nicht schnell genug sind. Wenn man eine Technologie jedoch geistlos einsetzt, schadet sie eher als dass sie nutzt. Die Umsetzung der Lösung für ein Problem kommt noch immer vom HR-Verantwortlichen; Analytics füttert sie lediglich mit validen Ergebnissen an.

Was bringt mir People Analytics?

People Analytics liefert Erkenntnisse, die mir verraten, wo ich Schwerpunkte setzen kann oder muss – frühzeitig. Immerhin will ich Daten zu Kündigungsgründen haben, bevor Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Ich weiß dank Analytics, welche Entscheidung ich wann treffen und wo ich investieren muss. Das verschafft mir einen Wettbewerbsvorteil und ist besser, weil individueller, als jedes Benchmarking.

Lieber Daniel, vielen Dank für das Gespräch.

Wie People Analytics umgesetzt werden kann, erfahren Sie in diesem kostenfreien Artikel im Handbuch HR-Management.

HR Analytics Funktion von Personio kennenlernen