Einstellungsprozess: Top-Positionen 40 % schneller besetzen

Der erste Schritt in Richtung Optimierung war eine gründliche Untersuchung, was genau die Ursachen für die langsamen Ergebnisse sein könnten.

“Es handelte sich um sehr technische Positionen, die viel Input erforderten”, berichtet Kálmán. “Wir im Recruiter Team waren uns nicht ganz einig, was wir von den Bewerber:innen erwarten sollten, was mitten im Prozess zu viel Hin und Her zwischen uns und den Führungskräften führte.” Dies lag daran, dass das Engineering Talent Acquisition Team nicht immer sicher war, ob die Kandidat:innen den Anforderungen entsprachen.

Damals waren sowohl das Talent Acquisition Team als auch die Führungskräfte mit Interviews überlastet. Das hat dazu geführt, dass sie ihre Evaluationen zu den Kandidat:innen nicht innerhalb der erforderlichen 24 Stunden einreichen konnten. Die Folge: Der Einstellungsprozess wurde nochmals verzögert.

Vor der Optimierung bestand Personios Einstellungsprozess für Engineering-Manager-Rollen aus 1) einem Gespräch mit HR, 2) der Führungskraft, 3) einem technischen Fallbeispiel 4) einem Management-Fallbeispiel und 5) einer finalen Interview-Runde mit potentiellen Kolleg:innen und den Gründern, um Team-Fit und Werte zu prüfen.

Das Management-Fallbeispiel sollte zu Hause erledigt werden – in 7-10 Tagen. Dies führte zu erheblichen Verzögerungen auf einem ohnehin schon hart umkämpften Talentmarkt.

Schließlich gab es nach jedem Interview-Prozess noch ein Gremium, “selbst wenn die Entscheidung eindeutig ‘Go’ war”, sagt Kálmán. Die Wartezeiten für diese Gespräche konnten recht hoch sein, da sie von der Verfügbarkeit mehrerer Personen abhingen. Das verlangsamte Einstellungen enorm.

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Nach dem ersten Halbjahr setzte sich das Engineering Talent Acquisition Team zusammen und überlegte nach Maßnahmen, um im zweiten Halbjahr noch einmal richtig Gas geben zu können.

“In unserem Fall stellte Personio für eine sehr spezifische Rolle mit sehr spezifischen Fähigkeiten ein”, erzählt Kálmán. Dies erforderte einen regen Austausch zwischen den Personalverantwortlichen und dem Talent Acquisition Team.

“Die Recruiter mussten genau verstehen, was die Engineering Manager mitbringen mussten. Dies erforderte eine gute Absprache zwischen uns und den Fachabteilungen, und eine regelmäßige Kommunikation, wenn sich die Anforderungen änderten.”

Beispiel: Nachdem wir einen neuen Leitenden Entwickler eingestellt hatten, änderten sich beispielsweise die Erwartungen des Talent Acquisition Teams an die Bewerber:innen. Sie erkannten, dass es bei dieser Rolle mehr um das Personalmanagement und weniger um die technische Führung gehen würde.

Manche Rollen gleichen sich für Außenstehende, sind dann aber doch unterschiedlich. Das hat auch unser Talent Acquisition Team bei den Rollen “Plattform-Engineering” und “Produkt-Engineering” erkannt. “Es war wichtig, uns mit Kolleg:innen aus beiden Bereichen zusammenzusetzen und die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen beider Rollen zu verstehen”, sagt Kálmán.

Also wurde eine Task Force ins Leben gerufen, die zusammen Bedürfnisse und Herausforderungen geschärft hat. Sie bestand aus

• zwei Engineering Directors: Neueinsteiger, die frische Ideen und Erfahrungen aus anderen Unternehmen einbringen konnten,

• einem Senior Engineering Manager: seit 2017 bei Personio, mit Hintergrundwissen zu früheren Herausforderungen, und

• einem Recruiter, um Erfahrungen der Kandidat:innen besser einschätzen zu können und sie erfolgreich für den weiteren Prozess vorzubereiten.

Wie stellt man sicher, dass der Einstellungsprozess so schnell wie möglich optimiert werden kann? Indem man streng ist, sagt Kálmán: “Wir haben einen Projektplan erstellt, der alle Schritte unseres neuen Prozesses enthält. Um schnell voranzukommen, haben wir wöchentliche Meetings angesetzt und klare Fristen gesetzt.”

