Teamarbeit von überall – die besten Collaboration Tools

Das Wichtigste vorab. Wir Menschen sind soziale Wesen und bleiben es auch in Krisenzeiten. Es geht nichts über die direkte Zusammenarbeit und den Kontakt mit unseren Kollegen. Wir können uns besser miteinander verbinden, wir können einfacher und besser führen, wenn wir physisch zusammen sind.

Remote Work kann diese persönliche Art der Zusammenarbeit nicht vollwertig ersetzen. Das soll und will sie auch gar nicht. Aber über Remote Work kann uns die Digitalisierung neue Wege eröffnen, unsere Online-Zusammenarbeit in Teams und Abteilungen noch produktiver und effizienter zu gestalten. Dafür braucht es vor allem starke Collaboration Tools.

Auch wenn es abgedroschen klingt – die Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Remote Work sind weder die Technik noch die Tools oder die Software, sondern ein grundlegender Bewusstseinswandel bei Mitarbeitern, Kollegen und Führungskräften. Hier sind in erster Linie Sie als HR gefordert, eine offene Unternehmenskultur für Remote Work zu gestalten, die auf gegenseitigem Vertrauen und absoluter Transparenz basiert.

Sorgen Sie dafür, dass es klare Regeln und Richtlinien für die Arbeit im Homeoffice gibt. Insbesondere dann, wenn im Team gemeinsam an einem Projekt gearbeitet wird. Erstellen Sie als HR eine Home Office Policy und machen Sie diese bei Führungskräften und Mitarbeitern bekannt. Die Nutzung von Collaboration Tools sollte dort eindeutig geregelt sein.

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Technik- und Software-Ausstattung bestimmen maßgeblich mit, ob die Remote Work Freude macht und reibungslos verläuft. Erst mit den richtigen Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit entfalten sich die zweifellos vorhandenen Produktivitätsvorteile von Remote Work. Denn diese Tools schaffen Transparenz für alle Teammitglieder und Führungskräfte, vermeiden Doppelarbeit, Verzögerungen oder Fehlentscheidungen.

Bevor Sie jetzt nach dem Motto verfahren „Wir nehmen nur das, was gut und teuer ist“, geht es darum, die Bedarfe von Teams und Abteilungen zu kennen und diese dann in einem nächsten Schritt in die passenden Tools zu „übersetzen“. Behalten Sie immer im Kopf: Nicht jeder Kollege ist ein waschechter Digital Native, der mit App und Touchpad virtuos umgeht. Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter für die eingesetzte Software ausreichend geschult werden und stellen Sie für die Remote Situation einen gut erreichbaren Support sicher.

Kommunikations-Tools dienen nicht primär der Kontrolle, sondern sind dafür da, alle relevanten Informationen etwa zu einem laufenden Projekt zu erfassen und festzuhalten.

Stackfield packt Collaboration, Projektmanagement und Kommunikation in ein Tool. Datenschutz- und -sicherheit werden hier großgeschrieben, Serverstandort ist Deutschland. Der schnelle Info-Austausch erfolgt über Team-Chats, größere Probleme diskutiert man im Diskussions-Board. Aufgaben werden über Karten oder Listen verteilt. Im Dashboard gibt es eine stets aktuelle Übersicht über Termine, Aufgaben und Benachrichtigungen. Das Tool verschlüsselt dabei alle Dateien sowie alle weiteren Inhalte Ende-zu-Ende. Übrigens: Made in Germany. Individuelle Workflows sind kein Problem.

• Vorteil: sicher, hoher Datenschutzanspruch

• Nachteil: kann als „große Lösung“ nicht ad hoc eingesetzt werden

• We love: Alles aus und in einer Hand – komplett individualisierbar

Aktuell DAS heiße Kollaborations-Tool überhaupt. Video-Konferenzen sind ein zentraler Bestandteil der Remote Work – weil man die Kollegen sieht. Der Bildschirm kann mit anderen Teilnehmern geteilt werden – Präsentationen und Dokumente werden so sichtbar gemacht. Zutritt über Client oder Link. Gute Videoqualität, einfache Bedienung. Gibt es in verschiedenen Versionen.

