Back wird Teil von Personio: Warum Ihr Team es feiern wird

Vor der Gründung von Back 2018 arbeiteten Christian und sein Mitgründer James Lafa in großen und schnell wachsenden Unternehmen. Eines überraschte sie hier: “Das Kerngeschäft lief wie geschmiert, aber internen Support zu bekommen, war extrem kompliziert.”

Beiden war klar, dass viele Anfragen und Arbeitsabläufe automatisiert werden konnten – dies würde zugleich die Employee Experience verbessern und Support-Teams entlasten. “Doch für dieses universelle Problem in Unternehmen gab es auf dem Markt nirgends den Hauch einer Lösung.” Die Idee hinter Back war geboren – zu einem Zeitpunkt, zu dem auch Personios People Workflow Automation in Entwicklung war.

Wie Back Ihre Employee Experience verbessert

Back unterstützt Mitarbeitende in drei Bereichen – und zwar in den Apps, die sie täglich nutzen. 

1. Gespräche: Stellen Sie Fragen per Instant-Messaging-App und leiten Sie Anfragen an jedes Team weiter.

2. Wissen: Erhalten Sie sofort Antworten auf oft gestellte Fragen – und dazu automatisch die richtige Dokumentation.

3. Journeys: Optimieren Sie wichtige Themen wie Onboarding, Relocation und Offboarding.

Meist arbeiten nicht alle Mitarbeiter:innen am selben Ort, hinzu kommt das Home Office. Back wurde entwickelt, um die Effizienz ortsübergreifend zu ermöglichen: “Wir wollten Unternehmen unterstützen, indem wir die besten und effizientesten Workflow-Beispiele unserer Kunden weitergeben – damit auch andere Organisationen Zeit sparen.” 

Indem Personio und Back ihre Kompetenzen vereinen, können Mitarbeitende jederzeit und überall die HR-Unterstützung erhalten, die sie brauchen – etwa beim Remote-Onboarding. “Wir müssen unsere Kultur und unsere Arbeitsplätze auf Menschen ausrichten, nicht auf Standorte”, sagt Christian. 

Natürlich sei es nicht immer einfach gewesen, Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Prozesse zu helfen, erklärt Christian: “Wir waren überrascht, wie viele hervorragend geführte Unternehmen keine dokumentierten internen Prozesse haben. Aber wenn man darüber nachdenkt, macht das durchaus Sinn.” Denn die großen Unternehmen von heute arbeiten agil und passen sich laufend den veränderten Märkten an.

Das sollte das Ziel von Personio und Back sein, sagt Christian: Eine Software zu entwickeln, die sich an unser Verhalten anpasst und nicht umgekehrt. “Die Kunden werden wie immer im Mittelpunkt der künftigen Gestaltung unserer Plattform stehen. Und manchmal führt dies eben zur Schaffung neuer Software-Kategorien.”

Personio hatte etwa zur gleichen Zeit den Bedarf an automatisierten Arbeitsabläufen erkannt: “Als wir mit Hanno und Roman darüber sprachen, unsere bestehende Partnerschaft mit Personio zu vertiefen, hat es ‘Klick’ gemacht”, sagt Chris. Die vier erkannten, dass sie die gleiche Mission, die gleichen Unternehmensziele und den gleichen Ansatz für die Automatisierung von Arbeitsabläufen in der Personalabteilung verfolgen.

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Christian ist ein großer Befürworter der Messaging-App Slack – er sieht darin “eine wunderbare Möglichkeit für Teams, rund um den Globus zusammenzuwachsen”. Doch dafür müssen Support-Teams bezüglich ihrer eigenen Support-Tools umdenken: “Am einfachsten ist es für Mitarbeitende, Anfragen in einer App zu stellen, die sie ohnehin nutzen.”

“Slack war ein echter Pionier und hat die Arbeitskultur auf der ganzen Welt verändert, und Microsoft Teams bringt diese Kommunikationsart schnell in etablierte Organisationen”, merkt Christian an. Deshalb können Mitarbeiter:innen Messaging-Apps wie diese in Personio und Back nutzen, um HR-Anfragen zu erstellen.

Für eine:n Mitarbeiter:in spielt es keine Rolle, ob die Prozesse von der HR-, Finanz-, Rechts- oder IT-Abteilung bearbeitet werden – wichtig ist es, eine Antwort zu erhalten. Fragmentierte Prozesse in mehreren Tools sind für Mitarbeitende müßig, die Folge: geringe Akzeptanz bei den Tools und Frustration. Damit Employee Journeys funktionieren, brauchen Unternehmen laut Christian eine Plattform, die kollaboratives Arbeiten ermöglicht und über Silos in der Personal- oder IT-Abteilung hinausgeht.

“Heutzutage erwarten die Mitarbeiter:innen, dass sie einfach und schnell mit internen Anwendungen arbeiten können. Das beeinflusst nicht nur ihre Produktivität, sondern auch ihr Engagement und zuletzt die Mitarbeiterbindung.”

Oft wird angenommen, dass die Personalabteilung für die Personalprozesse zuständig ist. Doch das muss nicht sein, sagt Christian. 

• Für die Beschaffung von Equipment kann die IT-Abteilung zuständig sein.

• Eine Spesenabrechnung wird oft von der Finanzabteilung erstellt.

• Die meisten Genehmigungen müssen von einzelnen Managern erteilt werden.

In den letzten Jahren haben sich die Erwartungen der Arbeitnehmer:innen verändert: “Talente zu gewinnen und zu halten wird immer schwieriger”. Gute Führungskräfte wissen also, welchen Vorteil reibungslose Prozesse bieten. Die Employee Experience sei ein entscheidender Faktor für Bindung, Engagement und Produktivität, sagt Christian.

Mitarbeitende müssen heute mit zahlreichen Tools und Apps jonglieren. Back vereinfacht ihre User Experience, indem es wichtige Systeme für interne Arbeitsabläufe verbindet. Einfach gesagt: Back wurde entwickelt, um Ihren Mitarbeitern genau den Support zu geben, den sie brauchen, und zwar genau dort, wo sie ihn brauchen – in den Apps, mit denen sie täglich arbeiten.

Wie also sieht die Zukunft für Kunden von Personio und Back aus? “Ganz einfach, wir werden unsere Mission gemeinsam fortsetzen und noch mehr Kunden eine noch bessere Software bieten”, sagt Christian. In den letzten zwei Jahren hat er beobachtet, dass klassische Workflow-Plattformen und HR-Software-Anbieter zunehmend konkurrieren – zum Nachteil der Kunden. 

Weiterlesen: Why Back Is Joining Personio