Auch Ideen, wie die komplette Candidate Experience verbessert werden konnte, sind direkt in die Gespräche eingeflossen. So konnte das Team sicherstellen, schnell top Talente einzustellen.

Auch nach außen hin sollte Personios Prozess schlanker und effizienter werden. Ein Knackpunkt, wie sich herausstellte. Denn mit einem kürzeren und flexibleren Prozess haben sich die Recruiting KPIs des Teams maßgeblich verbessert.

Wenn Sie eine spezifische Stelle wie die eines Engineering Managers besetzen wollen, “sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass sich die meisten Bewerber:innen in mehr als nur einem Vorstellungsprozess befinden”, sagt Kálmán. “Aus diesem Grund ist ein flexibler, aber gut strukturierter Prozess essentiell”.

Um sicherzustellen, dass die Zeit der Bewerbenden respektiert wird, hat das Team Folgendes eingeführt:

• Mehr Flexibilität beim letzten Schritt, dem virtuellen Vor-Ort-Tag: Kandidat:innen können selbst entscheiden, ob sie ihr Fallbeispiel und finalen Interviews am selben Tag haben oder auf zwei Tage verteilen möchten.

• Feedback zu jedem Prozessschritt innerhalb von 1-3 Tagen geben: So verbesserte sich die Evaluationszeit und Bewerbende haben schneller Rückmeldung von uns bekommen.

• Frühe Kommunikation an die Kandidat:innen, dass der Einstellungsprozess nur noch aus drei Schritten besteht: den Gesprächen mit HR und der Führungskraft sowie dem virtuellen Vor-Ort-Tag.

“Generell beobachten wir einen Trend weg von den standardmäßigen Aufgaben für zu Hause. Bewerbende wollen mehr Flexibilität, wenn es darum geht, ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen”, sagt Kálmán. So umstritten dies auch sein mag: Bewerber:innen haben oft Verpflichtungen nach der Arbeit (z. B. Familie) und haben schlicht keine Zeit, solche Hausaufgaben zu erledigen.

Um den Einstellungsprozess zu beschleunigen, ersetzte das Team die Hausaufgaben mit einem mündlichen Test im Vorstellungsgespräch. Zu diesem Zweck erstellten die IT-Kolleg:innen ein Dokument, in dem die Anforderungen klar umrissen wurden:

• Einen klaren Case, den sie im Gespräch durchspielen müssen

• Eine Liste mit Aspekten und Fragen, die während des Fallgesprächs zu beachten sind

Um die Bewerber umfassend vorzubereiten, erhielten sie fünf Tage vor dem Gespräch detaillierte Erwartungen und den spezifischen Case, zusammen mit klaren Leitlinien, was sie vorbereiten sollten und was nicht (das Team hatte zeitweise Präsentationen mit 40 Folien erhalten). “Dies gibt den Bewerber:innen die Möglichkeit, sich mit der Aufgabe vertraut zu machen und Fragen zu stellen”, fügt Kálmán hinzu.

Dann hat das Acquisition Team begonnen, ihren Plan in die Tat umzusetzen: “Nach nur wenigen Wochen haben wir gesehen, dass unsere Änderungen einen sehr positiven Einfluss auf unsere KPIs, z. B. Prozessgeschwindigkeit und Candidate Experience, hatten”, erzählt Kálmán.

“Der Einstellungsprozess ist keine Einbahnstraße. Sie interviewen die Kandidat:innen, aber die Kandidat:innen interviewen auch Sie bzw. das Unternehmen”, erklärt Kálmán. “Geben Sie den Bewerbenden nach jedem Gespräch die Möglichkeit, Fragen zu stellen, und hetzen Sie nicht durchs Gespräch.”

Das Team führt standardmäßig nach dem Interview mit der Führungskraft ein 15-minütiges Gespräch, in dem ausführlich erklärt wird, was in den einzelnen Phasen des virtuellen Vor-Ort-Tages zu erwarten ist.

Dies ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass die Bewerber:innen weiterhin gute Leistungen erbringen, und um zu erfahren, ob sie immer noch Interesse an Personio haben. “Oft haben sich die Verfügbarkeit und/oder die Gehaltsvorstellungen geändert oder es kamen nach dem Gespräch mit dem Teamleiter andere Fragen auf.”

