Der ideale erste Arbeitstag: 10 Schritte zu einem erfolgreichen Onboarding

Der neue Kollege sollte kommen, wenn das Gros der Firma bereits da ist – in jedem Fall nach dem Morgen-Meeting. Neben dem zuständigen HR-Verantwortlichen begrüßen ihn Vorgesetzter und/oder die Fachkollegen und nehmen vorweg, was ihn erwartet: Wer ihn durch den Tag begleitet, wen er treffen wird, wo sein Arbeitsplatz ist und ob bzw. welche To-Dos er hat. Fangen gleich mehrere Mitarbeiter an, bietet es sich an, sie zusammen willkommen zu heißen.

Neue Umgebung, neue Gesichter, neue Inhalte. Da hilft es, eine Person an der Seite zu haben, die so ziemlich alle Fragen beantworten kann: von der Teamaufstellung über Arbeitszeiten bis hin zur Lunch-Kultur. Sie muss nicht ständig daneben stehen, aber für den Neuen greifbar und auffindbar sein. Denn ein Gefühl, das sich gerne einstellt: Wer viele Fragen stellt, nervt. Das will niemand, weder tatsächlich noch gefühlt. Eine halbe Stunde oder länger sollte sich der HR-Verantwortliche für das Onboarding neuer Mitarbeiter Zeit nehmen, um grundlegende organisatorische Fragen zu klären.

Weiteres Plus: Ein Ansprechpartner hilft bei der sozialen Integration. Manche neuen Mitarbeiter sind schüchtern und trauen sich nicht, neue Kollegen anzusprechen. Auch die Anzahl an neuen Gesichtern kann überfordern. Ein Ansprechpartner kann hier unterstützen und den Neuankömmling vorstellen.

Auf dem Schreibtisch findet der neue Mitarbeiter neben einem Welcome Package mit Notizblock, Stift & Co. sowie die notwendige Hardware samt Anleitungen. Im Optimalfall ist die Hardware schon aufgesetzt, sodass der neue Kollege direkt mit seinen Onboarding-Aufgaben, z. B. Kontodaten hinterlegen, starten kann. Andernfalls sollte ein Kollege bei der Installation unterstützen. Sie darf bis zu zwei Stunden in Anspruch nehmen, denn zur Inbetriebnahme gehört: Email-Postfach einrichten, Online-Profil(e) vervollständigen, Signatur aufsetzen, erste Kontakte anlegen etc. Auch hier sollte eine Person für Rückfragen da sein.

Sie erleichtern die Arbeit, schaffen Transparenz und erlauben neuen Mitarbeitern sich mit laufenden Projekten und Aufgaben vertraut zu machen. Ob Intranet oder HR-Software, sie geben selbsterklärend Orientierung und ermutigen den Neuen, gleich tiefer einzusteigen. Wo liegen wichtige Dokumente, wie kommuniziert die Firma intern und extern? Derlei Basiswissen sollte das Tool beantworten bzw. bereithalten. Andernfalls muss der HR-Manager oder ein Kollege sehr viele Fragen beantworten.

Im Email-Postfach findet der neue Mitarbeiter eine Zusammenstellung seiner ersten anstehenden To-Dos. Zudem: Mitarbeiterinformationen, Einladungen zu bevorstehenden Meetings, Lesestoff usw.

Wer ein Team hat, soll es kennen lernen – am besten über eine „Schlüsselperson", die den Überblick gibt und eine Vorstellungsrunde initiiert. Der Kontakt zu entfernteren Kollegen ergibt sich im besten Fall spontan – bei einer weiteren Kaffeepause oder auf einem Streifzug durchs Büro. Ansonsten soll der Neue am ersten Arbeitstag spüren: Die Türen stehen offen, jeder freut sich, ihn kennen zu lernen. Welche Kollegen er im Laufe der ersten Woche noch näher kennen lernt, weil er mit ihnen zu tun haben wird, erfährt er von der „Schlüsselperson“ bzw. per Mail. Verraten Sie dem neuen Kollegen zudem, wo er Informationen über Kollegen, die Teamaufstellung usw. findet.

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Keine Laufzettel, sondern automatisch verteilte To-Dos, an die Mitarbeiter rechtzeitig erinnert werden, wenn Sie offen bleiben.

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Ein gemeinsames Mittagessen mit dem Kernteam – kein Muss, aber zu empfehlen – bietet beiden Seiten die Möglichkeit, Rückfragen zum Vormittag zu stellen, die weitere Agenda zu besprechen oder einfach nur zu plaudern. Denn wichtig für die ersten Arbeitstage: dass sich Vertrautheit einstellt. Sie ist die Basis für ein rasches Ramp Up und eine nachhaltige positive Zusammenarbeit.

Nur Wenige haben die Stellenanzeige noch im Kopf, und die Vorstellungsgespräche liegen schon eine Weile zurück. Daher ist es wichtig, sobald wie möglich über die anstehenden Aufgaben zu sprechen. Wie detailliert, hängt von der Situation und Position ab. Doch der neue Kollege soll und will sich so schnell wie möglich hineinfinden in seine Rolle und seinen Beitrag leisten. Da empfiehlt es sich, das ein oder andere konkrete To-Do schon mitzugeben.

Nehmen Sie sich die Zeit und bringen Sie dem neuen Kollegen noch einmal Mission, Vision und Werte näher. Denn darauf basiert Ihr gemeinsamer Erfolg. Zudem wird der neue Kollege Freunden, Familie & Co. vom neuen Job erzählen – und so im besten Fall zum Ambassador Ihrer Firma. In der ersten Zeit wird der neue Mitarbeiter noch öfter davon hören – das ist gut so. Denn je schneller er sie verinnerlicht, umso leichter wird er sich damit identifizieren und im Sinne Ihrer Ansprüche loslegen können. Welche Erwartungshaltung Sie und welche Ihr neuer Kollege mitbringt, lohnt es, zu besprechen. Zum einen schaffen Sie Orientierung, zum anderen vermeiden Sie Missverständnisse.

Stellen Sie dem neuen Kollegen alle wichtigen Informationen in einer Power-Point-Präsentation vor. Hier Vorlage herunterladen.

Fragen Sie den neuen Kollegen zwischendurch, ob er noch Fragen hat, was unklar ist und welchen Eindruck er hat. Denn er soll schnell starten können – da sollte Grundsätzliches geklärt sein. Zudem hilft es ihm, seine Zurückhaltung zu überwinden. Bevor der Kollege das Büro verlässt, können Sie ihn nochmal um ein abschließendes Feedback bitten und fragen, was er sich für die kommenden Tage wünscht. Das hilft Ihnen zu planen und erlaubt ihm, Tempo und Inhalt mitzugestalten.