Digitalisierung HR – in schnellen Schritten zu HR 4.0

Der erste Schritt der Digitalisierung beinhaltete den Transfer von Informationen, die bislang nur in analoger Form vorlagen, in computerbasierte Systeme. Dabei wurden Mitarbeiterstammdaten und entgeltrelevante Informationen in Datenbanken oder Excellisten geschrieben, was sie durchsuchbar, duplizierbar und leichter übertragbar gemacht hat.

Aufbauend auf diesen ersten Datenbanken hat sich Software entwickelt, welche neben der einfachen Datenspeicherung auch Prozesse abbilden kann. Beispiele sind Onboarding-Prozesse, Durchführung von Entgeltabrechnungen oder auch Recruiting-Prozesse, bei denen Bewerber verwaltet werden. Dabei war diese Software als reines Werkzeug für die HR-Abteilung gedacht, mit welchem ihre alltägliche Arbeit vereinfacht werden kann.

Personalmanagement und Lohnprogramm wurden dann häufig erweitert um sogenannte Mitarbeiterportale. Diese sollen dem Informationsaustausch mit dem Mitarbeiter dienen und neben allgemeinen unternehmensrelevanten Informationen auch personalisierte Prozesse wie die Gehaltsabrechnung beinhalten. Dabei hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, sich über seinen Internetbrowser in ein solches Portal einzuloggen.

Über Funktionen wie Employee Self Service (ESS) oder in manchen Systemen auch Manager Self Service (MSS) können die Mitarbeiter und Führungskräfte auch bestimmte Einstellungen selbst vornehmen oder Informationen anpassen. So können Führungskräfte automatisch Berichte (z. B. Quartalsschnitt der Mitarbeiterzahl) erstellen und selbstständig über ihren Zugang abrufen. Mitarbeiter wiederum können beispielsweise Änderungen an ihren Stammdaten durchführen oder ihre monatliche Entgeltabrechnung herunterladen.

Durch die fortschreitende Ablösung traditioneller Software durch webbasierte Systeme und die neuen Möglichkeiten, die solche Cloud-Anbieter bieten, können die Funktionalitäten von klassischer HR- und Lohnsoftware mit jenen von Mitarbeiterportalen vereint und in ganzheitlichen Systemen verschmolzen werden. Nachdem sich in den USA schon Systeme wie BambooHR oder Namely etabliert haben, gibt es nun auch entsprechende Lösungen für den deutschen Markt, welche komplett auf deutschen Servern gehostet werden und somit mit den deutschen Datenschutzbestimmungen konform sind.

Dabei erhält jeder Mitarbeiter im Unternehmen einen eigenen Zugang, welcher über Rollen und Zugriffsrechte frei gestaltet werden kann. Dabei kann für jeden Bereich der Software festgelegt werden, was ein Mitarbeiter in einer bestimmten Rolle dort sehen oder bearbeiten darf und für welche Anpassungen Genehmigungen oder Freigaben benötigt werden, welche ebenfalls wiederum im System durch einen anderen Mitarbeiter erteilt werden können.

Konzepte wie das oben erwähnte ESS und MSS sind dabei keine zusätzlichen Funktionen mehr, sondern ein integraler Bestandteil in allen Bereichen. Die Vorteile einer solchen Integration sind immens.Mitarbeiter können:

• ihren Urlaub beantragen

• ihre Bankverbindung ändern

• Anpassungen an den Stammdaten beantragen (z. B. nach Umzug oder Hochzeit)

• ihre Versicherungsbescheinigungin die eigene Personalakte hochladen

• ihre Entgeltabrechnung herunterladen

• u.v.m.

Gleichzeitig werden die Mitarbeiter Bestandteil von Prozessen, indem sie zum Beispiel Urlaube von ihnen unterstellten Mitarbeitern genehmigen, Informationen für das Onboarding neuer Mitarbeiter in ihrer Abteilung bereitstellen oder Feedback zu einem potenziellen Bewerber im Recruitingbereich abgeben.

Kurzum vereinfachen diese Systeme nicht nur signifikant die Arbeit der HR-Abteilungen, sondern verteilen die administrativen Aufgaben auf die Schultern aller Mitarbeiter. Das erlaubt den HR Abteilungen wiederum, sich in Zeiten von Fachkräftemangel auf Themen wie Mitarbeiterbindung/-entwicklung und Employer Branding zu fokussieren, anstatt die Zeit mit Urlaubsanträgen oder Stammdatenpflege zu verbringen.

Durch webbasierte Oberflächen und Multiplattform-Kompatibilität können diese Aufgaben von überall erledigt und Informationen jederzeit abgerufen werden. Der Mitarbeiter kann seinen Urlaubsantrag oder die Krankmeldung zum Beispiel von zu Hause über sein Smartphone einreichen oder der Manager kann sich auf seinem Businesstrip Berichte einfach per Tablet anschauen.

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Wie eingangs angesprochen ist die Digitalisierung ein Prozess, der mit Sicherheit auch in Zukunft weiter fortschreiten wird. In welche Richtung er sich entwickelt, kann nur gemutmaßt werden. Schon heute beobachtbar ist jedoch, dass immer mehr „Micro-Lösungen" für spezifische Probleme im Bereich HR und der Entgeltabrechnung entwickelt werden.

Ein Trend ist an dieser Stelle die Entwicklung von Plattformen, welche diese einzelnen Tools konsolidieren und in einem System anbieten können. Dabei wird auch die Integration von anderen Anbietern aus Entgeltabrechnung und Zeiterfassung immer wichtiger. Zentral ist dabei, dass weiterhin die tiefe Integration von Mitarbeiterportalen fortgeführt wird, damit auch über verschiedene Anbieter hinweg Mitarbeiter wie Manager einen Zugang erhalten, mit welchem HR- und entgeltrelevante Daten gepflegt und die dazugehörigen Prozesse verwaltet werden können.

zuerst erschienen in: Lohn & Gehalt