Aber das Zwischengespräch hatte auch einen weniger offensichtlichen Vorteil: “Durch einen weiteren Check-in konnten wir auch das Engagement der Bewerber:innen für ihre Bewerbung erhöhen und die Zahl der Fragen nach dem letzten Gespräch verringern, was uns zusätzliche Zeit sparte.”

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Vor Kurzem erhielt Kálmán 35 teamspezifische Fragen, nachdem sie einem Bewerber ein Angebot gemacht hatten. Glücklicherweise beantwortete die Führungskraft am nächsten Tag alle Fragen ausführlich, und der Bewerber war von der raschen Antwort angenehm überrascht:

“Vor allem in den späteren Phasen des Einstellungsprozesses ist es wichtig, in solchen Situationen schnell zu handeln. Man hat viel Zeit und Kapazitäten in den/die Kandidat:in reingesteckt und möchte sie/ihn nicht wegen falschen Vorstellungen verlieren.”

Da es unrealistisch ist, immer Zeit für die Vorbereitung von 35 Antworten zu haben, kann es sich für Ihre Talent Teams lohnen, einige häufig gestellte Fragen vorzubereiten (z. B. zu Ihren Richtlinien für Home Office oder zu Ihren Corporate Benefits). Auf diese Weise sind Ihre Recruiter immer einen Schritt voraus und Ihre Bewerber:innen erhalten stets schnelle, einheitliche Antworten.

Es gibt mehrere Wege, um den Einstellungsprozess so knackig wie möglich zu gestalten. “Schauen Sie, welchem Zweck jeder Interview-Schritt dient, und prüfen Sie dann, ob es Bereiche gibt, die mehr als einmal bewertet werden”, rät Kálmán. “Wenn es Interviews gibt, die sich inhaltlich stark überschneiden, und die Bewerber:innen das auch bemängelt haben, könnte dieser Gesprächsschritt überflüssig sein.”

Prüfen Sie auch, ob mehrstufige Interviews zu einem einzigen Interview zusammengefasst werden können. Genauso können Sie schauen, wie viele Interviewer pro Vorstellungsgespräch wirklich nötig sind. So können Sie Kapazitätsproblemen gut entgegenwirken.

Ihre derzeitigen Mitarbeitenden sind eine großartige Quelle, um mehr zur Bewerberperspektive zu erfahren. Erstellen Sie z. B. anonyme Umfragen, in denen Mitarbeitende Ihren Einstellungsprozess bewerten und mitteilen können, ob es überflüssige Schritte gibt oder sie andere Verbesserungsvorschläge haben.

Zum Schluss ist nicht nur der Prozess wichtig, sondern auch wie attraktiv Ihr Unternehmen für die Kandidat:innen ist. Diese zwei Tipps haben sich für Personio und den Tech-Bereich besonders ausgezahlt.

“Vor allem im IT-Bereich werden wir eine hohe Nachfrage nach spezifischen Positionen sehen”, prognostiziert Kálmán. Um hier mit der Konkurrenz mitzuhalten, sei es wichtig, intern gut abgestimmt, schnell und authentisch zu sein, und zu verstehen, dass Kandidat:innen immer mehrere Optionen haben.

Ihr Unternehmen muss deswegen ein hohes Maß an Flexibilität bieten, z. B. die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. “Stimmen Sie sich mit Ihrem Unternehmen darauf ab, wie flexibel das Arbeitsmodell Ihres Unternehmens ist und in Zukunft sein kann.”

Bei Personio arbeiten wir viel mit “Candidate Brands”. Kálmán erklärt, dass “insbesondere bei der Rekrutierung im technischen Bereich die Bewerber:innen nicht nur das Unternehmen selbst, sondern auch dessen Produkt- und IT Brand prüfen.” Zu diesem Zweck sollten Sie Fragen berücksichtigen wie:

• Ist Ihr Tech-Stack interessant?

• Sprechen Ihre Mitarbeitenden auf großen Konferenzen?

• Haben Sie einen aktiven Tech-Blog?

• Steht das Unternehmen vor interessanten technischen Herausforderungen?

Gute Employer Branding aufzubauen, ist zugegebenerweise keine leichte Aufgabe. Aber die Ergebnisse sprechen für sich, sodass sich die Zeitinvestition und Geduld wirklich lohnen.