• Vorteil: simpel, intuitiv, schnell nutzbar

• Nachteil: Laut PC-Welt werden z.B. Daten an Facebook übermittelt, auch wenn der Nutzer dort keinen Account hat

• We love: tolle Audio- und Video-Qualität

Dieses Chatprogramm stellt den direkten Draht zwischen den Team-Mitgliedern sicher. Kann die E-Mail ersetzen und rasche, unkomplizierte Absprachen im Team oder auch nur zwischen zwei Kollegen ermöglichen. Sehr hilfreich: die Suchfunktion über alle Chatkanäle. Verknüpfbar mit Google Drive oder Dropbox. Wichtig: Als HR müssen Sie vor der Einführung von Messenger-Diensten eindeutige Richtlinien für das Unternehmen einführen und kommunizieren.

• Vorteil: simpel und gut bedienbar

• Nachteil: „nur“ Chat, keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

• We love: die Suche über alle Kanäle

Eine Alternative für Open-Source-Freaks ist Rocket Chat.

Vorlage: Best Practices fürs Home Office

In dieser Liste mit Best Practices erfahren Sie, wie Ihre Mitarbeiter sicher, produktiv und motiviert von Zuhause arbeiten können.

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Dazu zählen Anwendungen zum Filesharing und zur Dokumentenablage, für gemeinsam geführte Kalender, zum Projektmanagement, Brainstorming und Knowledge-Sharing.

Extrem elegant visualisiertes und einfach zu handhabendes Tool für das Aufgabenmanagement. Zentralisiert Projekte planen und Zuständigkeiten festlegen, Dateien teilen und Details besprechen, Fortschritte verfolgen – das alles läuft in Echtzeit-Synchronisierung. Auch hier gilt: ewige E-Mail-Threads gehören der Vergangenheit an, genau wie endlose Statusbesprechungen. Besonders effektiv: Die farbcodierten Prioritätsstufen helfen den Nutzen, sich zur richtigen Zeit auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

• Vorteil: durchdachte Struktur

• Nachteil: Die besten Vorteile entfalten sich erst in der Premium-Version

• We love: Tasks können priorisiert und kommentiert werden

Dieses Projekt-Management-Tool ist die All-in-One-Lösung für Team-Arbeiten. Leistungsstark und sehr übersichtlich. Alles läuft in Echtzeit. Änderungen in Dokumenten können von jedem Nutzer verfolgt werden – automatische Speicherung erfolgt ohne Versionskonflikte. Eine visuelle Zeitleiste zeigt Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, die Arbeitsauslastung-Ansicht hilft bei der gleichmäßigen Verteilung von Arbeit. Ein Echtzeit-Stream zeigt den Teammitgliedern, was in ihren Projekten gerade passiert. Führungskräfte erstellen Projekt- und Teamreportings schnell und effizient über den integrierten Report-Generator.

• Vorteil: großer Funktionsumfang

• Nachteil: kostenloser, aber mauer Support, wie das Technik-Vergleichsportal „Netzsieger“ in seinem aktuellen Test ausweist

• We love: Report-Generator

Hier können Sie online Mindmaps zeichnen, diese teilen und mit den anderen Team-Mitgliedern in Echtzeit zusammen bearbeiten. Ein schönes Tool, um auch in digitalen Teams das wichtige Brainstorming nicht zu vernachlässigen. Alles läuft browserbasiert, der Mindmeister kann aber auch als App genutzt werden.

• Vorteil: einfach, mobil und intuitiv zu bedienen

• Nachteil: man muss online arbeiten

• We love: schöne Benutzeroberfläche und Vorlagen

HR sollte die Themen Remote Work und Home Office nicht nur in Corona-Krisenzeiten ganz oben auf der Agenda stehen haben. An dieser Stelle entscheidet sich die Zukunft und auch das Überleben zahlreicher Unternehmen, denn ortsunabhängiges Arbeiten ist heute eben nicht mehr nur ein nice to have, sondern ein must. Das erkennen mittlerweile immerhin vier von zehn Unternehmen in Deutschland, die ihren Mitarbeitern Home office ermöglichen. Es sollten rasch mehr werden, denn ein Drittel der befragten Angestellten einer Bitkom-Studie würde ihren aktuellen Arbeitgeber für mehr Flexibilität und Remote Work verlassen. Worauf warten Sie noch?